Int. Elektronikkonzern – EMC D2 in der Vertragsverwaltung

Ausganssituation

Für den großen deutschen Elektronikkonzern ist EMC Documentum schon viele Jahre das System der Wahl, um seine Vertragsdokumente zu verwalten. Als Client war bislang ein spezialisierter Webtop-Client im Einsatz. Im Laufe der Zeit ist die Anwendung jedoch stark gewachsen und an einigen Stellen sehr komplex geworden. So konnten Verträge zum Beispiel aufgrund der tiefen Ordnerhierarchien und fehlenden flexiblen Suchen oft nicht mehr mit vertretbarem Zeitaufwand gefunden werden.

Da es sich bei Vertragsinhalten um zum Teil hochsensible Informationen handelt, sind nicht nur außerhalb sondern insbesondere auch innerhalb der Organisation höchste Sicherheitsvorgaben einzuhalten. Um dies sicherzustellen, wurde ein komplexes Rechtemodell implementiert. Die Pflege der Rollen und Rechte erfolgte bislang durch die zentrale IT. Dies führte zu einer starken zeitlichen Belastung der IT-Abteilung und daraus resultierenden Wartezeiten für die Fachabteilungen.

Änderungen und Anpassungen waren mit dem alten Client häufig nicht optimal umsetzbar oder nur mit erhöhtem technischen Aufwand und somit hohen Kosten sowie zeitlichen Verzögerungen verbunden. Umstellungen erforderten Anpassungen im Quellcode des Clients und mussten daher stets mit der IT-Abteilung abgestimmt werden.

Insgesamt fand der bisherige Client nach Aussage des Kunden durch seine veraltete Oberfläche, den zum Teil sehr langen Antwortzeiten sowie den komplexen und zeitintensiven Arbeitsweisen nur noch wenig Akzeptanz in den Fachbereichen. Der Umgang mit dem System wurde zunehmend nicht mehr als Unterstützung der eigentlichen Arbeit empfunden. Eine große Menge an Attributen führte zudem dazu, dass diese oft nicht vollständig gepflegt wurden und so die Datenqualität und damit auch die Qualität der Suchergebnisse litt.

Zielsetzung

Da mittelfristig bis zu 1.000 Anwender an verteilten Standorten mit der Vertragsverwaltung arbeiten sollen und ein grundsätzlicher Plattformwechsel beim Kunden nicht beabsichtigt war, schien EMC D2 als neuer Client optimal geeignet. EMC hat diesen Client mit besonderem Augenmerk auf eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche entwickelt. Durch das Widget- und Workspace-Konzept kann jeder Benutzer ganz einfach seine eigenen personalisierten Ansichten – optimiert auf die von ihm zu erledigenden Aufgaben – zusammenstellen.

Dieses umfangreiche Redesign sollte den Mitarbeitern im Vertragswesen wieder ein schnelles, unkompliziertes Arbeiten ermöglichen und die IT-Abteilung entlasten. Für die IT ermöglicht das Konzept »Konfigurieren statt Programmieren« das schnelle Reagieren auf Änderungen, denn über die D2 Konfigurationsoberfläche lassen sich dokumentenspezifische Funktionen wie Workflows, Eigenschaften, Suchen, Dokument-Lebenszyklen und Regeln für automatische Verlinkungen oder Rechtevergabe ohne jeglichen Programmieraufwand anpassen und, wenn gewünscht, sofort produktiv setzen. Gleichzeitig reduzieren sich Wartungsaufwand und Kosten für Versionsupdates signifikant, da Individualprogrammierung nun weitestgehend entfällt. Dabei berücksichtigt werden sollte auch die Flexibilität bei zukünftigen Änderungen – sowohl funktionaler Art als auch bei Upgrades z. B. der Documentum- oder Browserversion.

Um die Zukunftssicherheit der Investition in die neue Technologie zu ermitteln, wurde gemeinsam mit der fme vor dem eigentlichen Projekt ein Proof of Concept durchgeführt, der zur klaren Entscheidung für D2 als Basis für eine Vertragsmanagementlösung führte.

