Unsere Referenzen
Begeben Sie sich in die gute Gesellschaft vieler weiterer renommierter internationaler Unternehmen, die wir seit Jahren bei ihrer IT unterstützen dürfen.

LIFE SCIENCES

»Der für mich größte Nutzen der fme-Lösung: volle Kontrolle über die gesamte Validierungsdokumentation eines Projektes.«

Carmen Schmid, Validierungsbeauftragte im Projekt SAP-Einführung — Daiichi Sankyo Europe GmbH

Zitate Life Sciences

INDUSTRIELLE FERTIGUNG

»Der Erfolg des Change Managements der fme hat gezeigt, dass die richtige Kommunikation
von Beginn an einen wesentlichen Einfluss auf das Projektergebnis hat.«

Guido Koenig, Projektleiter go DMS! — Volkswagen Aktiengesellschaft

Zitate Industrielle Fertigung

WEITERE BRANCHEN

»Das Projektergebnis ist eine Punktlandung. Dies liegt vor allem an der
fachlichen Expertise, der hohen Flexibilität der fme und der sehr engen Zusammenarbeit.«

Udo Runiello, Projektleiter— E.ON IT GmbH

Zitate Weitere Branchen

    Beziehungsgeschichten – Case Studies

    … wie für einander gemacht!
    fme unterstützt Unternehmen aller Branchen mit maßgeschneiderten Anwendungen. Profitieren Sie von unserer Branchenexpertise besonders in den Märkten für industrielle Fertigung und Life Science.

    Unsere Consultants kennen die branchenspezifischen Herausforderungen und verfügen über tiefgehendes Know-how. Dieses lassen wir in unsere Lösungen einfließen und setzen es gewinnbringend für Sie ein.

    Industrielle Fertigung
    BMW Group - Digitale Personalakte

    Die Personalabteilungen der BMW Group in Deutschland verwalten die Daten von rund 80.000 Mitarbeitern, sowie die der Rentner. Die Personalakten bestehen u.a. aus Verdienst- und SV-Nachweisen und Lohnsteuerbescheinigungen mit jährlich steigender Dokumentenanzahl.

    Ergebnisliste für eine Dokumentensuche bei der elektronischen Personalakte

    Ergebnisliste für eine Dokumentensuche bei der elektronischen Personalakte

    Bearbeitungsmaske zur Einrichtung einer Wiedervorlage

    Bearbeitungsmaske zur Einrichtung einer Wiedervorlage

    Aufgabe der fme in Zusammenarbeit mit Mitarbeitern der BMW AG war die Konzeption und Realisierung eines IT-Systems zur Überführung der Papierablage für Personalakten in ein digitales Archiv auf Basis des Dokumentenmanagement Systems von Documentum. Das Recherchieren, Anzeigen, Sortieren und Drucken von Dokumenten sollte von allen autorisierten Mitarbeitern in einem einheitlichen Format möglich sein. Ein besonders hoher Wert wurde auf die Sicherheit, eine hohe Systemverfügbarkeit und geringe Reaktionszeiten gelegt.

    Die neue elektronische Personalakte ersetzt komplett den in jedem Unternehmen bekannten Personal-Aktenordner mit allen Mitarbeiterunterlagen. Von der Bewerbung über den Anstellungsvertrag, den Zeugnissen, Verdienstnachweisen u.v.m bis hin zu den Rentnerunterlagen werden alle Informationen nun bei der BMW AG elektronisch im pdf-Format aufbewahrt. Der Zugriff auf jedes einzelne Dokument der Akte erfolgt verschlüsselt und wird durch ein sehr strenges Rechtesystem geschützt.

    Um der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und der Revisionssicherheit Folge zu leisten wird beispielsweise der Verdienstnachweis 10 Jahre im System gespeichert und danach automatisch aus der Personalakte gelöscht. Andere Dokumente sind über Jahrzehnte, selbst nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aufzubewahren. (Text gekürzt)

    BMW Group - SAP-Archivkopplung

    fme AG realisiert neuartiges Archivkonzept mit KGS ContentServer4Storage der KGS Software GmbH & Co. KG.

    Im Zuge der Neugestaltung seiner Finanzprozesse und -systeme hat BMW die Archivierung der Finanzbelege komplett neu organisiert. Lagen diese früher verteilt auf verschiedensten Archiven, sind sie nun zentral über SAP recherchierbar. Möglich macht dies der KGS ContentServer4Storage. Das zentrale speicherbasierte System archiviert Belege und Dokumente rechtskonform und ermöglicht einen schnellen und einfachen Zugriff.

    Die fme AG, Spezialist für Informations-Management-Systeme, ist seit langem Projektpartner von BMW im Bereich Dokumentenmanagement und hat das System gemeinsam mit der KGS Software implementiert. Das SAP-Team der fme hat auch eine Web-Oberfläche in SAP-Web-Dynpro-Technologie entwickelt, um Freigabeprozesse im Finanzwesen zu vereinfachen. Gleichzeitig mit dem Umstieg auf ein SAP-basiertes Bestellwesen stellte BMW sein Archivkonzept für die kreditorischen und debitorischen Belege um, von verteilten Archiven auf die zentrale Lösung KGS ContentServer4Storage. Diese basiert direkt auf dem hierarchischen Speichermanagement (HSM) von BMW – für das Archivieren anderer SAP-Module, z.B. für Dokumente, die im Rahmen des Beschaffungsprozesses benötigt werden, nutzt der Konzern den SAP Content Server. Die nahtlose Integration der Lösung in SAP macht aufwändige Rollouts von Clientkomponenten überflüssig. Für die Dokumentenanzeige kommt der SAP-Dokumentenviewer zum Einsatz. Anwender können Finanzdokumente dadurch viel einfacher verwalten, weil sie ihre gewohnte Anwendungsumgebung nicht verlassen müssen. Seit 2001 arbeitet der Automobilkonzern im Bereich Archivierung/ Dokumentenmanagement eng mit der fme AG zusammen. Für ein zentrales Finanzarchiv standen damit verschiedene Möglichkeiten auf der Basis vorhandener Systeme zur Verfügung. Entweder war jedoch das Datenmodell zu komplex und damit für die SAP-Archivierung zu groß dimensioniert – was unnötig Speicherplatz in der Datenbank benötigt hätte, oder aber funktionale Gründe führten zum Ausschluss von Lösungen. Auch der SAP Content Server stellte keine Alternative dar, denn die meisten zu archivierenden Dokumente entstehen außerhalb von SAP.

