von The fme Team | Apr 5, 2024 | Digitale Transformation, Employee Experience Management, Microsoft
Sie kennen es doch auch, Aufgaben und Prozesse wiederholen sich stetig und kosten Tag für Tag Zeit, die man eigentlich gerne für andere Aufgaben hätte.
Tägliches Herumschlagen mit veralteten Applikationen, die weder performant noch intuitiv sind und durch unnötige Schritte Zeit und Nerven kosten. Mit Microsoft 365, genauer der Power Platform, schaffen Sie sich Abhilfe und erleichtern sich Ihren Arbeitsalltag, sodass Sie genau diese Kosten und Zeit einsparen.
Lösungsentwicklung mit der Power Platform – Was gibt es zu beachten und welche Prozesse lassen sich auch bei Ihnen im Unternehmen optimieren?
Mit Power Automate, lassen sich Automatisierungen, so genannte Flows, im Low-Code Prinzip erstellen. Einfache, persönliche Prozesse, wie eine Abwesenheitsbenachrichtigung, jedoch auch komplexere Arbeitsprozesse wie z.B. Genehmigungsflows, sind automatisierbar. Mit Power Apps können maßgeschneiderte Applikationen durch Low-Code Programmierung erstellt werden. Diese sind dann z.B. in Microsoft Teams oder das SharePoint Intranet integriert, um Datenquellen wie beispielsweise Listen oder Bibliotheken aus SharePoint, das Dataverse oder auch eine SQL Datenbank zu nutzen.
Anhand eines Beispiels aus einem vorigen Blogpost, der Verarbeitung von Eingangsrechnungen, wird nun einmal aufgezeigt, wie man Mitarbeiter langfristig entlasten kann.
Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist oft zeitraubend und mühsam, aber die Automatisierung dieses Prozesses mit der Power Platform hilft Ihren Mitarbeitern, den Arbeitsalltag zu erleichtern. Hier sind einige Möglichkeiten, wie die Power Platform dabei unterstützt:
- Eingangsrechnungen erfassen: Erstellen Sie mit Power Apps eine benutzerfreundliche App, mit der Ihre Mitarbeiter Eingangsrechnungen einfach scannen und erfassen. Dies erspart ihnen die manuelle Eingabe von Daten und minimiert Fehler.
- Datenextraktion: Die Power Platform bietet darüber hinaus auch Funktionen zur automatischen Extraktion von Daten aus Eingangsrechnungen. Erstellen Sie mit Power Automate beispielsweise eine Workflow-Regel, die die Rechnungen erkennt und die relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant automatisch extrahiert.
- Validierung und Genehmigung: Mit Power Automate erstellen Sie Workflow-Regeln, um die extrahierten Daten zu validieren und die Rechnungen automatisch an die richtigen Personen zur Genehmigung weiterzuleiten. Dies verkürzt den Prüfungsprozess erheblich und ermöglicht eine schnellere Zahlung von Rechnungen.
- Buchhaltungssystemintegration: Die Power Platform lässt sich nahtlos in Buchhaltungssysteme wie Microsoft Dynamics 365 oder anderen ERP-Systeme integrieren. Dadurch werden die automatisch verarbeiteten Rechnungen direkt in das Buchhaltungssystem übertragen, was Zeit spart, und die Fehlerquote reduziert.
Tipps für die Entwicklung von Power Apps
Schauen wir jedoch vom „Was“ zum „Wie“. Um einen besseren Einblick in die Umsetzung von Power Apps Apps zu bekommen, hier noch einige wichtige Dinge, die beim Entwickeln mit der Power Platform beachtet werden sollten. Hier möchte ich den Fokus auf das Staging und Co-Working setzen. Die folgenden sechs Punkte sind dabei besonders wichtig:
- Staging-Umgebung: Nutzen Sie eine separate Staging-Umgebung, um Änderungen und Aktualisierungen an Ihrer Power App zu testen, bevor Sie sie in die Produktionsumgebung übertragen Dies hilft, mögliche Probleme zu identifizieren und zu beheben, bevor Ihre Benutzer die App verwenden.
