Inputmanagement schlau für automatisierte Mail- und Faxverarbeitung nutzen

von Dominik Gorzel |
30. Mai 2022 |
Enterprise Content Management | Input Management

Als Senior Consultant arbeite ich derzeit bei einem großen Versicherungskonzern im Bereich des Inputmanagements und betreue dort seit mehreren Jahren Prozesse, die unter anderem den Schwerpunkt Mail- und Faxverarbeitung haben. In diesem Blogeintrag berichte ich über die alltäglichen Probleme, die dabei auftreten. Vielleicht finden Sie sich als Leser auf der Suche nach einer praktischen Lösung dort auch wieder?

In unserem Zeitalter der Digitalisierung ist es Gang und gäbe, dass wir Dokumente via E-Mail und teilweise auch noch Faxe versenden. Das können z.B. Kreditanträge, Formulare für Versicherungen oder Rechnungen sein.

Immer mehr größere Firmen und Konzerne stehen allerdings vor der Herausforderung, diese Anliegen schnell, effizient und vor allem korrekt zu verarbeiten. Gerade wenn der digitale Posteingang mit E-Mails und vielen Anhängen überflutet wird, ist eine strukturierte Vorgehensweise erforderlich.

Captiva als Werkzeug für Inputmanagement

Bereits in einem vorherigen Blogeintrag „Captiva – Mehr als nur Scannen“ habe ich über Captiva als „Werkzeug“ berichtet. Mit Hilfe dieser Software bilden wir nicht nur „Scan-Prozesse“ ab, sondern unterstützen unsere Kunden im ganzen Bereich des Inputmanagements und damit auch bei der E-Mail und Faxverarbeitung.

Wie sieht so ein Prozess im Kundenprojekt aus? Sobald die wichtigen Parameter wie Mailserver und Benutzername hinterlegt wurden, geht es um die individuelle Lösung des Kunden. Im Rahmen erster Meetings wird geklärt, welche Inhalte (vor allem Anhänge) vom System akzeptiert und wie diese verarbeitet werden sollen.

Mögliche Fragestellungen und Probleme in Stichpunkten:

  • Welche Art von Dokumenten (Rechnungen, Formulare, Kundenanfragen etc.) kommen in das Postfach?
  • Welche Anhänge können generell hereinkommen (Dateiformate)? Was muss passieren, wenn eine Zip-Datei als Anhang kommt?
  • Stehen in der E-Mail selbst, in den Anhängen oder im Betreff schon Versicherungs- bzw. Rechnungsnummern?
  • Wie gehe ich mit bestimmten Größen um – sind Bilder zu klein oder zu groß?
  • Wie verarbeite ich Dateien, die keine Dokumente sind?
  • Was ist zu tun, wenn Dokumente falsch herumgedreht und deshalb nicht lesbar sind?
  • An welchen Schnittstellen sollen die E-Mails und Anhänge exportiert werden?

Unsere Erfahrung zeigt, dass das Spektrum an Anforderungen sehr unterschiedlich sein kann. Meistens jedoch geht es um die klassischen Herausforderungen, die gelöst werden müssen:

  • Dokumente, die im Format einer „Wandtapete“ versendet wurden
  • Inhalte wie Atteste, die nicht verarbeitet werden konnten, da der gelbe Hintergrund des Dokuments das Bild unleserlich gemacht hat
  • Viele Menschen scannen Dokumente und Formulare nicht mehr, sondern fotografieren sie mit dem Smartphone ab und schicken sie dann zu den Firmen bzw. Konzernen. Sobald diese aufgrund der Größe oder Qualität nicht mehr leserlich sind, schafft dies einen zusätzlichen Aufwand für den Sachbearbeiter.