Mit Hilfe der fme AG wurde anschließend der neue Client eingeführt und die Lösung für das Vertragsmanagement implementiert. Das Projekt wurde mit folgenden Zielstellungen gestartet:

• Einfache und intuitive Benutzeroberfläche durch den Einsatz des D2 Clients
• Bereitstellung aller benötigten Funktionen für die Vertragsverwaltung
• Umsetzung der Funktionen mit überschaubarem technischen und zeitlichen Aufwand
• Weitestgehende Abdeckung der Anforderungen durch Standardkonfigurationsfeatures von D2
• Hohe Akzeptanz der neuen Lösung durch den Fachbereich

Die Lösung

Ein Team von D2 Experten der fme arbeitete eng mit dem Kunden vor Ort zusammen. In gemeinsamen Workshops wurden mit den Endanwendern aus dem Fachbereich die Anforderungen identifiziert und im Anschluss deren Umsetzung in D2 konzipiert. Parallel dazu wurde bereits mit der Umsetzung der Anforderungen begonnen um dem Kunden einen kontinuierlichen Einblick in die Bedienweise des Clients und die technische Machbarkeit der Anforderungen zu verschaffen.

Unter anderem wurden folgende Prozesse betrachtet:

• Vertragserstellung
• Vertragsverwaltung und -bearbeitung
• Ablagestrukturen
• Monitoring von Verträgen
• Verschiedene Suchmöglichkeiten
• Navigation innerhalb der Anwendung
• Anzeige (inklusive Möglichkeiten für Inlineviewer
• Berichte
• Sicherheitskonzept (inklusive Rollen und Rechte)
• Benutzerverwaltung

Die Endanwender der einzelnen Fachabteilungen wurden durch Benutzerakzeptanztests und Feedbackschleifen von Anfang an direkt in den Prozess einbezogen. Dies sorgt dafür, dass nun die fachlichen Prozesse optimal unterstützt werden und das neue System der wirklichen Arbeitsweise entspricht. Um die Akzeptanz bei den Anwendern sicherzustellen, wurden im Anschluss an die Implementierung Schulungen durchgeführt und es erfolgte eine Migration der bestehenden Verträge aus den verschiedenen Altsystemen. Für die Migration der Daten in das neue Repository kam das Migrationstool der fme „migration-center“ mit einem dedizierten D2-Adapter zum Einsatz. Damit konnten die Daten zuverlässig überführt, anhand von Regeln kontrolliert umstrukturiert werden und im gewissen Rahmen sogar automatisierte Fehlerkorrekturen bei falsch belegten Attributen vorgenommen werden.

Ausblick

Nachdem die neue Lösung im Vertragsmanagement eingeführt ist, ist bereits die nächste Projektphase in Planung. Hier soll die bestehende Applikation auf Basis neuer Anforderungen des Kunden um zusätzliche Funktionen wie beispielsweise einer automatisierten Fristverwaltung für Verträge erweitert werden. Nach einer ersten Anlaufphase sollen die Verbesserungswünsche und Erweiterungsanforderungen des Fachbereiches identifiziert, bewertet und im Rahmen der Erweiterungen berücksichtigt werden.

Technologie

• Documentum D2 Client Version 4.2
• D2 +pack (PDF Management, Office Integration, D2 Recycle Bin) 4.2
• EMC Advanced Document Transformation Services (ADTS)
• EMC xPlore
• fme migration-center 3.2.3
• fme dqMan 5

Benefits

Der große deutsche Elektronikkonzern konnte dem Fachbereich im Rahmen des Projektes eine Vertragsmanagementlösung liefern, die durch den Einsatz der neuen Technologie D2 modern und zukunftssicher ist. Die individuellen Benutzeranforderungen wurden im Rahmen des Projektes identifiziert und erfolgreich umgesetzt. Die durchweg positiven Rückmeldungen der Anwender nach produktiver Einführung der Applikation sprechen für eine deutliche Akzeptanzsteigerung durch den Einsatz des D2-basierten Clients gegenüber der früheren Anwendung. Die Benutzer werden in ihrer täglichen Arbeit optimal durch das System unterstützt, indem sie ihre Verträge strukturiert ablegen und einfach wiederfinden können. Auch die Überwachung von Fristen und die Zusammenarbeit in der Vertragserstellung und -bearbeitung haben sich durch die neuen Funktionen deutlich vereinfacht. Durch die Migration der Altbestände wurden bestehende Daten bereinigt und konsolidiert sowie mit vorhandenen Informationen angereichert.