- Versionskontrolle: Beachten Sie die Versionskontrolle, um ein effektives Coworking in Power Apps zu ermöglichen. Nutzen Sie zum Beispiel Tools wie GitHub oder Azure DevOps, um die Historie der Änderungen zu verfolgen und die Zusammenarbeit zwischen den Entwicklern zu erleichtern.
- Freigabeprozess: Implementieren Sie einen Freigabeprozess, um sicherzustellen, dass nur genehmigte Änderungen von der Staging-Umgebung in die Produktionsumgebung übertragen werden. Dies beinhaltet möglicherweise die Überprüfung durch andere Entwickler oder Stakeholder.
- Datenmigration: Denken Sie an die Datenmigration von der Staging- in die Produktionsumgebung. Stellen Sie sicher, dass alle Daten erfolgreich übertragen werden und dass die Integrität der Daten während des Prozesses erhalten bleibt.
- Backup und Wiederherstellung: Erstellen Sie regelmäßig Backups von Ihrer Power App und den dazugehörigen Daten. Dies hilft, Datenverluste zu vermeiden und ermöglicht eine schnelle Wiederherstellung im Falle eines Problems.
- Kommunikation und Dokumentation: Versuchen Sie ein gutes Maß an Kommunikation und Dokumentation aufrechtzuerhalten, insbesondere wenn mehrere Entwickler an der Power App arbeiten. Dokumentieren Sie Änderungen, Aktualisierungen und Bugs, um das Verständnis zwischen den Entwicklern zu erleichtern und zukünftige Referenzen zu ermöglichen.
Indem Sie diese Richtlinien befolgen, optimieren Sie das Coworking in Power Apps und stellen sicher, dass Änderungen korrekt getestet und in die Produktionsumgebung übertragen werden.
Fazit
Die Power Platform ist eine sehr gute Lösung, um im Microsoft 365 Umfeld Applikationen und Automatisierungen zu implementieren und schafft unternehmensweit auch für den einzelnen Mitarbeiter einen Mehrwert. Man darf hierbei die Low-Code-Programmierung jedoch nicht unterschätzen. Wie auch in der klassischen Programmierung, gilt es, wichtige Dinge zu beachten, um es richtig und sauber umzusetzen.
Für weitere Tipps und Infos verfolgen Sie gerne weiterhin unsere Blogserie zum Thema Solution Development.
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von The fme Team | Apr 4, 2024 | Digitale Transformation, Employee Experience Management, Microsoft
In den letzten Jahren hat die digitale Transformation Unternehmen dazu veranlasst, neue Technologien zu nutzen, um ihre Produktivität und Effizienz zu steigern. In diesem Zusammenhang hat sich “Low Code” als eine bahnbrechende Methode etabliert, die es ermöglicht, Anwendungen mit minimalem Programmieraufwand zu entwickeln. Microsoft 365, eine der führenden Cloud-basierten Produktivitätssuiten, hat mit dem Low Code-Ansatz eine enorme Bedeutung erlangt. Doch warum sind Programmierkenntnisse trotz der Einfachheit von Low Code so wichtig? In diesem Blogpost wollen wir dieser Frage auf den Grund gehen.
Was ist Low Code überhaupt?
Bevor wir uns mit der Bedeutung von Programmierkenntnissen in Bezug auf Low Code auseinandersetzen, lassen Sie mich kurz erläutern, was Low Code eigentlich ist. Low Code ist eine Methode zur Anwendungsentwicklung, bei der Programmieraufwand reduziert wird, indem visuelle, Drag-and-drop-orientierte Entwicklungswerkzeuge eingesetzt werden. Dies ermöglicht auch Nicht-Entwicklern, Anwendungen zu erstellen und somit die Entwicklungsgeschwindigkeit erheblich zu erhöhen.
Die Einfachheit von Low Code – Täuschung oder Wirklichkeit?
