Stadtwerke Bonn – Revisionssichere Archivierung für SAP

Herausforderung

Durch die Einführung der Archivierungslösung KGS ContentServer4Storage in Verbindung mit einer EMC² Centera als WORMSpeichersystem (WORM = write once read multiple) konnten die Berater der Partnerunternehmen fme AG und KGS Software GmbH die Basis für eine nachhaltige, ausbaufähige und skalierbare Archivierungslandschaft für die Stadtwerke Bonn schaffen.

Für die Stadtwerke Bonn war die Archivierung von Originalbelegen immer wichtig. Zum einen zur Straffung der Prozesse und zum anderen, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. In einem ersten Ansatz wurde hierfür der SAP ContentServer eingesetzt. Dieser konnte alle Anforderungen erfüllen bis auf die wichtigste: die Unveränderbarkeit der archivierten Belege. Deshalb wurde eine neue Archivierungslösung für SAP eingeführt.

Folgende Anforderungen waren dabei umzusetzen:

• Revisionssichere Speicherung aller archivierten Daten und Dokumente in einem unveränderbaren Speichermedium
• Nutzung der EMC² Centera als zentraler Archivspeicher
  • Unterstützung der Archivierung von:
  • IS-U Belegen
  • Belegen aus dem Bereich SD (Sales & Distribution)
  • Dokumenten aus Finanzbuchhaltung
  • Dokumenten aus Anlagenbuchhaltung
  • Drucklisten (Transaktion SP01)
  • zukünftig SAP-Daten (Transaktion SARA)
• Unterstützung unterschiedlicher Datenformate (PDF/a, TIFF, PDF)
• Anzeige der archivierten Dokumente mithilfe des SAP-eigenen ECL-Viewers
• Ausschließliche Nutzung von standardisierten Schnittstellen
• Vollständig dokumentierte Migration aller bereits archivierten Belege
• Verfügbarkeit aller Belege während der Migration