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Sind Sie bereit für Microsoft 365 Copilot?

Thorsten Melzer |
21. Dezember 2023 |

Wenn nicht, sollten Sie es spätestens jetzt sein. Das KI-Zeitalter hat längst Einzug gehalten und während mit ChatGPT binnen von nur drei Monaten 100 Millionen Benutzer verzeichnet wurden, dauerte es beim Smartphone 16 Jahre und beim Internet immerhin noch sieben Jahre! Bei der Eröffnung der diesjährigen Ignite Konferenz hat Satya Nadella, Vorstandsvorsitzender und CEO von Microsoft, nun auch Microsoft als „Copilot-Unternehmen“ betitelt und sprach vom Aufbruch in die Copilot-Ära.

Bereits Ende September 2023 hat Microsoft in New York die generelle Verfügbarkeit von Microsoft 365 Copilot gemeinsam mit Copilot für Windows sowie Bing Chat Enterprise angekündigt und das Produkt ist seitdem allgemein verfügbar.

Wie Microsoft 365 Copilot genutzt werden kann und was zu beachten ist, beschreibe ich in diesem Blog. Was steckt hinter Microsoft 365 Copilot und was sollte vor der Einführung unbedingt beachtet werden?

Copilot vs. Azure OpenAI

Blicken wir zunächst auf Copilot und die Abgrenzung zu Azure OpenAI. Mit Copilot hat Microsoft den Benutzern künstliche Intelligenz in Kombination von ihren Anwendungen, Ihren Unternehmensdaten – primär im Microsoft-Mandanten – sowie der Leistungsfähigkeit großer Sprachmodelle (Large Language Models – kurz LLMs) leicht zugänglich gemacht. Azure OpenAI ist hingegen nicht ohne Lösungsdesign und -entwicklung für den Endbenutzer direkt nutzbar, bietet aber ebenso großes Potential für Unternehmen. OpenAI-Modelle lassen sich auf diese Weise leicht in bestehende Anwendungen integrieren. Mit dem Azure OpenAI Service greifen Entwickler schnell und einfach auf eine breite Palette von KI-Modellen zu, einschließlich der Verarbeitung natürlicher Sprache und vielem mehr.

Während Copilot für Windows in das Betriebssystem Windows 11 integriert und Bing Chat Enterprise im Browser Microsoft Edge verfügbar ist, steht Microsoft 365 Copilot unmittelbar in den Microsoft 365 Apps wie z.B. Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook u.a. bereit. Microsoft 365 Copilot greift auf Inhalte des Microsoft-365-Mandanten sowie bei Bedarf auf Informationen aus dem Internet und bei Verwendung von sogenannten Plugins auch auf Drittsysteme zu. Plugin-Partner sind zum Beispiel Adobe, Atlassian, Bitbucket, Box, Oracle, Trello, um an dieser Stelle nur einige zu nennen. Microsoft bringt mit Copilot die KI direkt an den Arbeitsplatz – voll integriert in die Tool-Landschaft von Microsoft.

Und mit dem am 15.11.2023 angekündigten Copilot Studio geht Microsoft noch einen Schritt weiter: über eine Low-Code-Plattform lässt sich Microsoft 365 Copilot auf die Unternehmensbedürfnisse hin anpassen und eigenständige Copilots können entwickelt werden – bis hin zur Verbindung zu Legacy-Systemen oder der Einbindung von Unternehmensdaten in der On-Prem-Infrastruktur.

Microsoft Copilot 1

Quelle: https://www.codec.ie/hs-fs/hubfs/1-1.png?width=1280&height=720&name=1-1.png

Funktionsweise Microsoft 365 Copilot

Wie Microsoft 365 Copilot funktioniert, zeigt dieses Schaubild von Microsoft.

