Immer mal wieder etwas Neues: Dokumentenmanagement-System im Wandel der Zeit

Nina Rose |

18. Juli 2023 |

Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System verändern sich im Laufe der Zeit und müssen auch den Kundenanforderungen Rechnung tragen. Als langfristiger Partner begleiten wir diesen Wandel und zeigen Ihnen in einer kleinen Blogserie ein reales anonymisiertes Beispiel, wie dies konkret aussehen kann.

Hinweis: Dieser Beitrag wurde erstmals im Januar 2023 veröffentlicht und zuletzt im Juli 2023 aktualisiert und ergänzt.

Die Blogposts der Serie im Überblick

Modernisierung: Vom OpenText WebTop zu D2
Entwicklung eines eigenen Administrationsclients
Ausphasung des OpenText WebTops (demnächst verfügbar)
Schnittstelle zu anderen Systemen (demnächst verfügbar)
Change Management / Kommunikation (demnächst verfügbar)

Hintergrundfakten

Mehr als 100.000 Anwender
Mehr als 70 Millionen Dokumente
Einsatz in zahlreichen Ländern und Gesellschaften

Teil 1: Die Modernisierung – Vom OpenText Webtop auf D2

Bei dem OpenText Webtop handelt es sich um eine schon seit einigen Jahren veraltete Technologie. Sowohl die Benutzeroberfläche als auch die Funktionalitäten wurden nicht mehr vom Hersteller weiterentwickelt, so dass die Anwender sich an die starre Webapplikation anpassen müssen. Gleichzeitig stößt die Anwendung an ihre Grenzen und kann mit großen Datenmengen nicht mehr umgehen. Die Folge: Unzufriedenheit, Frustration und Akzeptanzprobleme bei den Anwendern. Das Ziel seitens unseres Kunden war deshalb klar: Die Anwenderakzeptanz muss wieder erhöht und gleichzeitig Zukunftssicherheit gewährleistet werden.

Was nicht passt, wird passend gemacht – die Entwicklung

Vorhandene Technologie beim Kunden:

OpenText D2 21.4
OpenText Content Server 21.4
Oracle 19c
Red Hat Linux 7.9
Apache TomCat 5.5.

Mit OpenText D2 stand eine Standard-Anwendung zur Verfügung, die auch auf moderne Technologie wie neueste Browser eingestellt ist. An sich schon gut, aber der Standard berücksichtigte natürlich nicht alle Kundenbedürfnisse. Also haben wir gemeinsam mit dem Kunden entwickelt und customisiert, haben Power-User in einem frühzeitigen Piloten bereits ins Boot geholt, und den Pilotuserkreis dann sukzessive erweitert.

Das Resultat:

Eine moderne und schicke Oberfläche – bestehend aus unterschiedlichsten Widgets
Alle nötigen Funktionen für Normal- und Power-User stehen zur Verfügung
Schnelle Dokumentanzeige zahlreicher Formate
Individualisierbare Oberfläche
- Anwender kann zwischen verschiedenen Oberflächen (Arbeitsbereichen) wechseln, je nach Arbeitsweise- und Schwerpunkt
- Anwender kann einzelne Oberfläche nach seinen Wünschen und Bedürfnissen durch Auswahl relevanter Widgets anpassen

Weitere Informationen finden Sie hier: OpenText Documentum D2

Von der Entwicklung zur Akzeptanz beim Anwender – mit Change-Management

Die funktionierende Technik ist die Grundlage, wesentlich ist es aber, die Anwender bei der Veränderung mitzunehmen. Auch wenn das neue System offensichtlich viele Vorteile bringt – die meisten Menschen stellen sich nicht gerne um. Aus diesem Grund haben wir den gesamten Rollout per Change-Management unterstützt, um die neuen Möglichkeiten ansprechend zu erklären und den Übergang zu erleichtern. Dazu gehörten u.a. ein eigenes Design, Informationsveranstaltungen, Hilfe-Dokumente und Kurz-Videos.

Einen ausführlicheren Einblick in unser Change-Management Vorgehen geben wir im letzten Teil unserer Blogserie. Darüber hinaus finden Sie allgemeine Informationen bereits hier: Digital Change

Zum Schluss aber die wichtigste Frage: Waren wir erfolgreich und haben das Ziel erreicht?