Im Alltag ist die Arbeit mit E-Mails und Faxen auch oft mühevoll. Wenn Sie beispielsweise im Rechnungswesen tätig sind und Rechnungsnummer, Betrag und Vieles mehr erst einmal händisch aus den Anhängen raussuchen müssen. Oder Sie arbeiten für eine Bank und Ihre Aufgabe ist es, die wichtigsten Parameter des Kreditvertrages in Ihr System einzupflegen. Diese Liste ist beliebig erweiterbar, denn es gibt genügend Beispiele, die sehr viel manuellen Aufwand erfordern. Besonders in Unternehmen bei denen pro Tag mehrere hundert oder tausend E-Mails eingehen.

Genau diese Fragen und Probleme machen für mich als Berater bzw. Entwickler das Aufgabengebiet so spannend. Mit Hilfe von Captiva von OpenText konnte ich zu all diesen Problemstellungen schon Lösungen finden und diverse Kunden unterstützen.

Welche Lösungsansätze sind möglich?

  • Automatisiertes und intelligentes auslesen via OCR von wichtigen Daten (z. B. Versicherungsnummer, Rechnungsnummer, Formulare etc.) aus der E-Mail selbst, dem Betreff oder den Anhängen
  • Automatisierter Mail- bzw. Faximport mit Filterregeln (Dateiformate z.B.) -> Gewisse Absender wurden an bestimmte Fachabteilungen direkt geroutet.
  • Automatisiertes Prüfen der Dateigrößen und mögliche Skalierung bzw. Anpassung und Autokorrektur von Bildern
  • Optimierung von sehr schlecht lesbaren Dokumenten in Bezug auf Bildqualität und Speicherplatz
  • Bereitstellung der Daten und Dokumente an externe Archivschnittstellen wie SAP, Documentum, SharePoint und viele weitere Systeme

Natürlich ist dies nur ein kleiner Auszug dessen, was unsere Captiva-Lösungen leisten. Im Idealfall lässt sich beispielsweise der elektronische Posteingangsprozess so abbilden, dass es für unsere Kunden nicht mehr nötig ist, manuell einzugreifen und alles geht seinen Weg völlig automatisiert. .
Sollte ein definierter Parameter (Versicherungsnummer, Rechnungsnummer oder ähnliches) dann beispielsweise doch mal nicht gelesen oder gefunden werden können, dann hat der Sachbearbeiter die Möglichkeit, einzuschreiten und die Dokumente weiterhin manuell zu indizieren.

Die Vorteile der Automatisierung

Die Vorteile bei der Automatisierung liegen klar auf der Hand – vom Mail- bzw. Faxeingang, über die Verarbeitung bis hin zum möglichen Export in ein Archiv brauchen Sie im besten Fall nicht mehr manuell einzugreifen.

  • Zeitersparnis für Ihre Mitarbeiter: Mails müssen nicht mühselig geöffnet und auf Metadaten geprüft werden
  • Das System erkennt Ihre relevanten Wunschdaten aus Betreff, Mailtext und Anhängen automatisch. Damit müssen beispielsweise Rechnungsnummern, Versicherungsnummern und alle weiteren Infos nicht mehr manuell eingegeben werden.
  • Der Export zur Ihrer Wunschschnittstelle (z.B. SAP, Documentum, Sharepoint) ist problemlos möglich
  • Produktivitätssteigerung durch automatisierten Import der E-Mails über einen Service.

Es macht mir wahnsinnig viel Freude, die Ziele unserer Kunden im Projekt umzusetzen. Gerade bei E-Mails und Faxen wird oftmals eine Grenze im Kopf gezogen, aber auch hier sage ich: Das ist nicht nötig. Kunden denken manchmal, dass gerade bei der Vielfalt an Anhängen und individuellen Mailtexten eine automatisierte Verarbeitung nicht möglich ist. Es gibt jedoch Lösungen und Wege, wie diese individuellen Dokumente sauber und zielgerecht verarbeitet werden können. Wir zeigen Ihnen gerne wie!

Weitere Informationen dazu finden Sie auf unserer Landingpage Input Management.

 

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