Kurz zusammengefasst: Zunächst erfolgt eine Sprach- oder Texteingabe des Benutzers (auch als Prompt bezeichnet) in einer der Microsoft 365 Anwendungen – das kann ein Satz oder eine Frage sein. Über Microsoft Graph und den semantischen Index (Microsoft 365 Copilot overview | Microsoft Learn) erfolgt eine erste Datenverarbeitung (Pre-processing). Anschließend wird der zuvor angepasste Prompt an das sogenannte LLM übermittelt und Copilot erhält dazu eine Antwort, die nun wiederum durch Graph und den semantischen Index die Antwort (Post-processing) für den Endbenutzer aufbereitet. Diese Antwort kann auch eine Aktion in der jeweiligen Anwendung auslösen – wie zum Beispiel die Zusammenfassung eines Textes in Microsoft Word.

Für mehr Details zur Funktionsweise empfehle ich die Dokumentation von Microsoft, die in meinen Augen für Copilot sehr hilfreich und umfangreich ist. Besonders lege ich allen Interessierten die Lernpfade zu Microsoft 365 Copilot ans Herz.

Steigerung von Produktivität und Qualität bei gleichzeitiger Zeitersparnis

Die Werbung von Microsoft klingt vielversprechend. Wie schön einfach wäre es doch, wenn lästige E-Mails von einer KI beantwortet würden, meine nächste Präsentation 30 Minuten vor dem Meeting noch schnell gezaubert würde oder ich im Chat all meine Fragen zum Kundenprojekt beantwortet bekäme. In einem „Early Access Program“ hat Microsoft über acht Monate weltweit mit unzähligen Unternehmen Copilot verprobt und mit den Kunden das Produkt weiterentwickelt.

Auf der Ignite 2023 stellte Microsoft unter anderem folgendes Zahlenmaterial vor:

  • 70% der Copilot-Nutzer sehen eine Produktivitätssteigerung
  • 68% sprechen auch von Qualitätssteigerungen in der täglichen Arbeit
  • 29% der Nutzer waren bei der Suche von Informationen schneller

Im Work Trend Index Special Report M365 vom 15.11.2023 liefert Microsoft aus dem „Early Access Programm“ weitere Zahlen der befragten Copilot-Benutzer.

Doch ohne gute Vorbereitung und ohne eine Strategie zur verantwortungsvollen Einführung von KI im Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter wird der Erfolg lange auf sich warten lassen. Auch die mögliche Skepsis gegenüber generativer künstlicher Intelligenz im Unternehmen kann geschürt werden, wenn dieser Wandel nicht mit Bedacht und der nötigen Sensibilität vonstattengeht.

Mit meiner Brille als langjähriger Microsoft 365 Consultant stelle ich jedoch die kritische Frage, ob die meisten Unternehmen überhaupt schon bereit sind für KI und Microsoft 365 Copilot? Diese Fragestellung ist sehr vielschichtig, denn neben der Technologie und der Frage nach Lizenzen, steht auch der Mitarbeiter als Nutzer von Copilot im Fokus des Geschehens. Zur Einführung von KI und Microsoft 365 Copilot gehört aus meiner Sicht eine Vision und Strategie, um die Kollegen mitzunehmen, zu befähigen und am Ende zu begeistern. Denn Begeisterung sieht derzeit z.B. in Deutschland anders aus:

Quelle: Eco_civey_Kuenstliche_Inelligenz.[grosses_Bild__zoombar_630_].png (630×354) (markenartikel-magazin.de)

42 % der deutschen Bevölkerung ist skeptisch in Bezug auf den Nutzen von künstlicher Intelligenz.
Jedoch ist die Angst vor Jobverlust nicht ursächlich für die KI-Skepsis, so die Studie. Und das ist sicher auch ein guter Anknüpfungspunkt bei Microsoft 365 Copilot, denn die KI soll am Arbeitsplatz unterstützen und vielleicht dem Anwender teils lästige Tätigkeiten abnehmen.

Change-Management und Schulung

Ein Change-Management ist zur Einführung von Microsoft 365 Copilot unabdingbar. Bereiten Sie Kommunikationsmaßnahmen vor und nehmen Sie Sponsoren mit an Bord. Die Einführung von KI ist kein reines IT-Thema, sondern muss von der Unternehmensführung getragen werden. Nur so gelingt es, den Mitarbeitern die Angst vor der KI zu nehmen. Stellen Sie die Mehrwerte und den Nutzen von KI in der täglichen Arbeit heraus! Es bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtige Arbeit und die Produktivität wird verbessert.

