In der sich ständig weiterentwickelnden Welt des Dokumentenmanagements und in einer Ära, in der technologische Innovationen unser Geschäftsleben beeinflussen, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, mit den neuesten Technologien Schritt zu halten, um effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken und wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine Technologie, die in aller Munde ist und auch in diesem Zusammenhang zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist künstliche Intelligenz (KI).  

KI revolutioniert die Unternehmenslandschaft weltweit, aber was macht sie so besonders? Welche Herausforderungen bringt sie sich mit?  

Wir haben einmal aus unserer Sicht die wichtigsten Vorteile und Nachteile von KI für Dokumentmanagement zusammengefasst:  

Chancen, die dabei helfen, komplexe Probleme schneller und effizienter zu lösen 

• Automatisierung von Prozessen 

Die Integration von künstlicher Intelligenz in Dokumentenmanagement- oder Enterprise Contentmanagementsysteme wie OpenText Documentum ermöglicht eine effizientere und präzisere Automatisierung von Dokumentenmanagement-Prozessen. Routinetätigkeiten wie die Klassifizierung und Verschlagwortung von Dokumenten sowie das Extrahieren relevanter Informationen lassen sich automatisch ausführen. Daspart Zeit und Ressourcen und steigert die Produktivität. 

• Verbesserte Suchfunktionen und Möglichkeit erweiterter Ergebnisse 

KI-Algorithmen sind in der Lage, größere Datenmengen schneller und präziser auszuwerten. Somit sind Inhalte in Handumdrehen auffindbar.  Vermeiden Sie Frustration und die lästige manuelle Suche in großen Informationsmengen. Mit KI-Lösungen für Documentum finden Sie schneller, was Sie benötigen.  

Liegt KI in der Hände der Nutzer, reduzieren sie repetitive Arbeiten und haben mehr Zeit, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. 

• Risikominimierung und Compliance-Verbesserung 

KI-gestützte Lösungen helfen, Risiken im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement zu minimieren, indem sie bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften unterstützen. Die automatisierte Überwachung von Dokumenten stellt sicher, dass Sie rechtliche Anforderungen erfüllen und potenzielle Risiken frühzeitig erkennen. 

Herausforderungen, die KI-Technologien mit sich bringen 

• Datenschutz und Sicherheitsrisiken – Der  Einsatz von KI im Dokumentenmanagement wirft vielleicht Datenschutzbedenken auf, insbesondere wenn sensible Informationen verarbeitet werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre KI-Lösungen robuste Sicherheitsmaßnahmen umfassen, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. 
• Abhängigkeit von Datenqualität und -quantität – Die Leistungsfähigkeit von KI-Systemen im Dokumentenmanagement hängt maßgeblich von der Qualität und Quantität der verfügbaren Daten ab. Sorgen Sie dafür, dass die Daten konsistent und ausreichend sind, um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen. Mangelnde oder unzureichende Daten  beeinträchtigen die Effektivität und Genauigkeit der Ergebnisse , wodurch die KI möglicherweise falsche Ergebnisse liefert. 
• Komplexität und Kosten – Die Implementierung von KI-gestützten Lösungen kann ist jedoch oft mit  erheblichen Kosten und Herausforderungen verbunden. Unternehmen greifen dabei entweder auf fertige KI-kostenpflichtige Lösungen von Drittanbietern wie ChatGPT zurück, oder sie  betreiben eigene leistungsfähige Server, um solche Sprachmodelle selbst zu hosten. Diese Eigenhosting-Option erfordert jedoch erhebliche Investitionen in Strom, Kapazität und Wartung der Serverinfrastruktur. 

Nicht nur das Investieren in die Technologie ist dabei notwendig, sondern müssen die Mitarbeiter auch über das erforderliche Wissen und die Fähigkeiten verfügen, um KI effektiv einzusetzen. 

Insgesamt bietet der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Dokumentenmanagement eine Vielzahl von Vorteilen, ist unter Umständen aber auch mit Herausforderungen verbunden. Durch eine sorgfältige Planung und Implementierung schöpfen Sie jedoch das volle Potenzial von KI aus, optimieren Ihre Dokumentenmanagementprozesse und stärken damit Ihre Wettbewerbsfähigkeit. 

Starten Sie jetzt Ihren Weg mit KI!