Seit geraumer Zeit ist das Zauberwort Künstliche Intelligenz (KI) in aller Munde. Spätestens seit ChatGPT oder autonomen Fahren ist die Technologie auch in der breiten Masse der Bevölkerung bekannt. Alle großen Softwarehersteller überbieten sich in Ankündigungen neuster und bester Lösungen für verschiedenste Einsatzbereiche. Microsoft ist im Bereich der Informationsverarbeitung hier mit seinem Produkt Microsoft Syntex unterwegs. In diesem Artikel habe ich einmal meine Gedanken zu diesem Thema im Kontext der Informationsverarbeitung in Unternehmen zusammengefasst. Insbesondere geht’s mir hierbei auch um das Thema Vision trifft auf Realität. Doch zuvor lassen Sie uns einen Blick auf Microsoft Syntex (ehemals SharePoint Syntex), sowie der Hersteller es beschreibt (oder bewirbt?) werfen.

Worum geht’s?

In Unternehmen fallen Daten in vielen unterschiedlichen Formaten an und werden in verschiedenen Dateiformaten abgelegt. Zum Beispiel:

• Informationen in Textform wie Office Dokumente
• Informationan als Sprache wie Audio-Aufzeichnungen (Meetings, Podcasts, Transkriptionen etc.)
• Visuelle Informationen
• Bilder
• Videoaufzeichnungen

Der eigentliche Informationsgehalt liegt in den Bits und Bytes (Daten) dieser Dateien und ist auf die Schnelle nicht so einfach zugänglich. D.h. um eine Information zu erhalten, muss die Datei mit dem entsprechenden Programm geöffnet und angezeigt bzw. gehört werden. Die gesuchte Information erhält man, indem man die Daten entsprechend interpretiert (d.h. liest, hört oder ansieht; ggf. auch nach vorheriger Übersetzung). Dazu muss man zusätzlich wissen, in welcher Datei sich die gewünschte Information befindet. Manchmal behilft man sich, indem man eine Taxonomie in Form einer Verzeichnisstruktur in Verbindung mit einem “sprechenden” Namen auf dem guten alten Dateisystem aufbaut und enthält, dann Konstrukte wie c:Meine_DateienKundenContosoProjekt-4711Mängelrüge_Hr_Schulze_undichtes_Wasserrohr_01APRIL2023.docx Insgesamt ein komplexer und aufwändiger Prozess. An dieser Stelle kommt Syntex ins Spiel.

Was ist Microsoft Syntex?

Microsoft Syntex ist eine Content-Management-Lösung, die auf KI-Technologien basiert. Die Anwendung integriert sich nahtlos in Microsoft 365 und erweitert die Funktionalitäten von SharePoint. Syntex ermöglicht es Unternehmen, ihre unstrukturierten Daten besser zu organisieren, automatisierte Workflows zu erstellen und wertvolle Erkenntnisse aus ihren Dokumenten zu gewinnen. Daten werden zu Informationen. Die Erschließung von Informationen ermöglicht ein echtes Wissensmanagement.

Automatisierung von Dokumentenprozessen

Eines der herausragenden Merkmale von Microsoft Syntex ist die Fähigkeit zur Automatisierung von Dokumentenprozessen. Durch die Nutzung von KI kann die Software Muster in Dokumenten erkennen und automatisch relevante Metadaten extrahieren. Dies ermöglicht und beschleunigt eine präzisere Kategorisierung von Dokumenten, was wiederum die Suche und den Zugriff auf Informationen erheblich verbessert.

KI-basierte Datenauswertung

Die Künstliche Intelligenz von Microsoft Syntex geht über die einfache Kategorisierung von Dokumenten hinaus. Die Anwendung kann komplexe Analysen durchführen, um Muster, Trends und Einsichten in den Daten zu identifizieren. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn es darum geht, strategische Entscheidungen auf fundierten Informationen zu treffen. Metadata extraction using SharePoint Syntex document understanding (Quelle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/sharepoint-premium-blog/announcing-sharepoint-syntex/ba-p/1681139)

Compliance und Datenschutz

Mit steigenden Anforderungen an Compliance und Datenschutz ist es für Unternehmen entscheidend, eine zuverlässige Lösung für die Verwaltung sensibler Dokumente zu haben. Microsoft Syntex bietet Funktionen zur Überwachung und Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Durch die automatische Klassifizierung und Verschlagwortung von Dokumenten können Unternehmen sicherstellen, dass sensible Informationen entsprechend behandelt werden.