    Schlankes Datenmodell, Single-Sign-On, Verarbeitung externer Belege
    Durch seine Ausgestaltung des KGS ContentServer4Storage als ProxyServer und den Einsatz von Konnektoren kann dieser auch externe Belege verarbeiten und mit SAP verlinken. Weil der Archivzugriff mit der KGS-Lösung zentral über SAP stattfindet, müssen sich die Mitarbeiter per Single-Sign-On nur noch einmal anmelden und erreichen schneller die richtige Umgebung durch Filterung von Treffer- und Vorschlagslisten sowie Kreditorenauswahl. Ein weiterer Vorteil der neuen Lösung: Die Metadaten der Finanzbelege werden nun in SAP verwaltet. Bis dahin musste der Konzern diese Daten komplett extrahieren und in einer separaten Datenbank halten.

    100 Millionen Belege in zwei Wochen migriert
    Mitte April 2012 ging das System in den Produktivbetrieb, nachdem zuvor innerhalb von nur zwei Wochen die Altdaten auf die neue Lösung migriert wurden. Hierfür kam die KGS-Migrationslösung Migration4ArchiveLink zum Einsatz. Sie verfügt über eine Proxyserver-Funktion, mit der BMW eine aufwändige Migration vermeiden konnte: Die bestehenden Dokumente in den alten Finanzarchiven sowie die Schnittstellen zu Drittsystemen wie das Output-Management System wurden einfach in ihrer Struktur übernommen und an das KGS-Archiv angebunden.

    Caching für kritische Finanzarchive
    Zur geschäftskritischen Anwendung wird die KGS-Lösung insbesondere, wenn es um das Caching geht. Die Finanzbelege im SAP Backend sind einfach zu sichern, was aber tun bei Auszeiten wegen Wiederherstellung oder Überprüfung des Speichersystems? BMW hat deshalb damit begonnen, die Inhalte im SAP Backend mittels Caching durch den KGS Proxy Server zu sichern. Vor kritischen SAP-Finanzarchive wie z.B. im Zoll-Umfeld werden derzeit deshalb Cache-Speicher mit dem KGS Proxy Server aufgebaut. Dieser entscheidet jeweils aktuell: Ist das Speichersystem nicht im Zugriff, generiert er die Belege aus dem Cache und umgekehrt. Gleichzeitig schreibt er zu jeder Zeit die Daten aus dem Cache in den Speicher. Anders als der KGS Server ist der SAP Content Server dazu nicht in der Lage, da sein Cache Server nur lesenden Charakter hat.

    BMW Group - Scan- & DMS-Lösung für den Automobilbau

    Im Landshuter Werk der BMW AG werden jeden Tag Zehntausende von Zulieferteilen angeliefert. Jede der Lieferungen wird von Versandpapieren, beispielsweise Lieferscheinen oder Frachtbriefen, begleitet, die auf Grund rechtlicher Vorschriften bis zu zehn Jahre lang archiviert werden müssen. Damit sie bei Nachfragen jederzeit schnell wieder auffindbar sind, müssen die eingehenden Papierbelege mehrmals pro Tag durch die Zentrale Standortlogistik gescannt, verschlagwortet und organisiert abgelegt werden. Eine besondere Herausforderung dabei war die Überführung des bestehenden Volumens von ca. 750.000 Dokumenten aus dem alten System.

    Imaging Prozess mit Captiva InputAccel

    Imaging Prozess mit Captiva InputAccel

    Für die Realisierung des Scanclients fiel die Entscheidung auf die Dokumentenerfassungssoftware InputAccel der zur EMC Software Group gehörenden Firma Captiva. Anders als viele andere Scanlösungen lässt sich InputAccel nahezu frei auf die individuellen Bedürfnisse des Anwenders zuschneiden. So konnte fme mit geringem Aufwand die Formularmasken für die Verschlagwortung konfigurieren. Durch den Einsatz der InputAccel Documentum Exportfunktion stellte auch die automatische Ablage der gescannten Dokumente in Documentum kein Problem dar.

    Die Grundlage für die Datenübernahme bildete das von der fme entwickelte Produkt fme migration-center. Im Rahmen des Projekts wurde die Datenstruktur analysiert, die Daten ausgelesen und mithilfe des migration-center-Moduls »Autoimporter« nach Documentum importiert. Dabei wurden Metadaten, Zugriffrechte und Ablagestruktur berücksichtigt und die entsprechenden Objekte in Documentum automatisch angelegt. Der stets mitlaufende Protokollierungsjob ermöglichte eine durchgängige Überwachung und Nachvollziehbarkeit der gesamten Migration. (Text gekürzt)

    BMW Group - Scannen und Archivieren von Umlaufpapieren

    Die Zentrale Teileauslieferung (ZTA) in Dingolfing ist ein fester Bestandteil der BMW Group. Sie versorgt als Dienstleister für den Vertrieb die weltweite Handelsorganisation binnen weniger Stunden mit Original-Teilen für BMW und MINI Automobile sowie BMW Motorräder. Als Transportverpackungen dienen dabei sogenannte Umlaufpackmittel – Mehrwegverpackungen, die nach der Auslieferung an den Händler über einen Spediteur zurück an die zentrale Teileauslieferung gesendet werden. Um einen reibungslosen Ablauf des Prozesses zu gewährleisten, ist die sichere und effiziente Verwaltung der Umlaufpackmittel sowie der zugehörigen Behälterumlaufbelege unabdingbar. Mit der Lösung der fme sind die Mitarbeiter der zentralen Teileauslieferung nun in der Lage, Umlaufbelege effizient zu erfassen und recherchieren. Gleichzeitig ermöglicht die Applikation eine Ablösung des Papierarchivs unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung.

    BMW Group - Verwaltung von Steuergerätesoftware mit EMC

    Heutige Fahrzeuge enthalten bereits mehr als 100 verschiedene Softwarekomponenten die auf den unterschiedlichen Steuergeräten zum Einsatz kommen. Die Software aller Geräte muss zum Start der Produktion einer bestimmten Fahrzeugserie fehlerfrei zur Verfügung stehen. Zeitliche Aufschübe und Fehler, welche die Produktion oder das Fahrverhalten beeinträchtigen würden, hätten hohe Kosten zur Folge. Die fme AG stellte sich zusammen mit der BMW Group dieser Herausforderung und steuerte wichtige Komponenten, basierend auf EMC Documentum, zur Funktionalität der von Capgemini sd&m erstellten Softwarelösung SAFE (Software Abgabe für elektronische Komponenten) bei. Mit der Einführung dieser Anwendung im Frühjahr 2007 wurde ein wesentlicher Beitrag zur Optimierung der Softwarelogistik geleistet.