Es ist wahr, dass Low Code die Hürden für die Anwendungsentwicklung senkt. Die Entwicklung komplexer Anwendungen wird durch die Verwendung visueller Werkzeuge erheblich vereinfacht. Geschäftsprozesse können effizienter gestaltet werden, indem Mitarbeiter ohne technischen Hintergrund schnell Lösungen erstellen. Allerdings ist die Annahme, dass keine Programmierkenntnisse notwendig sind, eine Täuschung.
Warum sind Programmierkenntnisse also wichtig?
Programmierkenntnisse sind von entscheidender Bedeutung in der heutigen technologisch geprägten Welt. Während Low Code-Plattformen zweifellos einen schnellen Einstieg in die Anwendungsentwicklung ermöglichen und für einfache Anwendungen und Geschäftsprozesse gut geeignet sind, stoßen sie bei komplexeren Projekten oft an ihre Grenzen. In solchen Fällen kommen die Fähigkeiten eines erfahrenen Programmierers ins Spiel, um individuelle Anpassungen vorzunehmen und komplexe Logik nahtlos einzubinden.
Ein weiterer Aspekt, bei dem Programmierkenntnisse unverzichtbar sind, betrifft die Integration von Anwendungen mit anderen Systemen und Datenquellen. In der heutigen vernetzten Geschäftswelt ist die reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Plattformen und Datenquellen essenziell. Hierbei sind Programmierkenntnisse gefragt, um maßgeschneiderte Schnittstellen zu programmieren und eine manipulationssichere Verarbeitung der Daten zu gewährleisten.
Darüber hinaus spielen Programmierkenntnisse eine zentrale Rolle bei der Fehlerbehebung und Wartung von Anwendungen, auch wenn diese auf Low Code-Grundlagen aufbauen. Trotz der hohen Benutzerfreundlichkeit und automatisierten Prozesse in Low Code-Umgebungen sind Fehler unvermeidlich. Das Verständnis von Code und die Fähigkeit, Fehler zu erkennen, zu verstehen und effizient zu beheben, sind daher von großer Bedeutung, um eine reibungslose Funktionalität der Anwendung zu gewährleisten.
Ein weiterer Vorteil von Programmierkenntnissen liegt in der Optimierung der Performance von Applikationen. Es reicht nicht aus, dass eine Anwendung lediglich funktioniert – sie muss auch effizient arbeiten. Hier kommen Programmierer ins Spiel, die in der Lage sind, den Code zu optimieren, Engpässe zu identifizieren und die Leistungsfähigkeit der Anwendung zu verbessern.
Schließlich spielen Programmierkenntnisse eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung wachsender Anforderungen und erweiterten Funktionen in Low Code-Anwendungen. Wenn eine Anwendung im Laufe der Zeit wächst und zusätzliche Funktionen benötigt, sind Programmierer in der Lage, diese komplexen Anforderungen zu bewältigen und die Anwendung auf das nächste Level zu heben.
Insgesamt lässt sich sagen, dass Programmierkenntnisse in der modernen Technologielandschaft von unschätzbarem Wert sind. Sie ermöglichen es, die Grenzen von Low Code zu überwinden, Anwendungen effizient zu gestalten, Fehler zu erkennen und zu beheben sowie erweiterte Funktionen hinzuzufügen. Sowohl für individuelle Entwickler als auch für Unternehmen, die innovative und leistungsstarke Anwendungen benötigen, sind Programmierkenntnisse ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Fazit
Low Code ist zweifellos eine wertvolle Methode zur Beschleunigung der Anwendungsentwicklung und zur Förderung der digitalen Transformation von Unternehmen. Es ermöglicht Mitarbeitern ohne Programmierkenntnisse, einen Beitrag zu leisten und maßgeschneiderte Anwendungen zu erstellen. Doch Programmierkenntnisse bleiben trotzdem ein wertvolles Gut. Sie ermöglichen es Entwicklern, die Vorteile von Low Code voll auszuschöpfen, während sie gleichzeitig die Komplexität und Skalierbarkeit der Anwendungen sicherstellen.
Die ideale Kombination besteht darin, Entwicklern und Nicht-Entwicklern zusammenzubringen, um Synergien zu schaffen und das Potenzial von Low Code voll auszuschöpfen. Microsoft 365 bietet hierfür eine vielfältige Plattform, auf der die Zusammenarbeit zwischen Entwicklern und Fachexperten nahtlos funktionieren kann.