Wir erinnern uns – das Ziel war es, die Zukunftssicherheit des Dokumenten-Management-Systems zu gewährleisten und die Anwenderakzeptanz zu verbessern. Vor diesem Hintergrund: Ja, das Ziel wurde definitiv erreicht. Das System ist für die Zukunft sicher aufgestellt: neue Technik, kompatibel mit aktuellen Browsern und alle relevanten Funktionen stehen zur Verfügung. Und auch die Anwenderakzeptanz ist wieder deutlich gestiegen. Die neuen, individualisierbaren Möglichkeiten werden rege genutzt.

Dem aufmerksamen Leser ist vielleicht aufgefallen, dass wir bisher nur von den Anwendern gesprochen haben. Was wäre jedoch ein Dokumentenmanagement-System ohne umfassende Möglichkeiten zur Administration? Da OpenText D2 hier im Standard keine Möglichkeit bot, Kundenanforderungen umzusetzen, entwickelten wir einen maßgeschneiderten Administrationsclient, über den die Berechtigungsvergabe, Vorbelegungen, regelmäßige Berechtigungsbestätigungen und viele weitere Administratorentätigkeiten erfolgen. Dazu mehr im nächsten Teil unserer Blogserie mehr!

Teil 2: Entwicklung eines eigenen Administrationsclients

Wieso ein eigener Client für die Administration?

Wesentliche Gründe waren die bereits erwähnte veraltete Technologie des OpenText Documentum Webtops sowie die fehlende Möglichkeit, die benötigten Funktionen mit der neuen Standardlösung abzubilden. Darüber hinaus waren beim Webtop sowohl die Anwender- als auch die Administratorenfunktionalitäten in einem Client abgebildet. Dies führte zu einer hohen Komplexität des Releasemanagements sowie zu Einbußen bei der Performance und der User Experience. Insbesondere für die administrativen Power User stellte dies ein enormes Problem dar und sorgte für Frustration. Daher meldeten sie den Bedarf an, ihre Use Cases von denen des „normalen“ Anwenders zu separieren, um zum einen die Performance wieder zu verbessern als auch schnellere Anpassungen zu ermöglichen. Auch konzernseitig gab es Spezialanforderungen, z.B. im Bereich Compliance, die nicht als Standard angeboten wurden.

Custom Software Solution – Berücksichtigung individueller Bedarfe und Entwicklung mit Spaß

Technologien
	Open Text Content Server Oracle	Java Angular

Aufgrund der speziellen Anforderungen war schnell klar, dass eine komplett eigene Entwicklung erforderlich war, um eine funktionale und anwenderfreundliche Ergänzung für den Anwenderclient umzusetzen.

Um möglichst effektiv voranzukommen und den agilen Spirit der direkten Zusammenarbeit zu nutzen, mietete sich ein Entwicklerteam eine Woche in einem Ferienhaus in Dänemark ein. Schon bald darauf konnte eine erste Version beim Kunden ausgerollt werden. Es folgte eine große Erweiterung, mit der schließlich alle relevanten Funktionen der alten Oberfläche abgedeckt wurden.

Kurz: Das Ergebnis war eine moderne und ansprechende Webapplikation basierend auf State-of-the-Art Frameworks.

Weitere Informationen finden Sie hier: Custom Software Entwicklung

Alles ist möglich

Durch Änderungen in den Vorgaben bzw. Erweiterungswünsche von Kunden- sowie Anwenderseite kommen regelmäßig neue Anforderungen auf den Administratorclient zu. Und genau hier liegt die Stärke von Custom Software Solutions: Die hohe Flexibilität ermöglicht eine schnelle und maßgeschneiderte Anpassung bei der Umsetzung der Anforderungen.  Zusätzlich sorgt die kontinuierliche Verbesserung der Anwendung durch funktionale Erweiterungen und Performanceoptimierungen dafür, dass die Arbeit der Power User und auch neuer Administratoren erleichtert wird.

Mit dem Go-Live des Administrationsclients und der Verfügbarkeit aller notwendigen Funktionen für die Administratoren, waren nun alle Voraussetzungen erfüllt, den alten Webtop auszuphasen. Was dabei beachtet werden musste? Hierauf wollen wir im nächsten Teil unserer Serie einen kurzen Blick werfen.

Ausblick

Neben der regelmäßigen Aktualisierung der Frontend Technologie (Angular), die die Release- und Anpassungsfähigkeit fortwährend gewährleistet, werden in naher Zukunft insbesondere die Themen Continuous Integration und auch Continuous Delivery eine hervorgehobene Rolle spielen. Diese Themen werden zu einem späteren Zeitpunkt und in einem gesonderten Blogpost – außerhalb dieser Serie – näher vorstellen.