    Benutzer oberfläche im BMW Weptop

    Benutzeroberfläche im BMW Weptop

    Die Softwarelogistik (SWL) koordiniert den Prozess zur Freigabe der Steuergerätesoftware. Die Verwaltung der Software erfolgte dabei ursprünglich über Fileserver sowie deren Kommunikation zur Freigabe über E-Mails. Mit der steigenden Anzahl der Steuergeräte, deren Software und dem erhöhten Kommunikationsaufwand geriet dieses Verfahren an seine Grenzen. Der manuelle Abstimmungsaufwand war beträchtlich und stellte sich in vielen Fällen als ineffi zient heraus.

    Mit dem Projekt sollten die Freigabeprozesse zur fehlerfreien und pünktlichen Softwarelieferung optimiert werden. Über einen vordefinierten Prozess sollten die Aufgaben zur Prüfung und Freigabe an die verantwortlichen Personen verteilt und weitergeleitet werden. Ebenso sollte das System in der Lage sein, Software-Container in der Größe mehrerer Giga-Byte zu verwalten. (Text gekürzt)

    EagleBurgmann - SAP-Formularentwicklung & Druckmanagement

    Der internationale Dichtungshersteller EagleBurgmann stand im Rahmen der SAP-Einführung vor der Herausforderung, sein formulargesteuertes Dokumenten-Output-Management in SAP zu integrieren und die Druckverteilung an die verschiedenen Standorte zu automatisieren. Dabei galt es, das bereits bestehende externe Output-Management-System (OMS) anzubinden und die teilweise komplexen Anforderungen der Fachabteilungen an die Formulargestaltung zu erfüllen.


    Eine reibungslose Migration war für den gesamten Kunden-Auftragsprozess essentiell. Die Umstellung gelang schließlich ohne hohe Zusatzinvestitionen für Hardware und Lizenzen. Ein kompetentes Team aus SAP-Experten von EagleBurgmann und der fme AG sorgte zudem für die effiziente Projektdurchführung im geplanten Zeitrahmen.

    Die Architektur des Druckmanagements

    Die Architektur des Druckmanagements

    Mit der neuen Lösung generieren die Anwender komplexe Formulare wie Angebote, Lieferscheine, Bestellungen und Rechnungen nun komfortabel und ohne Medienbruch aus dem SAP-System heraus. fme unterstützte dabei intensiv bei der Entwicklung von mehr als 60 verschiedenen Formularen und Druckprogrammen. Auch für die SAP-Basis-Administration ergibt sich ein deutlicher Mehrwert: durch die Nutzung einer Z-Tabelle zur Druckersteuerung ist der Pflegeaufwand deutlich geringer als im Standardverfahren. Die für die Spool-Erstellung notwendigen XML-Dateien lassen sich gleichzeitig als Input für Drittsysteme wie z.B. das Enterprise-Content-Management-System Documentum nutzen.

    »Die fme AG war und ist ein sehr wertvoller Partner für uns! Die wechselnden Anforderungen unserer Fachbereiche wurden durch die kompetenten Mitarbeiter des SAP-Teams der fme stets sehr zielführend und effizient umgesetzt, so dass wir die Einführung gemeinsam erfolgreich und zeitgerecht abschließen konnten. Die langjährige Kompetenz und Unterstützung durch die fme auch im Documentum-ECM-Umfeld hat uns außerdem sehr dabei geholfen, SAP mit unserem bestehenden Dokumenten-Management-System sinnvoll zu integrieren.« berichtet Robert Steinke, SAP Output Management Verantwortlicher der EagleBurgmann. (Text gekürzt)

    EagleBurgmann - Reklamationsmanagement mit EMC Documentum

    Mit dem Projekt Reklamationsmanagement hat EagleBurgmann ein Instrument entwickelt, mit dem wertvolle Kundeninformationen, die durch Reklamationen verfügbar werden, intensiver genutzt werden. Dafür hat das Unternehmen mit weltweit 250 Standorten auf der Basis von EMC Documentum eine einheitliche Bearbeitung, eine durchgehende Dokumentation und einen globalen, auswertbaren Datenbestand geschaffen.

    Weltweit einheitliches Reklamationsmanagement
    Das Reklamationsmanagement ist für EagleBurgmann ein wichtiger Schlüssel für die Verbesserung der Produkt- und Servicequalität. Reklamationen sind zwar ärgerlich, schaffen aber einen guten Einblick in mögliche Verbesserungen bei Produkten, Vertrieb und Service. Voraussetzung dafür ist eine weltweit einheitliche und systematische Erfassung der Reklamationsgründe und die Einbindung der Datenbasis in das unternehmensweite Dokumenten-Management-System Documentum von EMC. Ein zweiter Aspekt ist die effektive und schnelle Bearbeitung von Reklamationen mit Einbindung in einen einheitlichen elektronischen Workflow. Hier können manuelle Tätigkeiten automatisiert, Prozesse beschleunigt und unternehmensweite Reports generiert werden. Gleichzeitig wird damit eine bessere Kostentransparenz erreicht, da nun weltweit alle Reklamationen in Echtzeit ausgewertet werden.

    Realisiert wurde das Reklamationsmanagement bei EagleBurgmann als Reklamationsmappe in Documentum. Sie ist als Ordner in die Verzeichnisstruktur von Documentum integriert.

    Realisiert wurde das Reklamationsmanagement bei EagleBurgmann als Reklamationsmappe in Documentum. Sie ist als Ordner in die Verzeichnisstruktur von Documentum integriert

    Lenzing - EMC² Documentum als SAP-Archiv

    Die Lenzing AG hat in Zusammenarbeit mit der fme AG ihr altes IXOS SAP-Archiv abgelöst und das bestehende Content Management System, EMC² Documentum, so angepasst, dass es für die Aufgabe als SAP-Archiv gerüstet ist. Die Documentum Infrastruktur wurde auf Stabilität und Ausfallsicherheit hin optimiert. Die Migration der Archivdaten gelang mit Hilfe des bewährten Migrationstools »Migration4ArchiveLink« unseres langjährigen Partners KGS ohne nennenswerte Downtime und mit lückenloser Dokumentation.

