Sie kennen es doch auch, Aufgaben und Prozesse wiederholen sich stetig und kosten Tag für Tag Zeit, die man eigentlich gerne für andere Aufgaben hätte.

Tägliches Herumschlagen mit veralteten Applikationen, die weder performant noch intuitiv sind und durch unnötige Schritte Zeit und Nerven kosten. Mit Microsoft 365, genauer der Power Platform, schaffen Sie sich Abhilfe und erleichtern sich Ihren Arbeitsalltag, sodass Sie genau diese Kosten und Zeit einsparen.

Lösungsentwicklung mit der Power Platform – Was gibt es zu beachten und welche Prozesse lassen sich auch bei Ihnen im Unternehmen optimieren?

Mit Power Automate, lassen sich Automatisierungen, so genannte Flows, im Low-Code Prinzip erstellen. Einfache, persönliche Prozesse, wie eine Abwesenheitsbenachrichtigung, jedoch auch komplexere Arbeitsprozesse wie z.B. Genehmigungsflows, sind automatisierbar. Mit Power Apps können maßgeschneiderte Applikationen durch Low-Code Programmierung erstellt werden. Diese sind dann z.B. in Microsoft Teams oder das SharePoint Intranet integriert, um Datenquellen wie beispielsweise Listen oder Bibliotheken aus SharePoint, das Dataverse oder auch eine SQL Datenbank zu nutzen.

Anhand eines Beispiels aus einem vorigen Blogpost, der Verarbeitung von Eingangsrechnungen, wird nun einmal aufgezeigt, wie man Mitarbeiter langfristig entlasten kann.

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist oft zeitraubend und mühsam, aber die Automatisierung dieses Prozesses mit der Power Platform hilft Ihren Mitarbeitern, den Arbeitsalltag zu erleichtern. Hier sind einige Möglichkeiten, wie die Power Platform dabei unterstützt:

1. Eingangsrechnungen erfassen: Erstellen Sie mit Power Apps eine benutzerfreundliche App, mit der Ihre Mitarbeiter Eingangsrechnungen einfach scannen und erfassen. Dies erspart ihnen die manuelle Eingabe von Daten und minimiert Fehler.
2. Datenextraktion: Die Power Platform bietet darüber hinaus auch Funktionen zur automatischen Extraktion von Daten aus Eingangsrechnungen. Erstellen Sie mit Power Automate beispielsweise eine Workflow-Regel, die die Rechnungen erkennt und die relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant automatisch extrahiert.
3. Validierung und Genehmigung: Mit Power Automate erstellen Sie Workflow-Regeln, um die extrahierten Daten zu validieren und die Rechnungen automatisch an die richtigen Personen zur Genehmigung weiterzuleiten. Dies verkürzt den Prüfungsprozess erheblich und ermöglicht eine schnellere Zahlung von Rechnungen.
4. Buchhaltungssystemintegration: Die Power Platform lässt sich nahtlos in Buchhaltungssysteme wie Microsoft Dynamics 365 oder anderen ERP-Systeme integrieren. Dadurch werden die automatisch verarbeiteten Rechnungen direkt in das Buchhaltungssystem übertragen, was Zeit spart, und die Fehlerquote reduziert.

Tipps für die Entwicklung von Power Apps

Schauen wir jedoch vom „Was“ zum „Wie“. Um einen besseren Einblick in die Umsetzung von Power Apps Apps zu bekommen, hier noch einige wichtige Dinge, die beim Entwickeln mit der Power Platform beachtet werden sollten. Hier möchte ich den Fokus auf das Staging und Co-Working setzen. Die folgenden sechs Punkte sind dabei besonders wichtig:

1. Staging-Umgebung: Nutzen Sie eine separate Staging-Umgebung, um Änderungen und Aktualisierungen an Ihrer Power App zu testen, bevor Sie sie in die Produktionsumgebung übertragen Dies hilft, mögliche Probleme zu identifizieren und zu beheben, bevor Ihre Benutzer die App verwenden.
2. Versionskontrolle: Beachten Sie die Versionskontrolle, um ein effektives Coworking in Power Apps zu ermöglichen. Nutzen Sie zum Beispiel Tools wie GitHub oder Azure DevOps, um die Historie der Änderungen zu verfolgen und die Zusammenarbeit zwischen den Entwicklern zu erleichtern.
3. Freigabeprozess: Implementieren Sie einen Freigabeprozess, um sicherzustellen, dass nur genehmigte Änderungen von der Staging-Umgebung in die Produktionsumgebung übertragen werden. Dies beinhaltet möglicherweise die Überprüfung durch andere Entwickler oder Stakeholder.
4. Datenmigration: Denken Sie an die Datenmigration von der Staging- in die Produktionsumgebung. Stellen Sie sicher, dass alle Daten erfolgreich übertragen werden und dass die Integrität der Daten während des Prozesses erhalten bleibt.
5. Backup und Wiederherstellung: Erstellen Sie regelmäßig Backups von Ihrer Power App und den dazugehörigen Daten. Dies hilft, Datenverluste zu vermeiden und ermöglicht eine schnelle Wiederherstellung im Falle eines Problems.
6. Kommunikation und Dokumentation: Versuchen Sie ein gutes Maß an Kommunikation und Dokumentation aufrechtzuerhalten, insbesondere wenn mehrere Entwickler an der Power App arbeiten. Dokumentieren Sie Änderungen, Aktualisierungen und Bugs, um das Verständnis zwischen den Entwicklern zu erleichtern und zukünftige Referenzen zu ermöglichen.

Indem Sie diese Richtlinien befolgen, optimieren Sie das Coworking in Power Apps und stellen sicher, dass Änderungen korrekt getestet und in die Produktionsumgebung übertragen werden.

Fazit

Die Power Platform ist eine sehr gute Lösung, um im Microsoft 365 Umfeld Applikationen und Automatisierungen zu implementieren und schafft unternehmensweit auch für den einzelnen Mitarbeiter einen Mehrwert. Man darf hierbei die Low-Code-Programmierung jedoch nicht unterschätzen. Wie auch in der klassischen Programmierung, gilt es, wichtige Dinge zu beachten, um es richtig und sauber umzusetzen.

Für weitere Tipps und Infos verfolgen Sie gerne weiterhin unsere Blogserie zum Thema Solution Development.

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