fme Kurzarbeit-Planungstool & -Dashboard: Durchblick in undurchsichtigen Corona-Zeiten (Teil 1)
Jun 24, 2020 | by Jasmin Denecke | 0 Comments

Blog: Kurzarbeit fme Plaungstool & Dashboard

Hätte mich, Jasmin – Personalreferentin bei fme, jemand Anfang Januar nach meinen zuletzt größten Herausforderungen gefragt, wäre die Antwort sicher ganz anders ausgefallen. Heute, Juni 2020, kann ich ganz klar antworten: Die Corona Pandemie und die damit verbundenen Herausforderungen für die fme und jeden einzelnen Mitarbeiter. Diese stellen sicherlich alles Vorherige in den Schatten.

Die bedeutendsten Auswirkungen für uns stellt das durch Corona entstandene abrupte Stoppen einiger Kundenprojekte und der damit unumgänglich gewordenen Kurzarbeit für die fme dar.

 

Im Dauersprint zur Kurzarbeit 

Vom ersten initialen Gedanken daran, was eine solche Pandemie tatsächlich für fme bedeuten könnte, bis zur Umsetzung der Kurzarbeit vergingen nur wenige Wochen im Dauersprint. Kurzarbeit – eigentlich ein Thema, auf das sich die Unternehmen mit der benötigten Zeit vorbereiten können, da so ein Ereignis selten so spontan eintritt. Diesmal für uns, wie auch für viele andere Unternehmen, völlig überraschend.

Nicht nur für uns im Human Resources, sondern auch für die gesamte Mitarbeiterschaft bedeutete Kurzarbeit völliges Neuland. Es galt fortan: Zeitliche Ressourcen mobilisieren, recherchieren, Kontakte nutzen zum Austausch, interne Kommunikation und nicht zuletzt die internen Experten ins Boot holen, um eine gangbare Lösung für die Umsetzung und Handhabung im Unternehmen sicherzustellen.

Fragen über Fragen, zu denen schnell eine Lösung hermusste. Die Zentralste: Wie wollen wir die Kurzarbeit planen und umsetzen? Die einfachste Lösung, alle Mitarbeiter zu identischen Teilen in Kurzarbeit zu schicken, war keine Option. Zum einen traf der Stopp der Projekte nicht alle Business Units und Standorte im gleichen Maße, zum anderen sind wir ein IT Unternehmen, mit einem extrem hohen Grad an Flexibilität und wir wollten auch in diesen Zeiten unseren Kunden für ihre Anfragen spontan und verlässlich zur Seite stehen.

 

fme Kurzarbeit-Planungstool: nützliche Einblicke & detaillierte Planung

Zur Lösung dieses Problems bildete sich daher eine Art Taskforce: Unser Vorstandsassistent mit exzellenten Excel-Kenntnissen und mir. In einigen spätnächtlichen Stunden entstand ein Kurzarbeit-Planungstool. In diesem können zum einen konsolidierte Daten als Bericht für unsere Vorstände abgeleitet werden und zum anderen unsere Führungskräfte die Kurzarbeit ihrer Mitarbeiter tag- und vor allem stundengenau planen.

Diese Plan-Stunden sind Basis für die Abrechnung der Kurzarbeitsstunden im Payroll-System. So gut, so schön.

Zwischen Planungsstand und Monatsende liegen jedoch mindestens zwei Wochen. Hieraus ergab sich eine neue Fragestellung: Wie können wir die Differenzen zwischen Planungsstand und den, durch unsere Mitarbeiter erfassten, Ist-Stunden ermitteln und mit der kommenden Gehaltsabrechnung korrigieren? Selbstverständlich unter Berücksichtigung möglichst geringen manuellen Aufwands und dadurch geringer Fehlerquote.

Die Arbeitszeiten wie auch die Kurzarbeitsstunden werden von unseren Mitarbeitern individuell in einem Zeit- bzw. Projekterfassungssystem erfasst.

 

fme Kurzarbeit-Dashboard: Abgleich von Soll- & Ist-Stunden

Hier rief sich der Teamleiter unseres Business Intelligence-Teams auf den Plan. In einem Call teilte er seine Idee mit mir, mit der Software Qlik Sense die Daten aus der Zeiterfassung sowie den Excel-Planungsdateien über eine Schnittstelle abzurufen und grafisch darzustellen. Die Idee, dies vorrangig in einer schnellen Lösung für seine Mitarbeiter anzuwenden, entwickelte sich rasant zu der Idee einer Gesamt-Unternehmenslösung.