Abschließend lässt sich sagen, dass Programmierkenntnisse auch in einer Low Code-Welt ein entscheidender Faktor für den Erfolg und die Wirksamkeit von Anwendungen sind. Unternehmen sollten daher darauf achten, ihre Mitarbeiter entsprechend zu schulen und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Low Code und traditioneller Programmierung zu finden, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
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von The fme Team | Mrz 20, 2024 | Digitale Transformation, Unkategorisiert
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ihre IT-Ressourcen optimal zu nutzen und gleichzeitig die Kosten im Griff zu behalten. Eine effiziente Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen, besteht in der Nutzung von Microsoft 365 Solution Development. In diesem Blogpost setzen wir uns damit auseinander, wie die Entwicklung von Lösungen auf Basis von Microsoft 365 nicht nur die Produktivität steigern, sondern auch die Kosten optimieren kann.
1. Cloud-basierte Infrastruktur und Skalierbarkeit
Die Grundlage jeder kosteneffizienten IT-Strategie ist die Nutzung von Cloud-Technologien. Microsoft 365 bietet eine umfassende Palette von Cloud-Diensten, die es Unternehmen ermöglichen, ihre IT-Infrastruktur zu virtualisieren und zu skalieren. Durch die Auslagerung von Servern und Speicher in die Cloud reduzieren Unternehmen ihre physische Hardware und erzielen dadurch erhebliche Kosteneinsparungen.
Dank der Skalierbarkeit von Microsoft 365 sind die Unternehmen in der Lage, ihre Ressourcen genau an die aktuellen Anforderungen anzupassen. Dies bedeutet, dass sie nur für die Ressourcen bezahlen, die sie tatsächlich verwenden, anstatt für überdimensionierte Hardware, die möglicherweise noch nicht einmal vollständig ausgelastet ist.
2. Effiziente Datenverarbeitung und -analyse
Daten sind das Herzstück moderner Unternehmen, und ihre effiziente Verarbeitung und Analyse ist entscheidend. Microsoft 365 bietet leistungsstarke Tools und Dienste zur Datenverarbeitung und -analyse. Mit der Entwicklung von maßgeschneiderten Lösungen stellen Sie sicher, dass Sie nur die Daten verarbeiten, die für Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen relevant sind.
Die Verwendung von Microsoft Power BI ermöglicht eine intuitive Datenvisualisierung und -analyse, wodurch Unternehmen schneller fundierte Entscheidungen treffen können. Durch den Fokus auf die Entwicklung von Lösungen, die genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind, vermeiden sie unnötige Kosten für den Umgang mit übermäßigen Datenmengen.
3. Automatisierung von Geschäftsprozessen
Ein weiterer Schlüsselaspekt der Kostenoptimierung durch Microsoft 365 Solution Development ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Indem sie maßgeschneiderte Lösungen erstellen, die wiederkehrende Aufgaben automatisieren, steigern Unternehmen nicht nur die Effizienz, sondern reduzieren auch Personalkosten.
Microsoft Power Automate ermöglicht es, Workflows und Prozesse zu automatisieren, angefangen bei einfachen Aufgaben, bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen. Indem Sie manuelle, zeitaufwändige Aufgaben automatisieren, entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von repetitiven Arbeiten und ermöglichen es ihnen, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
Fazit
Die Entwicklung von Lösungen auf Basis von Microsoft 365 bietet IT-Profis die Möglichkeit, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Kosten zu optimieren. Durch die Nutzung von Cloud-Infrastruktur, effizienter Datenverarbeitung und -analyse sowie der Automatisierung von Geschäftsprozessen nutzen Unternehmen ihre IT-Ressourcen optimal und dabei Kosten sparen. In einer Welt, in der Agilität und Kosteneffizienz entscheidend sind, ist Microsoft 365 Solution Development ein mächtiges Werkzeug für IT-Profis, um den Herausforderungen der modernen Geschäftswelt erfolgreich zu begegnen.