Befähigen Sie Ihre Kollegen mit der Formulierung von guten Prompts. „Garbage In, Garbage Out“ heißt es so schön in der IT. Sind die Eingaben ungültig oder unvollständig, wird auch das Ergebnis falsch oder ungenau. Die Sprach-/Texteingaben müssen präzise sein, einen Kontext haben. Auch Erwartungen und Datenquellen sind sehr sinnvoll. Nur gute Prompts liefern die besten Ergebnisse.

Schulen Sie die Anwender mit den Microsoft 365 Apps im Zusammenhang mit Copilot. Es scheint einfach und intuitiv zu sein, was Microsoft mit Copilot in den Apps implementiert hat, doch nicht jeder Anwender hat die Affinität, mit neuen Funktionen zurecht zu kommen. Denn die Bandbreite und Funktionen sind sehr umfassend. In Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Viva, OneNote, Whiteboard und Loop (Stand heute!) stehen zahlreiche Optionen zur Verfügung, die der Anwender zur Anwendung kennen und verstehen muss. Das können Entwürfe von Texten oder Präsentationsfolien sein. Möglich ist die Zusammenfassung von Informationen aus verschiedensten Datenquellen und die Analyse und Aufbereitung von Daten z.B. in Microsoft Excel, um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Sensibilisieren Sie Ihre Anwender! Jede Antwort von Copilot muss geprüft und bewertet werden. Ein Abgleich mit vertrauenswürdigen Quellen ist oftmals unabdingbar. Den Anwendern sollte bewusst sein, dass die Antworten mehr oder weniger zufällig sind. Obwohl ein und derselbe Prompt immer wieder verwendet wird, kann er zu unterschiedlichen Ergebnissen führen.

Planen Sie Schulungen und sammeln Sie Best Practices für Ihr Unternehmen. Rechnen Sie dafür ausreichend Zeit und Aufwand ein, um entsprechende Konzepte und Material zu erarbeiten. Das Material von Microsoft ist bisher lediglich in Englisch verfügbar. Nicht für jeden etwas!

Compliance einhalten

Doch eh Sie loslegen, sollten Sie unbedingt die Compliance-Themen ins Visier nehmen. Datensicherheit und Datenschutz sowie Mitbestimmung spielen eine wichtige Rolle bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot.

Binden Sie alle Stakeholder rund um Datenschutz, IT-Sicherheit sowie den Betriebs- bzw. Personalrat mit ein. Um eine Datenschutzfolgenabschätzung und Betriebsvereinbarung werden Sie nicht herumkommen.

Auch wenn Microsoft damit wirbt, dass Benutzer nur das an Ergebnissen erhalten, wozu sie auch berechtigt sind und die Schutzmechanismen innerhalb Ihres Microsoft 365 Mandanten greifen, sollten Sie unbedingt den Stand der Einführung und die Konfiguration prüfen und bei Bedarf anpassen.

Prüfen Sie Ihr Berechtigungskonzept zu SharePoint und Co. und wägen Sie ab, Tools wie Microsoft Purview oder Information Barriers einzuführen oder diese weiter zu optimieren. Der Zugriff auf Daten und Informationen wird über Microsoft 365 Copilot noch leichter und intuitiver möglich sein, sodass der Schutz dieser Daten auch innerhalb des Unternehmens sichergestellt sein muss.

Bereiten Sie Ihre Daten optimal vor und nutzen Sie die Etikettierung mit Vertraulichkeitsbezeichnungen. Microsoft Syntex kann Ihnen dabei helfen, Informationen aus Textdokumenten oder Mails zu analysieren und mit Schlüsselinformationen als Metadaten anzureichern, die so Copilot zugänglich gemacht werden. Weitere Informationen dazu auf unserem Blog: Microsoft Syntex – KI und alle Probleme sind gelöst, oder?

Betrachten Sie besonders das Einbinden von Tools und Services von Drittanbietern mittels Microsoft Graph-Connectoren oder Plugins. Überprüfen Sie die Datenschutzerklärung und die Nutzungsbedingungen der Drittanbieter und dokumentieren Sie die entsprechenden Datenflüsse.