    Die Lenzing AG setzte bereits mehrere Jahre IXOS als SAP-Archivierungslösung ein. Zu Projektbeginn befanden sich dort rund 1 Terrabyte Archivdaten aus SAP. Das IXOS Archiv sollte jedoch aufgrund von anstehenden SAP Upgrades und ausgelaufenem Wartungsvertrag durch eine alternative Archivierungslösung abgelöst werden. Da EMC² Documentum bei Lenzing bereits seit dem Jahr 2000 als Enterprise-Content-Management-System (ECM) im Einsatz ist, sollte die vorhandene Infrastruktur genutzt bzw. zur Archivlösung erweitert und die Daten aus dem IXOS Altsystem migriert werden.

    Übersicht Lösungsarchitektur inkl. temporärer Migrationskomponente

    Übersicht Lösungsarchitektur inkl. temporärer Migrationskomponente

    Hauptziel war, das IXOS Archiv schnellstmöglich abzulösen, da der Wartungsvertrag ausgelaufen war. Zur Archivierung sollte die bisherige Documentum Infrastruktur als Archivlösung eingesetzt werden. Vor der Produktivsetzung des Documentum Archivs galt es, ein ausfallsicheres und stabiles System zu gewährleisten. Mit der Ablösung des IXOS Archivs mussten auch für den Scan-Client und den IXOS Viewer zur Anzeige von Archivdokumenten Alternativen gefunden werden. Der Zugriff auf die archivierten Dokumente und Daten sollte ausschließlich über SAP erfolgen. Die Ablösung des Archivs und aller betroffenen Komponenten sollten mit geringen Downtimes erfolgen.

    Durch den Einsatz eines bewährten Migrationstools konnte die Überführung der SAP-Archivdaten sicher und nachvollziehbar realisiert werden. Die Konsolidierung von Dokumentenmanagement und SAP-Archivierung auf die einheitliche Plattform EMC2 Documentum spart zukünftig Wartungs- und Administrationskosten.

    Benefit

    • Optimale Ausnutzung der vorhandenen Infrastrukturkomponenten
    • Konsolidiertes einheitliches Betriebsmodell
    • Höhere Systemstabilität durch redundante Komponenten
    • Reduzierung der jährlichen Wartungskosten (Text gekürzt)
    MAN Diesel & Turbo SE - Komplexe Dokumenten-Migration von EMC Documentum nach OpenText

    MAN Diesel & Turbo stand vor der Herausforderung, ihr bestehendes Enterprise Content Management System auf Grundlage von EMC Documentum abzulösen und die darin enthaltenen Dokumente in ein neues OpenText basiertes System zu überführen. Mit migration-center, dem marktführenden Migrationsprodukt der fme, konnten die Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform in das Zielsystem OpenText migriert werden. Dabei wurde die Datenintegrität sichergestellt und die gewünschte Transformation und Bereinigung erzielt.

    „Die zu überführende Datenmenge bewegte sich im Terrabyte-Bereich. Wir hatten rund zwei Millionen Dokumente, die unter der wichtigen Voraussetzung, dass keine Daten verloren gehen, aus einer sehr verankerten Ablagestruktur nach OpenText migriert werden mussten. fme hat sich mit ihrem Produkt migration-center dieser äußerst komplexen Aufgabe angenommen und das Projekt kompetent und professionell zum Erfolg geführt.“ (Achim Wilke, IT Projektleiter)

    Volkswagen AG - go!DMS - Change Management für den Rollout

    Für das Management der explosionsartig wachsenden Menge digitaler Informationen setzen Unternehmen heute zunehmend auf Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Doch gerade in Konzernen ist die Systemlandschaft oft heterogen. Einzelne IT-Lösungen bilden zwar Fachprozesse elektronisch ab; über solche Insellösungen hinaus gibt es aber oftmals keine Anwendung für das allgemeine Management unstrukturierter Dokumente wie Projektdokumentation, Korrespondenz oder Abteilungsablagen.

    Der Volkswagen Konzern war sich bewusst, dass eine solche Datenhaltung auf Dauer nicht nur rechtliche Risiken birgt, sondern auch ein Produktivitätshemmnis darstellt. Deshalb fasste man in der Konzernzentrale den Entschluss, einen einheitlichen Volkswagen-DMS-Client zu entwickeln und auszurollen. Unter dem Namen »go!DMS« wurde der Client in der gesamten IT der Konzernzentrale Wolfsburg ausgerollt. Wesentlicher Bestandteil des Rollouts war das von der fme AG konzipierte und umgesetzte Change Management, um die Nutzer von Beginn an für das System zu begeistern. Mit konsistenter Projektkommunikation konnten die Nutzerzahlen während des Projektes um 45% gesteigert werden. (Text gekürzt)

    Volkswagen AG - Zugriff auf digitale Personalakten

    Bei rund 95.000 Beschäftigten in den Volkswagen Werken Wolfsburg, Braunschweig, Emden, Hannover, Kassel und Salzgitter ist die Einführung einer einheitlichen digitalen Personalakte eine Entlastung für die Mitarbeiter in der Personalabteilung. Zwar arbeitete Volkswagen bereits an drei Standorten mit einer einheitlichen digitalen Lösung, die Entwicklung einer neuen Client-Software aber sollte alle Standorte berücksichtigen, portalfähig sein sowie Endanwenderund Sicherheitsanforderungen erfüllen. Mit dem neuen Client hat die fme AG die ältere Version der EMC Documentum Anwendung abgelöst und in die VW-eigene Ressourcenzuordnung eingebunden.

    Der Zugriff auf die Anwendung wird jetzt zentral gesteuert und vereinfacht administrative Prozesse. Ein spezielles Berechtigungskonzept sorgt für ein hohes Maß an Sicherheit. Durch die Kopplung an das Personalinformationssystem werden die  Personalstammdaten kontinuierlich synchronisiert. Der schnelle und gleichzeitige Zugriff auf Akten  entlastet die Mitarbeiter bei den administrativen Aufgaben. Dadurch werden Zeitverluste minimiert und Fehleingaben vermieden.

    Zielsetzung
    Ziel war die Entwicklung einer neuen Client-Software für alle Werke, die portalfähig ist und die wichtige Endanwenderund erhöhte Sicherheitsanforderungen erfüllt. Der Zugriff auf diesen Client sollte in die  zentrale VW-Ressourcenzuordnung integriert werden, um die automatisierten Prozesse des zentralen Systems zur Benutzerverwaltung UMS (User Management System) von Volkswagen zu nutzen. Ein  neues Berechtigungskonzept sollte zudem das Ausrollen über den bisherigen Nutzungsgrad  ermöglichen sowie die angebotenen Funktionen in der Nutzeroberfläche steuern. Ziel der Kopplung zwischen Documentum und der SAP/HR Anwendung war der synchrone Abgleich der Daten. (Text gekürzt)

    Vorwerk - Aktuelle und einheitliche Unterlagen im Vertrieb

    Die Vorwerk Teppichwerke stellen mit der Vertriebs-App docspread sicher, dass alle Vertriebsmitarbeiter auf ihrem iPad immer die gleichen, automatisch aktualisierten Unterlagen haben. Die Vertriebsleitung pflegt dieses einheitliche Informationssystem von einer zentralen Stelle aus und spart dabei viel Zeit und Ressourcen.