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von Ekko | Mrz 19, 2024
von The fme Team | Dez 13, 2023 | Enterprise Content Management, Microsoft, Microsoft SharePoint
In der heutigen digitalen Arbeitswelt spielt die effiziente Organisation von Dokumenten eine entscheidende Rolle. Insbesondere in SharePoint Online stehen Organisationen vor der Herausforderung, zwischen der Nutzung von Metadaten oder einer Ordnerstruktur zu wählen. Diese Entscheidung sollte jedoch nicht isoliert getroffen werden, sondern auf den spezifischen Anforderungen der Organisation, den Arbeitsabläufen und den Präferenzen der Benutzer basieren.
Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile, und oft bietet eine geschickte Kombination beider Methoden die optimale Lösung. Hier sind einige Überlegungen, um Sie bei dieser Entscheidung zu unterstützen.
Metadaten vs. Ordnerstrukturen – Die Kunst der Abwägung
Die Verwendung von Metadaten ermöglicht eine verbesserte Suche, da Benutzer nach spezifischen Attributen filtern können. Diese flexible Organisationsstruktur ist unabhängig von festen Ordnerhierarchien und fördert eine bessere Zusammenarbeit, indem Benutzer Dateien auf verschiedene Arten kategorisieren können. Zusätzlich ermöglichen Metadaten eine effektive Versionskontrolle, indem Informationen über den Status, die Freigabe oder andere relevante Attribute einer Datei gespeichert werden.
Auf der anderen Seite sind Ordnerstrukturen intuitiv und besonders für Benutzer, die an herkömmliche Dateisysteme gewöhnt sind, leicht verständlich. Ihre einfachere Implementierung erfordert oft weniger Planung und Konfiguration im Vergleich zu umfassenden Metadatenmodellen. Ordner bieten eine festere organisatorische Hierarchie, die sich besonders für bestimmte Szenarien wie Projekte oder Abteilungen eignet.
In der Entscheidungsfindung sollten Sie die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation, die Arbeitsweise Ihrer Benutzer und die Art der zu verwaltenden Inhalte genau analysieren. Die Akzeptanz und die Bereitschaft Ihrer Benutzer, sich an neue Organisationsmethoden anzupassen, sind ebenfalls entscheidende Faktoren. Oft erweist sich eine geschickte Kombination von Metadaten und Ordnerstrukturen als effektiv, wobei Ordner für die grobe Struktur dienen und Metadaten eine Feinabstimmung und zusätzliche Kategorisierung ermöglichen. Bei der Skalierbarkeit einer Lösung, insbesondere bei wachsenden Dokumentenbibliotheken, können Metadaten besonders vorteilhaft sein.
Möchte man tatsächlich eine Kombination einsetzen, dann besteht in SharePoint Online die Möglichkeit, Metadaten und Ordnerstrukturen auf intelligente Weise zu kombinieren, um eine flexible und effiziente Organisation der Dokumentenbibliotheken zu erreichen. Diese Integration bietet verschiedene Ansätze, um Metadaten und Ordner harmonisch miteinander zu verbinden.
Metadaten für Dateien in Ordnern
Eine bedeutende Möglichkeit besteht darin, Metadaten auf Dateiebene hinzuzufügen, unabhängig davon, ob sich die Dateien in Ordnern befinden oder nicht. Dies ermöglicht eine organisierte Struktur, in der Dateien in Ordnern platziert werden können, während zusätzliche Informationen über jede Datei durch Metadaten bereitgestellt werden. Auf diese Weise kann jede Datei individuell kategorisiert und detailliert beschrieben werden, selbst wenn sie sich in einem Ordner befindet.
Metadaten für Ordner
SharePoint Online ermöglicht es auch, Metadaten auf Ordner anzuwenden. Dies eröffnet die Möglichkeit, eine präzise Kategorisierung von Ordnern vorzunehmen, indem bestimmte Attribute oder Informationen zugewiesen werden, die für die Inhalte in diesem Ordner relevant sind. Dadurch wird nicht nur die Übersichtlichkeit verbessert, sondern es entsteht auch die Möglichkeit, Ordner auf einer höheren Ebene zu organisieren und zu kennzeichnen.
