Lösung
Der Auftrag der fme bestand darin das Kernteam in dieser von Aufbruchsstimmung geprägten Projektphase zu unterstützen, eine gemeinsame Ausrichtung auf ein Ziel zu erreichen und gemeinsam auf eine Jahresendveranstaltung hinzuarbeiten, die innerhalb der BLSK für Sichtbarkeit und Begeisterung für die digitalen Vorhaben sorgen sollte. Im Vordergrund stand zunächst die Befähigung des Projektteams für die Aufgabe als digitale MultiplikatorInnen sowie die methodische Planung und Durchführung des Events.
Zum Einstieg in das Projekt führte die fme ein zwei-tägiges Kick-Off mit allen Mitgliedern des Kernteams und der Auftraggeberin durch. Dort erarbeiteten die Teilnehmenden das Projektsetup sowie die Definition der einzelnen Rollen und Kommunikationswege und verabschiedeten diese. Unterstützt durch kreative und interaktive Workshopmethoden trug das Projekt-Kick-Off auch zum Teambuilding innerhalb des Kernteams bei.
Im weiteren Verlauf unterstützte die fme vorrangig bei der Konzeption, Vorbereitung und Durchführung der »Jahresabschlussveranstaltung« für alle Projektbeteiligten (ca. 70 Personen) mit dem Ziel auf das im Projekt Geleistete positiv und stolz zurückzuschauen und einen gezielten thematischen Austausch über Abteilungs- und Teamgrenzen hinweg zu ermöglichen.
Wöchentliche Abstimmungen und Arbeitstreffen begleiten die strukturierte Erarbeitung des Konzepts. Die Aufgaben und Ergebnisse dokumentierten fme und die BLSK in einem gemeinschaftlichen Online-Whiteboard und entwickelten sie dort weiter. Diese Vorgehensweise kann nun als Blaupause für weitere Veranstaltungen dienen und nachhaltig im Projektteam verankert werden.
Durch die Vorgabe und Anleitung innerhalb der Konzeptionshase (z.B. durch regelmäßige Statusrunden und transparente Dokumentation von Arbeitsergebnissen), konnte das Format inhaltlich und organisatorisch erfolgreich geplant und durchgeführt werden. Das als Barcamp (Teilnehmende haben die Möglichkeit, verschiedene Sessions zu besuchen; die Themen für diese Sessions werden live im Plenum gesammelt) geplante Format erreichte seine im Vorfeld anvisierten Ziele ausnahmslos. Gerade die Mischung aus festen Programmpunkten (Video mit Stimmen einzelner Projektmitglieder zu erreichten Meilensteinen im Projekt; Grußworte des Vorstands u.a.) und offenen Gesprächsrunden begeisterte die Teilnehmenden. So ergaben sich u.a. Gespräche über Themen wie Arbeit im Homeoffice, neue Apps und Technologien oder Verbesserungsidee für das Projektsetup. Die punktuellen, interaktiven Inhalte in Form von Online-Abfragen und Quizzes führten zu einer guten, virtuellen Interaktion zwischen Moderation und Plenum.
In der anschließend durch die fme konzipierte und durchgeführte Retrospektive innerhalb des Kernteams wurde die Veranstaltung als sehr erfolgreich bewertet.
Methoden
- Projektstrukturierung inkl. Aufgaben- und Rollenübersicht sowie Kommunikationsplan
- Methodische Theorieinputs
- Moderation Abstimmungstermine und Arbeitstreffen inkl. Aufgabennachverfolgung
- Strukturelle Erarbeitung Veranstaltungsfahrplan
- Erfolgreiche Veranstaltungsdurchführung
- Retrospektive