In zahlreichen Telefonaten, mit der gern genutzten Begrüßung »und täglich grüßt das Murmeltier« entstand ein mehrdimensionales Dashboard mit Kontrollmechanismen und Abgleichmöglichkeiten, nutzbar sowohl für Human Resources (HR) als auch für unsere Führungskräfte.

 

fme Kurzarbeit-Dashboard: Nutzen für Führungskräfte

Dann war es soweit: In zwei Webinaren konnten wir unsere Führungskräfte durch das Dashboard führen und den Nutzen des detailreichen Planens der Kurzarbeit aufzeigen:

  • Die intuitive Handhabung ist für die Führungskräfte und HR sehr hilfreich
  • die Möglichkeiten des Soll-/Ist-Abgleichs helfen unseren Führungskräften, mit den Mitarbeitern bei auftretenden Abweichungen direkt ins Gespräch zu gehen und
  • Anpassungen im Umfang der Kurzarbeit frühzeitig auf Grund veränderter Bedingungen vorzunehmen.

 

Abweichungen von Ist- und Soll-Stunden

Abb. 1) Beispiel: Abweichungen von Ist- (blau) – & Soll (rot)-Stunden sind sofort in ihrem Ausmaß erkennbar

 

fme Kurzarbeit-Dashboard: Nutzen für Human Resources

Für die HR ist das Dashboard extrem nützlich für

  • die korrekte Durchführung der Gehaltsabrechnung sowie
  • das Sicherstellen der Einhaltung rechtlich vorgegebenen Grenzen durch die vormonatliche Planung der Kurzarbeit (Beispielsweise die 10 % Grenze der betroffenen Mitarbeiterschaft).
  • schnelles Handeln: Dank der Kontrollmechanismen des Dashboards sind wir in der Lage schnell zu reagieren und unsere Mitarbeiter zum frühestmöglichen Zeitpunkt aus der Kurzarbeit zu holen, also zum richtigen Zeitpunkt die richtige Entscheidung zu treffen.

 

Prozentualer Anteil der Mitarbeiter in Kurzarbeit

Abb. 2)  Prozentualer Anteil der Mitarbeiter in Kurzarbeit im Trend (Plan) mit Blick auf den Durchschnittsverlauf und die 10 % Grenze.

 

Ausgeklügelte Technik & abteilungsübergreifender Teamgeist

Doch so schön und hilfreich das Dashboard und das Planungstool auch sind, hoffe ich für uns und unsere Kunden auf eine baldige Rückkehr zur Normalität und die Beendigung der damit verbundenen Kurzarbeit.

Ich bin mir jedoch ziemlich sicher, dass wir auch in der Zeit nach Corona noch weitere Prozesse zur Optimierung unserer Abläufe bzw. Auswertungsmöglichkeiten insbesondere durch die Anwendung von Qlik Sense finden werden. 🙂

Diese Herausforderungen, die ich hier scheinbar so lapidar in die Tastatur geschrieben habe, bedeuten für viele involvierte Personen bei fme und in zahllosen anderen Unternehmen viel Arbeit, Schweiß und Ringen mit nervenaufreibenden Maßnahmen im Rahmen der eigenen Kapazitäten. Mir haben diese Ereignisse vor allem Eines bewiesen: Die Experten um dich herum teilen dein Leid und unterstützen trotz eigener Herausforderungen auch über Abteilungsgrenzen hinaus. Ich bin froh, Teil dieses Teams zu sein, denn mit ihm meistern wir jede, noch so schwere Zeit.

 

Sie möchten mehr zu unserem Kurzarbeit-Dashboard erfahren?

Dann lesen Sie Teil 2 dieses Blogposts > Das fme Kurzarbeit-Dashboard: Ein Einblick in unseren Durchblick (Teil 2). Hier berichtet der Entwickler des fme Dashboards, Florian, Teamleiter Business Intelligence, exklusiv von unserer fme Monitoring-Lösung und den Benefits für das Unternehmen.