    Der Vertrieb bei den Vorwerk Teppichwerken nutzt iPads für den Außendienst. Bisher wurden die Vertriebsunterlagen per E-Mail verteilt oder per Stick auf das iPad geladen. Die Verwaltung auf den mobilen Geräten funktionierte allerdings nicht zufriedenstellend. Immer wieder waren aktuelle Unterlagen nicht verfügbar und mussten nochmals versandt werden. »Unsere Mitarbeiter im Außendienst sind gute Verkäufer. Dabei ist ihre Affinität zur Organisation von Dokumenten oder zur Technik sicherlich unterschiedlich. Deshalb haben wir nach einer Lösung gesucht, die ihnen einen Teil der lästigen Bürokratie abnimmt«, erläutert Jens Irmer, Leiter Innendienst Gesamtvertrieb bei den Vorwerk Teppichwerken.

    Mit docspread ist die Pflege und Vereinheitlichung von Vertriebsdokumenten

    Mit docspread ist die Pflege und Vereinheitlichung von Vertriebsdokumenten einfach und intuitiv

    Schlanke Vertriebs-App gesucht
    Alle Außendienst-Mitarbeiter sollten von einer zentralen Stelle aus mit den aktuellsten Unterlagen versorgt werden können. Auch eine einheitliche Dokumenten-Ablage auf den mobilen Geräten stand auf der Wunschliste, weil die bisherige Organisation über Standard-Apps zu einem unbefriedigenden Eigenleben geführt hatte. Ein gleicher Versionsstand bei den Unterlagen konnte so nicht erreicht werden. Die Sales-Lösung sollte über eine E-Mailfunktion verfügen und die Mitarbeiter mit wichtigen Dokumenten wie Preislisten, Artikelbeschreibungen, technischen Informationen und Produktbroschüren versorgen. Informationen über Verkaufsaktionen und Besuchsberichte sollten schnell und zuverlässig übertragen werden können.

    Life Sciences
    Bayer AG - QM-Dokumentation über das Intranet

    Um den Erfordernissen der ISO-Zertifizierung im Qualitätsmanagement gerecht zu werden, beschreibt der Konzernbereich „Information Management“ der Bayer AG ihre hierarchisch gegliederten Prozesse in einem Dokumenten-Management-System (DMS). Die darin abgelegten Informationen, Vorschriften und Anweisungen werden den Mitarbeitern im Intranet zur Verfügung gestellt.

    Der in einer Pilot-Version des Systems zu beobachtende, durch den ständigen direkten Zugriff auf das DMS entstehende Performance-Verlust sollte beseitigt werden. Alle Beschreibungen, Texte, Dokumente und Bedienelemente lagen nur in deutscher Sprache vor. Für das international agierende Unternehmen Bayer AG ist es jedoch unumgänglich, diese auch in anderen Sprachen vorzuhalten.
    Als grundlegende Änderung wurde zunächst eine Entkopplung der Website-Logik und dem dargestellten Inhalt durch Einsatz der DOCUMENTUM-Produkte WebPublisher und WebCache vorgenommen. Damit ist es nun möglich, verschiedene Stufen der Weiterentwicklung des Systems separat darzustellen und zu prüfen, bevor die Änderungen für alle Mitarbeiter im Intranet publiziert werden.
    Mit der Umgestaltung der Prozess-Daten und deren Ablage in XML-Dateien wurde eine Vereinfachung der Handhabung und eine Verbesserung der Änderbarkeit des Systems erzielt. Die Archivierung des neuen, Mehrsprachigkeit berücksichtigenden Systems zu einem festzulegenden Zeitpunkt kann entweder als Kopie der gesamten Website oder durch Bildung sogenannter Editions innerhalb des DMS durchgeführt werden. Auf diese Weise wird exakt reproduzierbar gemacht, was den Mitarbeitern einmal zur Verfügung gestanden hat. (Text gekürzt)

    Biologische Heilmittel Heel GmbH - Elektr. Dokumentationsprozesse

    Der Arzneimittelhersteller Heel hat gute Erfahrungen mit der Umstellung auf elektronische Prozesse auf Basis von Microsoft Office Sharepoint und EMC Documentum gemacht. Für die Umstellung auf einen einheitlichen elektronischen Workflow wurden zunächst die Verwaltungs- und Abstimmprozesse vereinheitlicht und eine neue Dokumentenstruktur mit definierten Hierarchien aufgestellt. Außerdem wurden die Verzeichnisstrukturen in SAP und im zentralen Dokumentationssystem (EMC Documentum) angepasst. Parallel wurde nach einer geeigneten IT-Unterstützung für die Verwaltung der Prüf- und  Verfahrensdokumentationen gesucht.

    Übersicht der Herstelldokumente in Abhängigkeit von ihrem Status

    Übersicht der Herstelldokumente in Abhängigkeit von ihrem Status

    Der Dokumentationsprozess war bisher papierbasiert und damit im Ablauf aufwändiger und weniger effizient als elektronische Prozesse. Außerdem haben wir die Chance genutzt, die Prozesse zu optimieren und die internen an die externen Prozesse anzugleichen. Nach Analyse der Ausgangssituation bei Heel wurde ein geeignetes elektronisches Verfahren und eine passende Plattform ausgewählt. Nach Maßgabe des Lastenhefts von Heel und des Pflichtenheftes von fme wurde für die elektronische Verwaltung der Prüf- und Verfahrensdokumentation schließlich Microsoft Office Sharepoint Server ausgewählt. Eine der Vorgaben war die enge Verzahnung von Sharepoint mit dem „Regulatory Document Management System“ von EMC Documentum.

    »Die Einführung von Sharepoint und die Umstellung auf eine elektronische Prüf- und Verfahrensdokumentation verlief auch dank der guten Zusammenarbeit mit fme reibungslos. Der gesamte Prozess ist jetzt erheblich transparenter und effektiver geworden und wir konnten konkrete Zeit- und Kostenvorteile generieren«, fasst Monika Gartner die Ergebnisse zusammen.

