… und plötzlich war sie da ‒ die Kurzarbeit! Natürlich war die Unsicherheit anfangs groß: Wie gehen wir mit der Kurzarbeit um? Wie viele Mitarbeiter in meinem Team werden davon betroffen sein? Und viel spannender noch die Frage: Welche Projekte dürfen überhaupt noch weitergeführt werden?
Da wir, mein Business Intelligence Team und ich, Florian, Leiter des Teams, tagtäglich mit Auswertungen zu tun haben und unsere Kunden damit im Geschäftsleben voranbringen, war für mich ganz klar, dass wir auch intern in der fme eine Lösung benötigen. Ja, es gibt für alle Führungskräfte die Möglichkeit einer Kurzarbeit-Planung über Excel. ABER: Wie soll darauf aufbauend eine Auswertung der tatsächlich geleisteten Ist-Stunden erfolgen, bei der diese mit den Plan (Soll)-Stunden abgeglichen werden?
Ein Kurzarbeit-Analyse-Tool zum Monitoring muss her!
Da wir die geleisteten Stunden für unsere Kundenprojekte sehr akribisch in einer eigens entwickelten Zeiterfassung eingeben, lassen sich diese ideal auswerten. Auch die Planungsdatei in Excel ist in einem Format, das für alle Fachbereiche einheitlich ist. Daher war für mich als Business Intelligence (BI)-Spezialist klar: Ich erstelle für mein Team ein Monitoring zum Analysieren, welches perspektivisch in der gesamten fme AG genutzt werden kann.
Abb. 1) Beispiel: Für alle Fachbereiche einheitliche Kurzarbeit-Planungsdatei in ExcelZurücklehnen und die Daten arbeiten lassen
Qlik Sense ist ein hervorragendes BI-Tool mit dem man heterogene Datenquellen in eine Analyse einfließen lassen und zusammen auswertbar machen kann. Ohne Kopieren, ohne manuelles Eingeben von Daten, ohne ständiges Hin und Her. Auf Knopfdruck oder aber auch stündlich automatisch werden nun die Daten der Zeiterfassung aus der Datenbank geladen, die Excel-Tabellen werden ebenso automatisiert eingelesen und in das richtige Format transformiert – einmalig für alle Abteilungen der fme.
Und da ist sie: DIE Kurzarbeit-Monitoring Lösung – ein Dashboard mit Netz und doppeltem Boden
Verknüpft mit den Stammdaten der Mitarbeiter und der hierarchischen Organisations-Struktur haben wir auf einmal eine hervorragende Lösung zum Monitoring. Warum die hierarchische Struktur? Ganz einfach: damit sind wir in der Lage, ein Sicherheitskonzept der hoch sensiblen Mitarbeiterdaten zu integrieren. Jeder einzelne Mitarbeiter kann seine eigenen Daten sehen, nicht aber die der anderen. Führungskräfte haben den Blick zusätzlich auf das Team und die Direktoren können die gesamte Unit inklusive der Teams sehen. Wir nennen es »Section Access Framework«, welches selbst bei Kunden flexibel für jede Applikation nutzbar ist.
Vom Teamleiter bis zum Vorstand: Sofortiger Überblick mit eindeutiger Aussagekraft
Mit diesem Kurzarbeit-Dashboard sprechen alle über die gleichen Zahlen, es keine eigenen Excel-Auswertungen mehr und man hat immer einen konsolidierten Stand parat. Der nette Nebeneffekt: Selbst der Vorstand kann bei Bedarf den aktuellen Status sehen – in einer aggregierten Ansicht und ohne tief ins Detail gehen zu müssen.
Das fme Kurzarbeit-Dashboard entlastet Führungskräfte und das Human Resources-Team enorm
Uns war es wichtig, einen fixierten Planungsstand zu haben nach welchem auch am Ende des Monats abgerechnet werden kann. Dieser Stand wird monatlich zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch herausgeschrieben und ist nicht mehr veränderbar. Somit haben wir auch hier eine praktikable Lösung, um späteren Diskussionen aus dem Weg zu gehen, wie zum Beispiel:
»Aber ich habe doch in meiner Planung anders geplant« und »Nein, der Mitarbeiter ist doch gar nicht in Kurzarbeit« oder »Die korrigierte Excel-Planung habe ich dir doch noch um 23:59 Uhr geschickt«.
Jeder Team- oder Unit-Leiter ist in der Lage, innerhalb kürzester Zeit seine Plandaten in der Planungsdatei in OneDrive zu ändern und dann auch in der Analyse aktualisiert zu sehen. Eine absolute Entlastung in der Human Resource (HR)-Abteilung und der Führungskräfte der Units.
In diesen Analysen für die Teamleiter ist es vor allem wichtig zu sehen: Wie viel Kurzarbeit wurde im aktuellen Monat in meinem Team bereits geleistet und was kommt noch auf mich (laut meiner Planung) zu? Diese Antworten liefert das Dashboard sofort, übersichtlich und eindeutig. Hier kann ich als Führungskraft nun ggf. korrigieren oder in Gespräche mit den Teams und Mitarbeitern gehen.
Kommt es zu einer größeren Abweichung im Team, kann der Dashboard-User mit einem Klick die Sicht wechseln und schließlich im Detail je Mitarbeiter sehen, bei wem genau es zu größeren Abweichungen kommt.
Einhaltung rechtlicher Vorgaben dank Kontrollmechanismen & Abgleichmöglichkeiten
Darüber hinaus kann der User sehr einfach sehen, ob die kritische Marke der 10 % Kurzarbeit übertroffen wird und wie es sich laut der Planung in den nächsten Wochen entwickelt. Mit Qlik Alerting ist es sogar möglich, schnell und einfach benachrichtigt zu werden, falls der Schwellwert droht zu unterschreiten.
Abb. 3) Beispiel: Anzahl der Mitarbeiter, die länger als drei Tage in Kurzarbeit sind. Wöchentliche Ansicht der Ist (blau)- und Soll (rot)-Werte mit Blick auf die kritische 10 %-MarkeIn unsicheren Zeiten unerlässlich: Durchblick
Dieses fme Kurzarbeit-Dashboard ermöglicht uns einen Durchblick in diesen undurchsichtigen Corona-Zeiten und spart jede Menge Aufwand und Zeit. Zeit, die wir u.a. in unsere Kundenprojekte investieren können.
Ich hoffe, ich konnte Ihnen einen guten Einblick in unseren Durchblick geben. Wenn Sie mehr erfahren möchten oder noch Fragen offen sind, melden Sie sich einfach bei mir – die Zeit nehme ich mir gerne 🙂
PS: Haben Sie Teil 1 dieses Blogposts schon gelesen? Falls nicht – hier gelangen Sie dorthin fme Kurzarbeit-Planungstool & -Dashboard: Durchblick in undurchsichtigen Corona-Zeiten (Teil 1)
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