Stadtwerke Bonn – Revisionssichere Archivierung für SAP

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Herausforderung

Durch die Einführung der Archivierungslösung KGS ContentServer4Storage in Verbindung mit einer EMC² Centera als WORMSpeichersystem (WORM = write once read multiple) konnten die Berater der Partnerunternehmen fme AG und KGS Software GmbH die Basis für eine nachhaltige, ausbaufähige und skalierbare Archivierungslandschaft für die Stadtwerke Bonn schaffen.

Für die Stadtwerke Bonn war die Archivierung von Originalbelegen immer wichtig. Zum einen zur Straffung der Prozesse und zum anderen, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. In einem ersten Ansatz wurde hierfür der SAP ContentServer eingesetzt. Dieser konnte alle Anforderungen erfüllen bis auf die wichtigste: die Unveränderbarkeit der archivierten Belege. Deshalb wurde eine neue Archivierungslösung für SAP eingeführt.

Folgende Anforderungen waren dabei umzusetzen:

  • Revisionssichere Speicherung aller archivierten Daten und Dokumente in einem unveränderbaren Speichermedium
  • Nutzung der EMC² Centera als zentraler Archivspeicher
    • Unterstützung der Archivierung von:
    • IS-U Belegen
    • Belegen aus dem Bereich SD (Sales & Distribution)
    • Dokumenten aus Finanzbuchhaltung
    • Dokumenten aus Anlagenbuchhaltung
    • Drucklisten (Transaktion SP01)
    • zukünftig SAP-Daten (Transaktion SARA)
  • Unterstützung unterschiedlicher Datenformate (PDF/a, TIFF, PDF)
  • Anzeige der archivierten Dokumente mithilfe des SAP-eigenen ECL-Viewers
  • Ausschließliche Nutzung von standardisierten Schnittstellen
  • Vollständig dokumentierte Migration aller bereits archivierten Belege
  • Verfügbarkeit aller Belege während der Migration

Kunde

Stadtwerke Bonn

Branche

  • Weitere Branchen

Topics

  • Dekommissionierung und Archivierung

Stadtwerke Bonn

Energieversorgung, Trinkwasser, Nahverkehr und Abfallverwertung. Das sind die Geschäftsfelder, in denen sich rund 2.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Menschen in Bonn und der Region engagieren. Die Stadtwerke Bonn (SWB) sind ein kommunales Unternehmen, das mit seiner breiten Palette an Dienstleistungen zum Wohle der Bürgerinnen und Bürger wirkt. Eigentümer des Unternehmens ist zu 100 Prozent die Stadt Bonn. Der SWB-Konzern ist an den Standorten in Bonn, Siegburg und Adenau eines der größten Wirtschaftsunternehmen im Raum Bonn/Rhein-Sieg mit einem konsolidierten Jahresumsatz von rund 570 Millionen Euro.

Gemeinsam mit unserem Partner KGS und der Lösung KGS ContentServer4Storage konnten alle Anforderungen ohne Einschränkungen erfüllt werden. Das neue Archiv wurde im laufenden Betrieb in die Landschaft eingefügt, ohne die Verfügbarkeit von Belegen während der Migration einzuschränken. Dies wurde durch das Produkt KGS Migration4ArchiveLink mit dem Modul KGS ProxyServer erreicht. Der KGS ProxyServer ermöglicht den Betrieb von zwei unabhängigen Archiven für ein SAP Content Repository und regelt den Zugriff auf die Belege.
»Mit dem neuen Archiv sind wir für alle zukünftigen Anforderungen auch im Bereich der Datenarchivierung bestens gerüstet. Selten wurde ein Systemwechsel bei uns im Haus so reibungslos und schnell vollzogen.«
Joerg Thomas - Projektleiter
Stadtwerke Bonn
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Frank Mittelstaedt
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