Mut zum Loslassen: Leichter durch Systemabschaltung und Archivierung

von Antje Dwehus |
Feb 5, 2021 |
Dekommissionierung und Archivierung | Enterprise Content Management

Minimalismus liegt voll im Trend, so folgen zum Beispiel Tausende der Aufräumexpertin Marie Kondo, um zu lernen, sich von Dingen zu trennen, die sie nicht mehr wirklich brauchen. Und wer von uns hat nicht schon, zumindest für einen kleinen Moment, mit der Überschaubarkeit eines Tiny-Houses geliebäugelt?

Fakt ist, dass viele sich in der heutigen, von Informationsüberflut und Komplexität geprägten Zeit, nach Einfachheit sehnen – privat, aber auch im Büro. Und diese Sehnsucht macht durchaus Sinn. Das gute Gefühl, das wir haben, wenn die Garage endlich entrümpelt ist oder unsere alten Möbel über den Sperrmüll entsorgt wurden, dieses Gefühl der Erleichterung können wir auch im Arbeitsalltag erlangen, wenn wir uns erlauben, uns von Altlasten zu befreien.

Unnötigen Ballast erkennen und sich konsequent trennen

Daher fragen wir uns bei der fme regelmäßig mindestens einmal im Jahr: Was kann weg? Was brauchen wir nicht mehr? Warum haben bzw. tun wir das eigentlich? Dabei werden Prozesse, ganze IT-Systeme, aber auch einzelne Dokumente betrachtet.

Ist es wirklich notwendig Preislisten oder Präsentationen von vor mehr als 15 Jahren in den produktiven Systemen aufzubewahren? Was bringen uns Forumsbeiträge zu Systemen, die es schon längst nicht mehr im Unternehmen gibt?

Auch im Büro ist weniger oft mehr

Tut man einfach nichts, stellen z. B. die ursprünglich gut gemeinten Möglichkeiten zum Dokumenten- und Wissensaustausch zunehmend ein Problem dar, da nicht mehr klar erkennbar ist, was richtig und aktuell ist. Anstatt schnelle Entscheidungen treffen zu können, investieren Mitarbeiter viel Zeit, um die gefundenen Informationen zu analysieren und auf ihre Relevanz zu prüfen. Gleichzeitig verursachen auch obsolete Informationen Kosten und belasten die IT-Systeme des Unternehmens. Im schlimmsten Fall stellen sie sogar ein Compliance-Risiko dar.

Es lohnt sich daher, als Unternehmen regelmäßig digitalen Frühjahrsputz zu betreiben und auch den Mut zum Loslassen bzw. Löschen zu finden. Dies muss geordnet und unter Berücksichtigung der rechtlichen Vorgaben und der Unternehmensziele geschehen.

Kontrolliertes Aufräumen mit den Experten

Unser Experten-Team „Dekommissionierung und Archivierung“ unterstützt Sie bei der kontrollierten Abschaltung ganzer IT-Systeme oder bei der Überführung von, nicht mehr für das Tagesgeschäft relevanten, Daten in ein Archivsystem. Wir helfen Ihnen einzuordnen, welche Informationen aufbewahrt werden müssen und welche gelöscht werden können. Laden Sie uns, als ihre Marie Kondo der IT, zu sich ein und machen Sie den ersten Schritt, um den Arbeitsalltag in Ihrem Unternehmen wieder etwas übersichtlicher und leichter zu machen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann schreiben Sie uns doch einfach.
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