Volkswagen AG – go!DMS – Change Management für den Rollout

Herausforderung

Für das Management der explosionsartig wachsenden Menge digitaler Informationen setzen Unternehmen heute zunehmend auf Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Doch gerade in Konzernen ist die Systemlandschaft oft heterogen. Einzelne IT-Lösungen bilden zwar Fachprozesse elektronisch ab; über solche Insellösungen hinaus gibt es aber oftmals keine Anwendung für das allgemeine Management unstrukturierter Dokumente wie Projektdokumentation, Korrespondenz oder Abteilungsablagen. Das Finden von bestimmten Dokumenten, ein effektives Wiederverwenden von vorhandenem Wissen und das Nachvollziehen von Entstehungsprozessen sind damit nur schwer möglich oder sogar ausgeschlossen.

Der Volkswagen Konzern war sich bewusst, dass eine solche Datenhaltung auf Dauer nicht nur rechtliche Risiken birgt, sondern auch ein Produktivitätshemmnis darstellt. Deshalb fasste man in der Konzernzentrale den Entschluss, einen einheitlichen Volkswagen-DMS-Client zu entwickeln und auszurollen. Unter dem Namen »go!DMS« wurde der Client in der gesamten IT der Konzernzentrale Wolfsburg ausgerollt. Wesentlicher Bestandteil des Rollouts war das von der fme AG konzipierte und umgesetzte Change Management, um die Nutzer von Beginn an für das System zu begeistern. Mit konsistenter Projektkommunikation konnten die Nutzerzahlen während des Projektes um 45% gesteigert werden.