Doch auch Microsoft ist die Sicherheit der Kundendaten wichtig: „Microsoft Copilot für Microsoft 365 erfüllt unsere bestehenden Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Verpflichtungen gegenüber Kommerziellen Microsoft 365-Kunden, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der Datenbegrenzung der Europäischen Union (EU). Eingabeaufforderungen, Antworten und Daten, auf die über Microsoft Graph zugegriffen wird, werden nicht zum Trainieren grundlegender LLMs verwendet, einschließlich derer, die von Microsoft Copilot für Microsoft 365 verwendet werden.“ (Quelle: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365-copilot/microsoft-365-copilot-privacy)

Technische Voraussetzungen, Rahmenbedingungen und Empfehlungen

Schaffen Sie weitere technische Voraussetzungen und prüfen Sie die Rahmenbedingungen:

  • Microsoft 365 Copilot ist derzeit ausschließlich für Microsoft 365 E3 oder E5 verfügbar
  • Mindestens 300 Benutzer müssen für Microsoft 365 Copilot lizensiert werden
  • Benutzer müssen über ein Microsoft Entra-ID-Konto verfügen
  • Benutzer sollten über ein OneDrive-Konto verfügen, um bestimmte Features in Microsoft 365 Copilot wie z.B. die Dateiwiederherstellung verwenden zu können
  • Microsoft 365 Copilot funktioniert mit dem neuen Outlook (aktuell im Preview)
  • Um die Funktionen von Copilot in den folgenden Apps nutzen zu können, müssen die selbstredend bereitgestellt sein:
    • Word
    • Excel
    • PowerPoint
    • Teams
    • Loop
    • Whiteboard
  • Um Latenzzeiten zu minimieren, wird grundsätzlich – wie auch als solches bei Microsoft 365 – eine Netzwerkbetrachtung und -optimierung empfohlen.
  • Aktivierung von WebSocket-Verbindungen für Endbenutzer.

Sprachunterstützung

Man fragt sich vielleicht, ob Deutsch oder andere Sprachen bei Microsoft Copilot unterstützt werden. Die gute Nachricht ist: Ja, hier hat Microsoft bereits viel getan und unterstützt derzeit neben Englisch auch Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch (Brasilianisch), Japanisch, Standard-Chinesisch und natürlich Deutsch.

Nur einen Wehrmutstropfen gibt es aktuell noch: Copilot in Excel ist momentan nur in Englisch verfügbar. Aber wie Microsoft selbst angibt, arbeiten Sie daran, insgesamt für Copilot weitere Sprachen bereitzustellen und das sicher auch bald für Excel mit dem kompletten Sprachpaket.

Für global agierende Unternehmen kann die Mehrsprachigkeit eine Herausforderung darstellen und das nicht nur in Hinblick auf Microsoft 365 Copilot. Wer sich nicht auf eine einzige Unternehmenssprache festlegen kann, wird sich damit auseinandersetzen müssen. Eine mehrsprachige Inhaltsstrategie umfasst einen Inhaltsplan für mehr als eine Sprache. Die Strategie sollte die oben genannten Fragen für jede Sprache beantworten. So kann beispielhaft SharePoint Premium mit Syntex Inhalte automatisch übersetzen. Diese Funktion ist bereits für Ende Dezember 2023 angekündigt.

Datenoptimierung

Noch ein paar weitere Tipps zur Vorbereitung Ihrer Unternehmensdaten.

Räumen Sie auf! Nichts ist schlimmer, als bei einer Suche veraltete und nicht mehr gültige Informationen zu finden. Das gilt für Microsoft 365 und somit für Copilot. Eine Prüfung und Bereinigung von Unternehmensdaten ist unabdingbar, damit Copilot auf relevante und aktuelle Daten zugreifen kann. Wiederholen Sie das kontinuierlich.
Lesen Sie hierzu auch unser ePaper SharePoint-Chaos vermeiden.

Bauen Sie mit Metadaten eine logische Informationsarchitektur auf, von der Copilot Beziehungen und Relevanz ableitet. Je besser auch hier die Datenqualität, desto besser werden die Antworten des Copilots sein. Erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag, wie Sie Metadaten in SharePoint Online richtig verwenden.