    Boehringer Ingelheim - Massendaten sicher nach FirstDoc migriert

    Die Pharmabranche muss durch immer häufigere Änderungen bei Prozessen, Geschäftsfeldern oder durch Übernahmen immense Anpassungskosten tragen. Deshalb stellen Unternehmen ihre hochgradig individualisierten elektronischen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) auf standardisierte Systeme wie CSCs FirstDoc um. Dafür müssen oft riesige Datenbestände mit komplexen Dokumentenstrukturen und einer umfangreichen Versionshistorie in das neue System migriert werden. Boehringer Ingelheim zeigt, wie das mit dem migration-center der fme geht.

    Boehringer Ingelheim betreibt seit über 13 Jahren ein individualisiertes EMC Documentum-System mit über 12 Mio. archivierten Dokumenten. Diese müssen in das auf Documentum basierende FirstDoc migriert werden. Dabei gilt es, vor allem drei große Herausforderungen zu meistern:

    • Die große Anzahl von 12 Mio. Dokumenten aus mehreren Unternehmensbereichen muss sicher und fehlerfrei, d. h. unter Einhaltung aller regulatorischer Auflagen und unter Wahrung der vollen Revisionsfähigkeit umgewandelt werden.
    •  Bei der Übernahme der Dokumente sollen die historisch gewachsenen und sehr unterschiedlichen Strukturen jedes Unternehmensbereichs berücksichtigt werden. Außerdem ist es erforderlich, die vorhandenen Dokument-Attribute mit den Anforderungen von FirstDoc abzugleichen und bei der Umsetzung auch die gleichzeitig verbesserten Businessprozesse abzubilden.
    • Während der sechs Monate dauernden Migration wird ohne Einschränkungen weiter im Altsystem gearbeitet und auch alle in dieser Zeit bearbeiteten Dokumente sollen nach der Umstellung in der neuen Version sofort verfügbar sein.

    migration-center mit Transformationsregeln.

    migration-center mit Transformationsregeln.

    Der Lösungsansatz für den Wechsel auf das neue System ohne Unterbrechung für die Mitarbeiter basiert auf einer Migration mit sogenannten Delta-Migrationen. Dabei erlaubt das migration-center eine Datenmigration in mehreren Teilschritten und währenddessen die weitere Nutzung des Altsystems.

    „Die Delta-Migration ist der optimale Ansatz und das migration-center das richtige Werkzeug. Die Dokumente werden fehlerfrei, unter Einhaltung aller regulatorischer Auflagen und revisionssicher migriert. Während der Migration zeigen detaillierte Reports den Status und mögliche Fehlerquellen. Die Mitarbeiter von fme lösen trotz der beträchtlichen Komplexität und des großen Datenumfangs alle Herausforderungen sehr engagiert und professionell“, berichtet Paul Yuhasz, Projektleiter Migration  bei Boehringer. (Text gekürzt)

    CSL Behring - Ein neuer Ansatz für Product Quality Reviews

    Annual Product Quality Reviews (APQRs) sind für Pharma- und Medizintechnik-Unternehmen eine regulatorisch vorgeschriebene Pflicht. Der Aufwand ist beträchtlich und muss in einem engen Zeitrahmen umgesetzt werden. Mehrere Unternehmensbereiche werden durch viele manuelle und damit fehleranfällige Recherchen belastet. Das Pharmaunternehmen CSL Behring zeigt mit seinem Manufacturing-Intelligence-Ansatz, dass dies auch anders geht.

    »Die Information auf Knopfdruck ist jetzt realisierbar. Wir können typische Fragen nach den Gründen für schlechter gewordene KPIs oder ob unterschiedliche Abweichungen die gleichen Ursachen haben, jetzt sofort nachverfolgen, im Self-Service«, berichtet Helmut Rector, CSL Behring.

    »Die Information auf Knopfdruck ist jetzt realisierbar. Wir können typische Fragen nach den Gründen für schlechter gewordene KPIs oder ob unterschiedliche Abweichungen die gleichen Ursachen haben, jetzt sofort nachverfolgen, im Self-Service«, berichtet Helmut Rector, CSL Behring.

    CSL Behring hat eine umfangreiche, in sich heterogene Produktpalette für Bereiche wie Gerinnungsstörungen, Immundefekte, Wundheilung und die Intensivmedizin. Jährlich müssen 29 entsprechend unterschiedliche APQRs im Umfang von bis zu 500 Seiten erstellt werden. Bei der Recherche werden in zahlreichen Abteilungen Daten aus sehr unterschiedlichen Quellsystemen zusammengestellt, ausgegeben, formatiert und in ein einheitliches Layout übertragen. Durch die große Vielfalt der Prozesse, Produkte und Bereiche ergeben sich teilweise nur wenige Gemeinsamkeiten.

    »Die APQR-Erstellung erfolgt für jedes Produkt einmal jährlich. Wir stehen dann mit aufwändigen manuellen Recherchen über mehrere Unternehmensbereiche unter großem zeitlichen Druck. Für die beteiligten Mitarbeiter ist es jedes Mal eine neue Herausforderung alle Besonderheiten des betreffenden Produkts zu berücksichtigen. Darin liegt eine weitere potentielle Fehlerquelle, die wir mit zusätzlichen Prüfverfahren ausschließen müssen. In der Summe ist der Aufwand sehr hoch«, beschreibt Helmut Rector, Quality Assurance Manager eSystems bei CSL Behring die Anforderungen.

    Mit Manufacturing Intelligence hatte die fme AG, ein Spezialist für Information Management, hier einen neuen Lösungsansatz entwickelt. »Mit der innovativen Manufacturing Intelligence sind bereichsübergreifende Big-Data-Analysen möglich, ohne aufwendige Data-Warehouse-Konzepte erstellen zu müssen. Wir verlagern die Analysekompetenz von der IT-Abteilung wieder zurück in die Fachbereiche«, so Dirk Bode, der fme-Vorstand. (Text gekürzt)

    Daiichi Sankyo - Faxlösung im Risk Management

    Hersteller von Arzneimitteln sind gesetzlich verpflichtet, auftretende Nebenwirkungen umgehend fristgerecht an die entsprechenden europäischen Behörden und, im Rahmen von klinischen Studien, an Ethikkommissionen, teilnehmende Ärzte und Institute zu melden und dies per Empfangsbestätigung nachzuweisen. Zuständig für die Behandlung solcher Vorfälle ist der Bereich Drug Safety/Risk Management. Da eine derartige Nebenwirkungsmeldung oft an eine Vielzahl von Empfängern gesendet werden muss, wird meist der Faxweg gewählt, um die knappen Fristen von wenigen Kalendertagen einhalten zu können. Die Verletzung dieser Frist kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass die Marktzulassung für das betroffene Medikament zurückgezogen wird. Dies würde für den Hersteller enorme finanzielle Verluste bedeuten.

