E.ON Ruhrgas AG – Mehr Sicherheit für Vertragsdokumente

Herausforderung

Kerngeschäft der E.ON Ruhrgas AG ist der Einkauf und Verkauf von Erdgas. Beide Abteilungen erstellen und verwalten Verträge und vertragsergänzende Dokumente. Zur Abwicklung der Verträge benötigen aber auch andere Abteilungen Kenntnisse von bestimmten, ausgewählten Vertragsinhalten. Dabei müssen die Anforderungen des Unbundling erfüllt werden. Die Verteilung erfolgte bislang papierbasiert. Daraus ergaben sich nicht nur Verzögerungen, der Prozess stellte sich auch als äußerst intransparent dar. Hinzu kam die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, die berücksichtigt werden mussten. Ziel des Projektes »Vertragsdatenmanagement« war die Realisierung einer integrierten, anwenderfreundlichen und revisionssicheren Verwaltung und Verteilung von Vertragsdaten im Zusammenhang mit der Erfüllung von Unbundling- Anforderungen auf Basis von EMC Documentum und setupSmart von fme. setupSmart half bei der Umsetzung durch eine standardisierte Methodik und einer durchgängigen Architektur für alle unternehmensinternen Webtop-Anwendungen.

Zur Umsetzung einer zentralen Ablagestruktur für alle Vertragsdokumente auf Basis von EMC Documentum als einheitliche, benutzerfreundliche Plattform, stand die Abschaffung der umständlichen, papierbasierten Verteilung im Vordergrund mit all ihren Nachteilen. Stattdessen sollte der Erfassungs-, Verteilungs- und Verwaltungsprozess digital erfolgen. »Uns war vor allem wichtig, die Transparenz des gesamten Verwaltungsprozesses zu optimieren aber auch den Prozess insgesamt zu verbessern sprich zu beschleunigen«, so Frank Schülke, Leiter Portalsysteme und DM der E.ON Ruhrgas AG. Darüber hinaus ist die Gewährleitung eines hohen Zugriffsschutzes von großer Bedeutung gewesen. Schließlich handelt es sich um äußerst sensible, vertrauenswürdige Vertragsinhalte, die nicht für Jedermann zugänglich sein sollten und die deshalb durch ein einfach anzuwendendes und effektives Berechtigungskonzept gesichert werden mussten. Die dezentrale Pflege von Berechtigungen, Empfängergruppen u.ä. durch die verantwortlichen Fachbereiche sollte dazu beitragen, den gesamten Verwaltungs-Prozess zu beschleunigen, für mehr Transparenz zu sorgen und gleichzeitig die zentrale IT-Abteilung zu entlasten.