Versicherungsbranche – Einführung von Microsoft 365 als Ablage- und Kommunikationslösung

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Herausforderung

Auf dem Weg hin zu einem modernen Arbeitsplatz, inklusive der Möglichkeit zur gleichzeitigen Zusammenarbeit an Dokumenten, galt es bei einem Versicherungskonzern, Microsoft SharePoint Online und OneDrive for Business sowie Microsoft Teams als Kommunikationslösung für weit über 15.000 Mitarbeitende einzuführen. Damit sollten die verteilten Dateiablagen für Abteilungen und Projekte, sowie die persönlichen Ablagen der Mitarbeitenden zusammengeführt werden. Aufgabe war es, die umfangreichen Bestandsdaten – möglichst automatisiert und mit geringen Ausfallzeiten – in die neue Umgebung zu übernehmen.

Es war geplant, die bestehenden und unterschiedlichen Kommunikations-Tools für Chat, Audio- und Video-Konferenzen durch Microsoft Teams zu ersetzen.
Ein besonderes Augenmerk lag dabei auf der Einhaltung der Regularien zum Datenschutz und der IT-Sicherheit.

Vorteile für den Kunden

  • Solide Grundlagen zur Einhaltung von Datenschutz und IT-Sicherheit
  • Gestiegene Informationstransparenz durch Integration der persönlichen Dateiablagen des Außen- und Innendienstes in Microsoft OneDrive und der Dateiablagen für Abteilungen in SharePoint Online
  • Kostenersparnis im Serverbetrieb und durch die Ersetzung von Drittsystemen für Videokonferenzen durch Microsoft Teams

Kunde

Unternehmen aus der Versicherungsbranche

Partner

  • Microsoft

Technologie / Service

  • Microsoft365

Branche

  • Financial Services

Topics

  • Collaboration & Modern Workplace (M365)
  • Enterprise Content Management

Vorgehen

Zunächst wurde mit dem Kunden eine Vision und die Strategie zur Einführung der notwendigen Services entwickelt. Im Anschluss nahm das Projektteam die Arbeit auf, um technische und regulatorische Grundlagen zu schaffen und ein Migrationskonzept für alle Ablagen zu erarbeiten.

Zur Analyse der bestehenden Ablagen und somit zur Vorbereitung der späteren Migrationen wurde das migrationcenter der fme AG eingesetzt, um die Migrationsarbeiten möglichst automatisiert, revisionssicher und mit minimalen Ausfallzeiten durchzuführen.

Microsoft SharePoint Online dient dem Unternehmen neben der zentralen Dateiablage auch als Intranet-Lösung. Weiterhin wird Microsoft Teams als interne Standard-Kommunikationslösung ausgerollt.
Mit Hilfe eines »BigPictures« zur zukünftigen Dateiablage in Microsoft 365 wurden bereits frühzeitig alle relevanten Stakeholder, wie Datenschutz und Betriebsrat, abgeholt.

Technologie

  • Zentrale Abteilungsablage mit Microsoft SharePoint Online und Microsoft OneDrive
  • Nutzung der bereits lizensierten Kommunikations lösungen auf Basis von Microsoft Teams
  • Automatische Migration der Inhalte von FileServern nach OneDrive und SharePoint Online mit dem fme migration-center
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