Lost in Translation: Warum komplexe EDMS-Projekte oft das Ziel verfehlen
Jun 3, 2019 | by David Yuhas | 0 Comments

Lost in Translation: Warum komplexe EDMS-Projekte oft das Ziel verfehlen

Eine falsche Ausrichtung der Teams und Misserfolge bei der Erreichung von Projektzielen und Zeitvorgaben sind bei großen Technologieprojekten ein häufiges Problem. Viele Life-Science-Unternehmen haben diese Erfahrung bei der Implementierung, Migration und der Verwaltung von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (EDMS) und den von ihnen unterstützten Zusatzsystemen gesammelt.

Typischerweise werden Teams oder Steuerkreise über verschiedene Geschäftseinheiten und Regionen hinweg gebildet, wobei jedes von ihnen unterschiedliche Ziele und Erwartungen hat.

Dies resultiert in Budgetüberschreitungen, mangelnder Harmonisierung gemeinsamer Prozesse, und Projekte, die sich weitaus länger hinziehen als geplant. Und in fast allen Fällen wird die Schuldzuweisung auf die verantwortliche Fachabteilung verlagert, die „nicht wirklich weiß, was sie will“. Schließlich befolgen die anderen Teams – in der Regel IT und Qualitätssicherung – etablierte Prozesse. Sie haben unzählige Male ähnliche Projekte durchgeführt. Der Verdacht liegt nahe, dass es die Fachabteilungen selbst sind, die ihr eigenes Projekt aufhalten.

Das stimmt so jedoch nicht. Die verantwortlichen Fachabteilungen wissen, was sie von ihrem EDMS und anderen Systemen fordern. Das Problem ist, dass die Mehrzahl von ihnen zum ersten Mal an derartigen Projekten beteiligt ist. Es ist nicht so, dass sie nicht wissen, was sie wollen; es liegt nur daran, dass sie noch nicht so erfahren sind, wenn es darum geht, zu wissen, an welcher Stelle sie anfangen sollen und was zu einem bestimmten Zeitpunkt von entscheidender Bedeutung ist. Und so kann es vorkommen, dass ihre Ziele und Vorgaben in der fachlichen Übersetzung bzw. Umsetzung verloren gehen.

Um diese Herausforderungen zu meistern oder zu minimieren, müssen die Business Owner einen Schritt zurücktreten. Anstatt das EDMS als ein Technologieprojekt zu sehen, müssen sie damit beginnen, es als Geschäftsziel zu betrachten. Der erste Schritt besteht darin, das Wissen zu sammeln, welches benötigt wird, um konkrete geschäftsorientierte Erwartungen im Rahmen detaillierter Meilensteine zu definieren. Dazu gehört typischerweise, sich abteilungsübergreifend auszutauschen, mit anderen Teams zusammenzuarbeiten und die Erwartungen und Ergebnisse zu dokumentieren.

Da die Fachabteilung jedoch wenig, wenn überhaupt, Erfahrung in solchen Projekten hat, stellt sich die Frage, wie sie das notwendige Wissen erlangt?

Auf die richtige Ausrichtung kommt es an
In der Vergangenheit war dies vielleicht einfacher. Diese Expertise bestand sowohl hausintern als auch in den Fachbereichen. Diese komplexen Systeme wurden von den Personen, die sie verwendeten, ebenso entworfen, verwaltet, konstruiert und modifiziert, d.h. von Fachkräften, Regulierungspersonal und Qualitätsabteilungen, die diese Systeme verwenden. Jede Funktionseinheit hatte ihre eigenen Technologiespezialisten, die diese Systeme verwalteten.

Da dieses Modell nicht mehr existiert, müssen Fachbereiche einen Übersetzer finden, der ihnen hilft, ihre spezifischen Bedürfnisse, Ziele und Meilensteine zu definieren und die notwendigen Tipps und Techniken zu liefern die den Projekterfolg sicherstellen. Heute ist es unwahrscheinlich, dass dieses Fachwissen intern vorhanden ist. Vielmehr liegt das Fachwissen, das erforderlich ist, um Anforderungen in praktische, richtig ausgerichtete und aufeinander abgestimmte Lösungen umzusetzen, heute bei den Partnerorganisationen. Sie haben diese Art von Projekten unzählige Male implementiert und geleitet – intern und extern – und sie wissen, was erforderlich ist, um ein System, welches den Geschäftsanforderungen entspricht, erfolgreich einzuführen. Darüber hinaus verfügen wirklich gute Partnerorganisationen über die Expertise, um das Unternehmen bei der Implementierung von Best Practices in ihre Prozesse zu unterstützen, ohne dass dies während der Übergangsphase zu Beeinträchtigungen führt. Sie sind darüber hinaus in der Lage, die bewährten Prozesse und Implementierungswerkzeuge zu liefern und anzuwenden, um sicherzustellen, dass das Projekt nach Plan verläuft.

Es ist offensichtlich, dass die Kosten für das Unternehmen bei schlecht verwalteten EDMS-Implementierungsprojekten hoch sind. Die Suche nach einem versierten Partner oder „Übersetzer“ – jemandem, der sicherstellen kann, dass alle gleich schnell und mit denselben Erwartungen arbeiten – ist daher sowohl für das Unternehmen als auch für die Anwender, die auf EDMS-Systeme und Software-Tools angewiesen sind, von entscheidender Bedeutung.