Kombination von Metadaten und Ordneransichten
Eine besonders leistungsstarke Möglichkeit der Integration besteht in der Schaffung unterschiedlicher Ansichten Ihrer Dokumentenbibliothek, basierend auf Metadaten oder Ordnerstrukturen. Benutzer können somit zwischen verschiedenen Organisationsansätzen wechseln, je nach ihren Anforderungen. Diese flexible Anpassung ermöglicht es, sowohl die grobe Struktur durch Ordner als auch Feinabstimmungen durch Metadaten zu nutzen. Benutzer können beispielsweise zwischen einer Ansicht, die auf Metadaten wie Datum oder Projekt basiert, und einer Ordneransicht für eine übersichtliche Hierarchie wählen.
Die Mischung von Metadaten und Ordnerstrukturen erfordert jedoch eine durchdachte Planung. Klare Benutzerrichtlinien sollten definiert werden, und Schulungen sind hilfreich, um sicherzustellen, dass Metadaten und Ordner konsistent und effektiv genutzt werden. Diese kombinierte Herangehensweise eröffnet eine optimale Organisation und Zusammenarbeit in Ihrer SharePoint Online-Umgebung, indem sie die Vorteile beider Methoden nutzt und gleichzeitig ihre potenziellen Schwächen ausgleicht.
Die erfolgreiche Implementierung einer effizienten Dokumentenorganisation in SharePoint Online erfordert nicht nur die richtige Wahl zwischen Metadaten und Ordnerstrukturen, sondern auch eine sorgfältige Berücksichtigung von Empfehlungen und bewährten Praktiken. Hier sind einige Schlüsselaspekte, die bei diesem Prozess berücksichtigt werden sollten:
Ermittlung der Anforderungen
Die Grundlage jeder erfolgreichen Dokumentenorganisation ist die genaue Ermittlung der Anforderungen Ihrer Organisation. Eine detaillierte Analyse sollte die spezifischen Arbeitsabläufe, die Art der zu verwaltenden Inhalte und die Bedürfnisse der Benutzer umfassen. Dies ermöglicht es, eine Organisationsstruktur zu schaffen, die präzise auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Benutzerakzeptanz und Schulung
Die Akzeptanz der Benutzer ist entscheidend für den Erfolg jeder Organisationsstruktur. Es ist wichtig, die Benutzer in den Entscheidungsprozess einzubeziehen und ihre Präferenzen zu berücksichtigen. Gleichzeitig sollte Schulungsmaterial bereitgestellt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter mit den gewählten Organisationsmethoden vertraut sind. Die Schulung sollte nicht nur den Umgang mit Metadaten und Ordnerstrukturen, sondern auch die Vorteile und effektive Nutzung dieser Elemente umfassen.
Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung
Die Anpassung der Organisationsstruktur sollte nicht als einmaliger Prozess betrachtet werden. Es ist wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob die gewählte Methode weiterhin den Anforderungen der Organisation entspricht. Veränderungen in den Arbeitsabläufen, neue Anforderungen oder technologische Entwicklungen könnten Anpassungen erfordern. Eine kontinuierliche Überprüfung ermöglicht eine agile Anpassung an die sich verändernden Bedürfnisse.
Skalierbarkeit berücksichtigen
Mit dem Wachstum der Dokumentenbibliotheken ist die Skalierbarkeit der gewählten Organisationsstruktur von entscheidender Bedeutung. Metadaten bieten oft eine besonders vorteilhafte Lösung in Bezug auf die Skalierbarkeit, da sie es ermöglichen, auch große Mengen an Inhalten präzise zu kategorisieren. Bei der Planung und Implementierung sollte daher darauf geachtet werden, dass die gewählte Methode auch bei steigendem Datenvolumen effizient bleibt.
Insgesamt sind klare Richtlinien, eine enge Zusammenarbeit mit den Benutzern, kontinuierliche Überprüfungen und die Berücksichtigung der Skalierbarkeit essenzielle Best Practices, um eine nachhaltige und anpassungsfähige Dokumentenorganisation in SharePoint Online zu gewährleisten.
