Deutsche Post World Net
Mit der gebündelten Logistik-Kompetenz ihrer Marken Deutsche Post, DHL und Postbank bietet die Gruppe integrierte Dienstleistungen und maßgeschneiderte, kundenbezogene Lösungen für das Management und den Transport von Waren, Informationen und Zahlungsströmen durch ihr multinationales und multilokales Know-how und Netzwerk. Deutsche Post World Net ist zugleich führender Anbieter für Dialog Marketing sowie effiziente Outsourcing- und Systemlösungen für das Briefgeschäft. Im Jahr 2004 erwirtschafteten 380.000 Mitarbeiter in über 220 Ländern und Territorien einen Umsatz von rund 43 Mrd. Euro.
Die Deutsche Post World Net Business Consulting GmbH ist eine Tochter der Deutschen Post Word Net. Innerhalb der Deutsche Post World Net Business Consulting GmbH ist das Market Research Service Center (MRSC) der Marktforschungsdienstleister für alle Geschäftsfelder und Partnerunternehmen des Konzerns.
Herausforderung
Die Anforderungen an die zur Problemlösung zu implementierende Software waren vielfältig. So war nicht nur ein modernes Dokumenten-Management für unterschiedliche Dokumenttypen mit vielfältigen Recherchemöglichkeiten für das Archivteam gefordert, sondern mit Blick auf die Zukunftsfähigkeit sollten auch die Übernahme digitaler Bestände mit sehr unterschiedlichen Dateiformaten sowie die Recherche im Volltext digitaler Kopien möglich sein.
Die problemlose Sichtung digitaler Kopien (z.B. Fotos) mit Möglichkeiten des Downloads sollte ebenso implementiert werden wie der ausdifferenzierte Export von Daten (z.B. aus Trefferlisten) für unterschiedliche Anforderungen.
Darüber hinaus sollte das digitale Archiv unter strengen Sicherheitsvorkehrungen über das Intranet nutzbar gemacht werden. Dabei sollten die vielfältigen, komfortablen Recherchefunktionalitäten für den Zugriff auf ausgewählte freigeschaltete Datensätze (z.B. ältere Geschäftsberichte) und die Möglichkeit ausgewählter Downloads digitaler Kopien auch für zugelassene Benutzer zur Verfügung stehen.
Lösung
Im ersten Schritt des Projekts wurden die hardwaretechnischen Voraussetzungen geschaffen, sowie die bei der fme bereits vorhandene Konzernarchiv-Software an die Bedürfnisse der Deutschen Post angepasst und eingeführt. Das Unternehmensarchiv musste hohen Sicherheitsstandards genügen und Daten vor unberechtigten Zugriffen schützen. Nur autorisierte und registrierte User sollten auf die nach archivgesetzlichen Fristen freigegebenen Daten zugreifen können.
In Zusammenarbeit mit dem MRSC ermittelte die fme zunächst, welche Hardware-Kapazitäten geschaffen werden mussten. Nach der Installation der entsprechenden Hardware wurde die Konzernarchiv-Software an die Bedürfnisse angepasst und eingeführt. Im »Digitalen Archiv« werden die einzelnen Dokumente über eine Webclient-Schnittstelle erfasst. Hierbei werden die Dokumente durch verschiedene Attribute beschrieben, so dass später eine detaillierte und umfangreiche Suchmöglichkeit gegeben ist. Innerhalb der Attribute gibt es sowohl allgemeine, die für alle Archivalien gleich sind, wie auch spezielle Attribute, wie beispielsweise die Länge eines Films, die speziell auf die verschiedenen Dokumententypen zugeschnitten sind. Diese Attributierung ermöglicht eine Suche über die Attributebenen hinweg. Suchergebnisse können nach MS Word, MS Access oder Adobe ausgegeben werden. Dabei werden die Daten im RTF-, XML- oder PDF-Format exportiert und können so weiter bearbeitet und/oder ausgedruckt werden.
Bei der Recherche besteht die Möglichkeit einer Volltextsuche, aber auch die Suche über die speziellen Attribute und Schlüsselwörter der einzelnen Archivalien ist gegeben. Die Recherchefunktion wird zudem dadurch unterstützt, dass in der Ergebnisliste neben Dateiinformationen auch Vorschaubilder angezeigt werden, sofern Grafiken zu dem Gesuchten hinterlegt sind.
Die überschaubare Systemstruktur bietet die höchsten Sicherheitsstandards – nur registrierte und autorisierte User können auf das Archiv und ausschließlich auf die vom Archiv freigegebenen Datensätze zugreifen. Registrierte Nutzer haben über Single Sign-On vom konzernweiten Intranet Zugriff auf die für ihren Nutzerstatus freigegebenen Informationen des Archivs. Darüber hinaus sollte das digitale Archiv unter strengen Sicherheitsvorkehrungen über das Intranet nutzbar gemacht werden. Dabei sollten die vielfältigen, komfortablen Recherchefunktionalitäten für den Zugriff auf ausgewählte freigeschaltete Datensätze (z.B. ältere Geschäftsberichte) und die Möglichkeit ausgewählter Downloads digitaler Kopien auch für zugelassene Benutzer zur Verfügung stehen.
Der Webclient wurde mithilfe des Web Development Kits von Documentum entwickelt. Dabei wurden zahlreiche Anforderungen der Deutschen Post World Net umgesetzt, um größtmöglichen Nutzerkomfort zu gewährleisten. Die Oberfläche steht in deutscher und in englischer Sprache konzernweit zur Verfügung.
Benefit
»Da die fme diese Lösung schon einmal erfolgreich für einen internationalen Automobilhersteller realisiert hatte, hatten wir vor Projektbeginn die Möglichkeit, uns bei einem Referenzbesuch das System in einer echten Arbeitsumgebung anzusehen«, erläutert Jan-Peter Harms von der Deutschen Post World Net Business Consulting GmbH. »Dies hat uns davon überzeugt, dass das ›Digitale Archiv‹ auch für uns die richtige Lösung ist, denn die Basis für die in der Konzeption gesetzten Ziele – die effiziente Bereitstellung von Informationen am Arbeitsplatz und somit die Integration in wertschöpfende Arbeitsprozesse – war vorhanden und des weiteren den spezifischen Erfordernissen anpassbar.« Und weiter: »Das System bietet nicht nur die besten Voraussetzungen für elektronische Archivierung unterschiedlicher Dokumenttypen. Ein Konzernarchiv lebt vom Vertrauen seiner Kunden. Deshalb ist ein großes Plus vor allem das ausdifferenzierte Rechtesystem.« Archivalien-Originale werden geschont, da Nutzer oftmals ausschließlich mit digitalen Kopien arbeiten müssen. Darüber hinaus ist jetzt ein gleich zeitiger Mehrfachzugriff auf Archivalien möglich, was die Arbeit mit historischen Dokumenten deutlich verkürzt und effektiver gestaltet.
Technologie
Software
- Documentum 5.2.5
- Documentum Web Development Kit 5
- Tomcat 4.0.6
DMS-Server
- Sun Solaris 2.8
- Oracle DB 9.2
Clients
- Windows XP
- Microsoft Internet Explorer 5.5