Interessant auch der Hinweis von Microsoft zur Verwendung von Tags. So wird beispielhaft empfohlen, Kunden-Tickets mit #Rückzahlung oder #Zahlungsproblem oder anderen Tags zu kennzeichnen. Ich muss gestehen, ausprobiert habe ich das selbst noch nicht, aber es bietet offenbar ganz neue Möglichkeiten. Nur bin ich der Meinung, dass es auch für Tags einer Struktur bedarf, denn andernfalls entsteht schnell ein Wildwuchs.

Die Standardisierung von Dateinamen und die Vermeidung von Abkürzungen ermöglicht es Copilot die Informationen und Inhalte besser zu erfassen und somit bessere Antworten zu liefern.

Nur wer seine Daten und Inhalte im Griff hat, erzielt gute Ergebnisse und einen Mehrwert mit Copilot!

Lohnt sich Microsoft 365 Copilot für mein Unternehmen?

Sicher ist diese Frage nicht leicht zu beantworten und bedarf einer detaillierten Betrachtung. Sollten die für Copilot in Frage kommenden Benutzer noch nicht über eine Lizenz für Microsoft 365 E3 oder Microsoft 365 E5 verfügen, ist dies neben den Lizenzkosten von Microsoft 365 Copilot (derzeit monatlich umgerechnet 27,65 EUR/Benutzer) mit einzuplanen. Auch entstehen interne und gegebenenfalls auch externe Aufwände für die Anpassungen und Vorbereitungen. Eventuell fallen zusätzliche Lizenz- und Implementierungskosten an. All das sollten Sie berücksichtigen und einplanen.

Doch wenn man allein die Lizenzkosten für Microsoft 365 Copilot betrachtet, stellt man fest, dass sich die monatlichen Kosten schnell amortisieren. Das statistische Bundesamt hat für 2022 ermittelt, dass eine Arbeitsstunde im Schnitt 39,50 Euro kostet. Spart der Copilot-Benutzer monatlich eine Stunde und 25 Minuten an Arbeitszeit und kann sich stattdessen anderen wichtigen Dingen widmen, hat sich die Investition bereits gelohnt. Und bedenkt man, dass für manche Arbeiten oftmals Tage benötigt werden – so z.B. das Erstellen einer Kundenpräsentation – und Ihnen Copilot in wenigen Sekunden eine fertige PowerPoint-Präsentation liefert, ist der Return of Investment schnell erreicht.

Aber der Mehrwert und Nutzen von Copilot für das Unternehmen und die Mitarbeiter zahlt sich nicht allein durch Zeitersparnis aus. Die Qualität der Arbeit wird gesteigert und Prozesse werden optimiert.

Vielleicht noch ein letztes Wort zu dem heutigen Lizenzmodell. Die Limitierungen auf mindestens 300 Copilot-Benutzer kommt nicht von ungefähr. Das Interesse an Copilot und somit auch die notwendige Rechenkapazität ist so immens groß, dass Microsoft noch Zeit und Geld in die Aufrüstung der Rechenzentren investiert. Auch das war ein großes Thema auf der diesjährigen Ignite.
Ich schätze, dass dieses Limit bald auch von Microsoft reduziert oder gar aufgehoben wird. Doch sollte man auch bedenken, dass Copilot nur bei größeren Datenmengen gut funktionieren wird, was eher bei Enterprise Kunden der Fall sein wird.

Update 16.01.2024

Prompt veröffentlicht Microsoft Mitte Januar 2024, dass nun Copilot für Microsoft 365 für sämtliche Unternehmenskunden – unabhängig von dem Lizenzmodell – verfügbar ist und das Minimum von 300 Benutzerlizenzen aufgehoben wurde.* Somit geht Microsoft den von mir erwarteten Schritt und das viel schneller als geahnt. Bleibt abzuwarten, ob auch kleine und mittelständische Unternehmen von Copilot für Microsoft 365 profitieren werden. Unabhängig von der Unternehmensgröße müssen die in meinem Blog-Artikel angestellten Überlegungen in Betracht gezogen werden.

* Quelle: Bringing the full power of Copilot to more people and businesses – The Official Microsoft Blog

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