Es ist von grundlegender Bedeutung, die getroffene Entscheidung kontinuierlich zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Nur so kann sichergestellt werden, dass Ihre Organisationsstruktur den sich ändernden Anforderungen Ihrer Organisation auf lange Sicht gerecht wird.
10 Tipps für einfache Nutzung und einen effizienten Prozess
Fällt Ihre Entscheidung auf eine Kombination oder ausschließlich Metadaten, gibt es verschiedene Tipps, um die Nutzung zu erleichtern und den Prozess effizienter zu gestalten, denn die Einführung von Metadaten in SharePoint Online kann für Anwender zunächst herausfordernd sein.
- Benutzerfreundliche Metadatenfelder erstellen: Erstellen Sie Metadatenfelder mit klaren und leicht verständlichen Bezeichnungen. Vermeiden Sie zu technische Begriffe und sorgen Sie dafür, dass Ihre Benutzer die Bedeutung jedes Metadatenfeldes leicht nachvollziehen können.
- Pflichtfelder minimieren: Begrenzen Sie die Anzahl der Pflichtfelder, um die Hürde für Benutzer zu reduzieren. Pflichtfelder sollten auf das Wesentliche beschränkt sein, um die Akzeptanz zu fördern.
- Standardwerte nutzen: Verwenden Sie Standardwerte für Metadatenfelder, wo dies sinnvoll ist. Dies verringert die Notwendigkeit für Benutzer, jedes Mal Werte manuell einzugeben, und erleichtert die Datenpflege.
- Automatisierte Metadatenzuweisung: Nutzen Sie automatisierte Workflows oder Regeln, um Metadaten basierend auf bestimmten Bedingungen automatisch zuzuweisen. Dies reduziert den manuellen Aufwand und stellt eine konsistente Metadatenzuweisung sicher.
- Übersichtliche Ansichten erstellen: Erstellen Sie klare und übersichtliche Ansichten in Dokumentenbibliotheken, die auf Ihren Metadaten basieren. Dies erleichtert es Benutzern, Dateien anhand definierter Kategorien zu finden.
- Schulungen und Ressourcen bereitstellen: Bieten Sie Schulungen und Ressourcen an, um den Benutzern das Verständnis für die Bedeutung und den Nutzen von Metadaten zu vermitteln. Je besser die Benutzer informiert sind, desto eher werden sie die Funktionen nutzen.
- Praxisnahe Beispiele zeigen: Veranschaulichen Sie die Verwendung von Metadaten anhand praktischer Beispiele, die für die Benutzer relevant sind. Dies kann helfen, den Mehrwert von Metadaten in ihrem täglichen Arbeitsablauf zu verdeutlichen.
- Feedback einholen und anpassen: Holen Sie regelmäßig Feedback von den Benutzern ein, um zu verstehen, welche Herausforderungen bestehen. Basierend auf dem Feedback können Sie Anpassungen vornehmen, um die Benutzerfreundlichkeit weiter zu verbessern.
- Integration mit vertrauten Tools betonen: Betonen Sie die Integration von Metadaten in vertrauten Tools wie Microsoft Teams oder Office-Anwendungen. Zeigen Sie, wie sich Metadaten nahtlos in den Arbeitsablauf der Benutzer integrieren lassen.
- Support und Hilfe anbieten: Stellen Sie einen klaren Supportmechanismus bereit und bieten Sie Hilfe an, wenn Benutzer Fragen zur Nutzung von Metadaten haben. Ein guter Support trägt zur Benutzerzufriedenheit bei.
Durch die Kombination dieser Tipps gestalten Sie die Nutzung von Metadaten in SharePoint Online effektiver und steigern die Akzeptanz unter den Anwendern.
Mit diesen Einblicken und Tipps sollten Sie bestens gewappnet sein, um einerseits eine sinnvolle Entscheidung zur Organisation von Dokumenten für Ihr Unternehmen zu treffen und andererseits die Einführung von Metadaten zu verbessern.
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