Und nun?

Hört sich großartig an! Lizenz kaufen, aktivieren und los geht’s! – oder vielleicht doch nicht? Bei Microsoft und auf YouTube gibt es eine Vielzahl von Informationen und Videos, die sich um das Thema drehen. Ich muss zugeben, dass mich diese als gelernter Ingenieur und Softwareentwickler fasziniert und in den Bann gezogen haben. Genial, was da so alles möglich ist… Auf der anderen Seite bin ich auch bei Kunden als Consultant unterwegs und habe hier schon einige Enterprise Content Management Systeme gesehen. Im Kontext dieser Erfahrungen möchte ich nachfolgend einige Punkte aufwerfen, die aus meiner Sicht auch noch Beachtung finden sollten.

Demo ist nicht gleich Produktivbetrieb

Jedem, der schon einmal im Rahmen einer Präsentation eine Demo gezeigt hat, ist bewusst, dass diese Präsentationen in der Regel so aufbereitet sind, dass alles perfekt läuft und die Anwesenden genau das zu sehen bekommen, um einen bestimmten Eindruck zu vermitteln. Genauso verhält es sich hier auch. Ich gehe fest davon aus, dass die verschiedenen gezeigten Demos genau so aufgebaut sind. In der Realität wird sich dann genauer zeigen, wo die eigentlichen Probleme liegen und wie diese gelöst werden können.

Voraussetzungen in den Unternehmen

In vielen Unternehmen läuft der Betrieb bzw. die Einführung von SharePoint online “nebenbei”. D.h. da gibt es dann Anforderungen wie:

• Abteilung XYZ möchte gerne SharePoint zur Ablage ihrer Dokumente nutzen. Funktioniert prima, wenn mein eine Teams-Site einrichtet. Da ist schon die entspreche Dokumenten-Bibliothek vorhanden in die man die Dokumente vom Abteilungs-Fileserver einfach “rüber ziehen” kann.
• Wir fangen mal langsam mit SharePoint online an, indem wir eine Pilotabteilung einrichten und anschließend holen wir die anderen Abteilungen und Anwender dazu

Natürlich sind die Darstellungen ein wenig überspritzt, spiegeln aber dennoch die Grundproblematik wider. Eine SharePoint Einführung sollte ganzheitlich erfolgen und die betriebliche Organisations- und Informationsstruktur berücksichtigen. Nur so sind z.B. die Dokumenttypen mit ihren zugehörigen Metadaten in SharePoint definiert. Syntex benötigt nämlich genau diese definierten Strukturen, um extrahierte Informationen sinnvoll bereit stellen zu können. D.h. bevor man mit Syntex sinnvoll starten kann, müssen zwingend zunächst die erwähnten “SharePoint-Hausaufgaben” erledigt sind, welches ein mitunter ein aufwändiger, Zeit- und Ressourcenfressender Prozess sein kann. Um zu verhindern, dass die Anwender ihre Dateien in alter Manier wie oben beschrieben in einer Dokumenten-Bibliothek ablegen, sollten diese das SharePoint Konzept von Dokumenttypen und Metadaten verinnerlicht und die sich daraus ergebenen Vorteile erkannt haben. Nur ein akzeptiertes System wird langfristig ein erfolgreiches sein.