    Die bislang bei DAIICHI SANKYO eingesetzte Lösung auf Basis der Serienbrieffunktion eines Textverarbeitungsprogramms führte zu stark erhöhten Sendezeiten. Daher bestand hier dringender Verbesserungsbedarf.

    Aufbauschema der Faxlösung mit EMC Documentum

    Aufbauschema der Faxlösung mit EMC Documentum

    Die fme AG konnte für DAIICHI SANKYO eine Lösung zur Verfügung stellen, die mittels einer Faxsoftware, Hardware sowie der Unterstützung durch ein Dokumentenmanagement-System die gesetzten Ziele erreicht.
    Dokumente über auftretende Nebenwirkungen werden von den Mitarbeitern des Risk Managements nun im Dokumentenmanagement-System (DMS) angelegt und verwaltet. Empfängerlisten, Anhangsdokumente sowie die Faxvorlage für das Deckblatt werden von Beginn an zentral abgelegt und kontrolliert. Vor dem eigentlichen Faxversand werden automatisch Musterfaxe zur Qualitätskontrolle erzeugt. Die Individualisierung der Anschreiben sowie die Steuerung und Kontrolle des Faxversands geschehen automatisiert aus dem DMS heraus. Der aktuelle Versandstatus kann vom zuständigen Mitarbeiter jederzeit nachvollzogen werden. (Text gekürzt)

    Daiichi Sankyo - Documentum-Vertragsarchiv

    In den letzten Jahren verzeichneten die DAIICHI SANKYO EUROPE GmbH und DAIICHI SANKYO DEUTSCHLAND GmbH ein bis zu 20-faches Wachstum an Verträgen mit internen und externen Vertragspartnern. Die bisherige papierbasierte Ablage erwies sich dabei im täglichen Umgang als sehr unflexibel und zeitraubend. Eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten, fehlende Suchfunktionen sowie mangelnde Nachverfolgbarkeit führten dazu, dass Verträge schlimmstenfalls doppelt erstellt wurden. Mithilfe der eingeführten elektronischen Lösung der fme AG wurde die Vertragsverwaltung für alle Beteiligten stark vereinfacht und merklich beschleunigt.

    Die Verträge der Firmen DAIICHI SANKYO EUROPE GmbH und DAIICHI SANKYO DEUTSCHLAND GmbH mit ihren internen sowie externen Vertragspartnern lagen durchgehend in Papierform vor. Diese wurden bisher in einem Papierarchiv in Kombination mit einer Datenbankapplikation zur Verwaltung der Metadaten abgelegt und archiviert. Die Anzahl der Verträge stieg in den letzten Jahren dabei sehr stark an – von früher monatlich zehn Verträgen auf mittlerweile 150 bis 200 Verträge. Dieses rasante Wachstum in Kombination mit der zeitlich und personell aufwändigen Vertragsverwaltung waren die Hauptgründe für die Ablösung durch eine vollständig elektronische Lösung. Insbesondere die gezielte Recherche, Verteilung sowie die Nachverfolgung bestehender Verträge stellten mit der bisherigen Lösung eine tägliche Herausforderung dar.

    Die von der fme AG entwickelte Lösung bildet die Vertragsverwaltung vollständig elektronisch ab. Basis für die webbasierte
    Anwendung ist die DMS-Plattform Documentum des Herstellers EMC, welche auch bereits in anderen Unternehmensbereichen der DAIICHI SANKYO EUROPE GmbH im Einsatz ist. Eine Überführung der papierbasierten Dokumente in das DMS erfolgt dabei sukzessive mit Hilfe der Scan-Software EMC Captiva. (Text gekürzt)

    Daiichi Sankyo - Validierungsdokumentation & Freigabeprozesse

    Ein erklärtes Ziel von Daiichi Sankyo Europe ist es, Unternehmensprozesse verantwortungsvoll zu gestalten und zu dokumentieren. Die Einführung von SAP nutzte die europäische Zentrale am Standort München, um die bislang papierbasierte und dadurch sehr zeitintensive Bearbeitung und Freigabe der validierungspflichtigen Dokumentation des »Systems Development Life Cycles« (SDLC) in einen elektronisch gesteuerten Prozess zu überführen. Mithilfe der dokumentenmanagementbasierten Lösung der fme AG bewältigt Daiichi Sankyo Europe die durchschnittlichen Freigabeprozesse nun fünfmal schneller als bisher.

    Validierungspflichtige, so genannte GxP-relevante Dokumente von Entwicklungsprojekten, wie z.B. User Requirement Specifications oder Risikoanalysen, wurden bei Daiichi Sankyo Europe bislang elektronisch erstellt und bearbeitet. Nach der Fertigstellung wurden diese ausgedruckt und mit einem Deckblatt versehen, welches die jeweils relevanten Personen vom Dokumentenverantwortlichen bis zum Systemeigentümer in einem zeitaufwändigen Prozess unterzeichneten und somit freigaben. Die Ablage der teilweise mehreren tausend Seiten umfassenden Papierdokumentation erfolgte schließlich in Aktenschränken des jeweiligen Systemeigentümers. Zentrales Ziel des Projektes war es also, durch die Ablösung des Papierarchivs die Freigabe und Suche der Dokumente deutlich zu vereinfachen und zu verkürzen um somit vor allem die Validierungsbeauftragten zu entlasten. Wichtige Faktoren waren dabei die zentrale Zugriffsmöglichkeit sowie die ortsunabhängige Freigabe durch eine elektronische Unterschrift unter Berücksichtigung aller rechtlichen Vorschriften.

    Dr. R. Pfleger GmbH - Homogene DMS-Infrastruktur auf Basis von OpenText Documentum

    Seit 2005 ist bei der Dr. R. Pfleger GmbH ein Dokumenten Management System (DMS) in Betrieb, welches verschiedene Geschäftsprozesse unterstützt. Nachträgliche Erweiterungen des Einsatzgebietes stellten sich problematisch und kostenintensiv dar. Die geringe Marktdurchdringung des damaligen Herstellers wirkte sich außerdem negativ auf die Kosten des Systems aus und führte zu einer unerwünschten Abhängigkeit. Ein neues DMS, das die ursprünglichen Kriterien erfüllt, aber in der Anpassung flexibler ist und durch eine breitere Marktpräsenz eine größere Unabhängigkeit vom Lieferanten gewährleistet, sollte das Alt-System ablösen.

