BASF SE – Effiziente Verwaltung der Verkaufsvorgänge mit einer OpenText Documentum D2 Lösung von fme

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Herausforderung

BASF SE‘s Sales and Contracting Einheiten sind für die Abwicklung von konzerninternen und externen Verkäufen von technischen Ausrüstungen und Ingenieursleistungen zuständig. Die erstellten Kundenanfragen, Angebote, internen Kalkulationen, Verträge und zahlreichen Korrespondenzen wurden bisher größtenteils in Papierform in Akten abgelegt. Eine gemeinsame Arbeit an diesen Dokumenten war umständlich. Ziel der Einheiten war es, die bestehenden Sales and Contracting Prozesse durch papierlose Vorgänge abzulösen und die Vorgangsverwaltung zu vereinfachen.

Vorteile für den Kunden

  • Hohe Zeitersparnis bei der Verwaltung aller während der Verkaufsvorgänge anfallender Dokumente
  • Steigerung der Transparenz und Nachverfolgbarkeit der Verkaufsvorgänge
  • Einhaltung der Compliance-Vorgaben und damit Kosteneinsparungen bei Audits

Kunde

BASF SE

Partner

  • OpenText

Technologie / Service

  • D2
  • Documentum

Branche

  • Life Sciences

Topics

  • Enterprise Content Management

Lösung

fme entwickelte für die beiden Gruppen jeweils eigene, individuell auf ihre Anforderungsprofile angepasste Funktionen, basierend auf dem Grundstock einer gemeinsamen OpenText Documentum D2-Applikation. Die Lösung der fme AG ist aufgrund der hohen Konfigurierbarkeit von D2 jederzeit ausbaufähig, kann schnell auf sich wandelnde Geschäftsprozesse umgestellt werden und ist auf andere Abteilungen erweiterbar. Die Dokumentenablage erfolgt nun an einem zentralen Ort. Zudem sind alle Dokumente jeweils einem Vorgang zugeordnet, um die Nachverfolgbarkeit der Prozesse zu gewährleisten. Die Lösung steuert den Lebenszyklus aller Vorgänge und Dokumente über ein ausgefeiltes Status-Management. Metadaten werden lediglich einmal pro Vorgang eingegeben. Freie Volltextsuchen und vorkonfektionierte Suchformulare sparen nun wertvolle Zeit. Weiterhin werden Workflow-Elemente verwendet, um Mitarbeitern Review- und Freigabeprozesse zuzuweisen und so Geschäftsprozesse transparent zu machen und zu beschleunigen. Zukünftig ist der Ausbau der implementierten Prozesssteuerung sowie der mobile Zugang über Cloudfunktionalitäten geplant.

Technologie

  • OpenText Documentum D2 Version 4.6
  • OpenText Documentum Content Server 7.2
»Die OpenText Documentum D2-basierte fme Lösung begleitet underleichtert unsere Verkaufsvorgänge. Sie beschleunigt die tägliche Arbeit unserer Sales and Contracting Einheiten enorm und besticht durch eine hohe Anpassung an die Geschäftsprozesse. Die Funktionalität und Applikationsoberfläche ist zudem individuell an die unterschiedlichen Bedürfnisse des jeweiligen Sachgebiets angepasst.«
Pascal Biada - Contracting and Service Charging
BASF SE
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