Trainieren der Erkennungs-Modelle

Syntex liefert zwar einige Modelle zum Erkennen von Informationen in Bestimmten Dokumentarten von Hause aus mit. In der Regel wird man jedoch noch seine eigenen Modelle einführen wollen. Diese müssen dann anhand von Beispieldateien trainiert werden. D.h. ein Mitarbeiter gibt dem System anhand von Beispieldokumenten Informationen darüber, wie ein bestimmter Dokumenttyp aussieht und welche Informationen relevant sind. Im Standard sollte diese Tätigkeit von Personen aus den jeweiligen Fachabteilungen, die mit den entsprechenden Dokumenten vertraut sind, und relevante Informationen identifizieren können, erfolgen. Durch diesen manuellen Prozess entstehen auch hier Aufwände in Form von Ressourcenbedarf sowie Schulungs- und Koordinationsaufwänden, die mitberücksichtigt werden müssen. Vielfach wird dies nicht mit in Betracht gezogen. (“SharePoint ist ja ein IT-Produkt und die IT-Abteilung hat sich darum zu kümmern…”)

Kosten

Syntex ist nicht gratis oder in einer Standard E3 oder E5 Lizensierung mit enthalten. Seit dem 1.7.2023 werden ebenfalls keine per-user Lizenzen mehr vertrieben. Das Produkt wird nunmehr als “pay-as-you-go” (nutzungsbasierte Bezahlung) Modell vertrieben. (https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/syntex/syntex-pay-as-you-go-services) Das bedeutet, dass jede Syntex Transaktion berechnet wird. Auf der einen Seite kann dies Vorteile bringen, da man exakt das bezahlt, was man genutzt hat. Auf der anderen Seite birgt dies das Risiko, dass Anwender ggf. unbedacht massenhaft Syntex Aktionen auslösen (z.B. Bulk Upload in eine Dokumenten Bibliothek), die dann in hohen Kosten resultieren. D.h. hier ist dann eine genaue Überwachung der im Tennant generierten Kosten gefragt. – Eine zusätzliche Herausforderung für den Kunden.

Zuverlässigkeit

Wenn es um KI geht, bin ich mir nie ganz sicher, inwieweit ich den Ergebnissen trauen kann. Soll heißen, dass es für den Anwender nicht transparent ist, wie Syntex zu seinen Ergebnissen kommt. Möchte ich mich wirklich darauf verlassen, dass die Syntex KI aus einem wichtigen Vertrag, der zig Datumsangaben enthalten kann, die eine relevante Deadline korrekt extrahiert, mit dem dann ein Workflow zur Freigabe angestoßen wird? Entscheidend ist hier die Qualität der KI und die des Trainings der Modelle.

Vendor Lock in

Eigentlich ist diese Entscheidung schon bei der Auswahl und Einführung von MS365 gefallen. Dennoch möchte ich nochmal darauf hinweisen. Wenn man Syntex nutzen möchte, erhält man den größten Nutzen, wenn möglichst viele Informationen aus den vorhandenen Daten extrahiert werden. Liegen die Daten getrennt in verschiedenen Silos vor, muss man sich immer noch entscheiden, wo man danach suchen will. Einen ganzheitlichen Überblick erhält man eigentlich nur, wenn Syntex Zugriff auf möglichst viele Daten hat. Umgekehrt bedeutet dies aber auch, die “Kronjuwelen” in Form von Daten eines Unternehmens liegen bei einem einzigen Unternehmen. Ist das wirklich gut und so gewollt? Wenn die Entscheidung hier bewusst auf Basis sorgfältiger Abwägungen getroffen wurde, ist das OK. Andernfalls sollte man hier noch einmal kritisch hinterfragen.

Fazit

KI kommt mit voller Wucht und wird bleiben. Viele Bereiche unseres täglichen Lebens werden dadurch einfacher. Das trifft auch für die Microsoft KI-Technologien zu. Sie wird zukünftig einen echten Mehrwehrt – auch bei Aufgaben die wir uns derzeit vielleicht noch gar nicht vorstellen können – bieten. Allerdings sollte auf der anderen Seite KI nicht als Allheilmittel für alle Probleme und Herausforderungen herhalten. Schalten Sie Ihren gesunden Menschenverstand nicht aus und hinterfragen Sie kritisch, ob und wie KI wirklich einen effektiven Vorteil bringt. Entscheidend wird sein, wie gut Sie Ihre Anwender mit ins KI-Boot holen und eine Akzeptanz für KI schaffen. In diesem Sinne freue ich mich schon auf viele tolle neue KI basierte Features und die dazu gehörigen “Hochglanz-Präsentationen und Demos”. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite: Microsoft SharePoint