    »Dank der Unterstützung von fme profitieren wir nun von vielen Vorteilen einer homogenen IT-Landschaft mit einem etablierten Dokumenten Management System (DMS). Die Einsatzgebiete des neuen DMS sind, wie gewünscht, vielfältiger und erweiterbar, während unsere bewährte Grundsatzstrategie der »Single Platform« unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben beibehalten werden konnte. fme überzeugte durch profundes Documentum und Life Sciences Know-how – eine sehr wertvolle Kombination.« (Sebastian Rauh, IT Leiter, Dr. R. Pfleger GmbH)

    Benefit

    • Wiederverwendbare Lösungskomponenten für weitere DMS-Einsatzgebiete
    • Kostenersparnis durch breite Verfügbarkeit von technischem Support
    • Konfigurierbare Lösungen, die zukünftig durch die interne IT betreut werden können

     

    Int. Life Sciences Konzern - Globales Records Management System

    Ein großes internationales Life Sciences Unternehmen hat in Zusammenarbeit mit der fme AG ein international konformes Dokumentenmanagement-System eingeführt. Ziel dieses Projektes war, eine Lösung zu implementieren, die dem Unternehmen dabei hilft, globale und lokale Standards der zunehmend komplexer werdenden rechtlichen, regulatorischen, geschäftlichen und Sicherheits-Anforderungen im Bereich Dokumentenmanagement einzuhalten.

    Die global verwendete EMC Documentum Anwendung wurde als Ziel für die offizielle Dokumentenstruktur und die Administrationsfunktionen identifiziert, um die Aufbewahrungsfristen entsprechend der Geschäftsaufgaben zu verwalten. Die neue globale Datenaufbewahrungsstruktur verfügt über unterstützende Funktionalitäten, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre aufbewahrungsrelevanten E-Mails und Dokumente basierend auf den spezifischen Geschäftsaufgaben einfacher und effizienter zu speichern. Automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien werden die konforme Datenspeicherung gemäß der spezifisch erforderlichen Aufbewahrungsfristen sichergestellen.

    Eine leistungsstarke ActiveX-basierte Drop-Zone ermöglicht es Benutzern, Outlook E-Mails einfach in das Dokumentenmanagement-System zu importieren.

    Eine leistungsstarke ActiveX-basierte Drop-Zone ermöglicht es Benutzern, Outlook E-Mails einfach in das Dokumentenmanagement-System zu importieren.

    »Das globale Dokumentenmanagement-System hilft uns, die globalen und lokalen rechtlichen Vorschriften einzuhalten und dank der vordefinierte Aufbewahrungsregeln und der Unabhängigkeit von organisatorischen Umstrukturierungen Zeit einzusparen. Die fme Mitarbeiter begegneten allen Herausforderungen mit Professionalität und fundiertem Know-how im Bereich Life Sciences« (Projektleiter, Rechtsabteilung)

    Benefit

    Das initiale globale Dokumentenmanagement-System-Projekt, welches von der fme AG im vorgesehenen Zeitrahmen und innerhalb des geplanten Budget durchgeführt wurde:

    • sorgt für eine deutlich höhere Nachhaltigkeit bei der Ablage und Archivierung von Dokumenten.
    • erleichtert die weltweite Zusammenarbeit durch eine einheitliche elementare Ordnerstruktur.
    • hilft Zeit zu sparen, da gemeinsame Ordner vordefinierten Aufbewahrungsregeln obliegen. (Text gekürzt)
    Int. Pharmaziekonzern - Revisionssichere Dokumentenmigration

    Im Rahmen eines eDiscovery-Projektes stand ein internationaler Pharmaziekonzern vor der Herausforderung, wichtige Dokumente, die zuvor mithilfe von eRoom verwaltet wurden, in einem Filesystem zur Verfügung stellen zu müssen, um die gesetzlichen Anforderungen im Falle einer Prüfung zu erfüllen. Die konzerneigene IT-Tochter wurde beauftragt, eine Lösung zu finden, mit der sich die Dokumente zuverlässig, rechtssicher und möglichst mit zusätzlichen Informationen (Attributen) angereichert von eRoom ins Filesystem migrieren lassen.

    „Sowohl das Produkt migration-center als auch die begleitenden Dienstleistungen der fme haben uns geholfen, die geforderten Voraussetzungen für unser eDiscovery-Projekt zu erfüllen, ohne die wir die gesetzlichen Vorgaben nicht einhalten könnten. Für die Migration aus eRoom und die Datenanreicherung mit weiteren Attributen besitzt migration-center ein Alleinstellungsmerkmal auf dem Markt und hat sich als sehr zuverlässig erwiesen. Das Team der fme verfügt speziell im Bereich Life Science und Datenmigration über große Kompetenz und war im Projekt äußerst hilfreich.“ (Projektleiter, Rechtsabteilung)

    Benefit

    • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für eDiscovery-Projekt
    • Verbesserte Datenqualität mit zusätzlichen Attributen
    • Verkürzte Projektdauer durch Einsatz des migration-centers
    Life Science Konzern - WebTop-Anwendung für E-Mail-Archivierung

    Für ein großes Life-Science-Unternehmen hat fme für alle Standorte weltweit die revisionssichere Ablage von E-Mails optimiert: signifikante Optimierungen bei der Einhaltung der revisionssicheren Ablage, der Prozesseffizienz und der Performance. Gemeinsam mit der fme AG wurde für die Ablage sämtlicher E-Mails in einem zentralen Dokumentensystem eine intuitiv bedienbare, browserbasierte Lösung entwickelt, die multilingual einsetzbar ist.

    »In den letzten Jahren ist das Mail- und Datenaufkommen enorm gestiegen. Gleichzeitig müssen alle Standorte jederzeit mit einer zufriedenstellenden Performance auf unsere zentralen IT-Systeme zugreifen können. Das gilt auch für Länder mit begrenzter Netzwerk-Bandbreite. Bei immer mehr E-Mails mit immer größeren Attachments mussten wir für die E-Mail-Archivierung daher neue Wege gehen.«, beschreibt der verantwortliche Projektleiter die Ausgangssituation für das Archivierungsprojekt.

    Maildropzone

    Maildropzone

    Die Lösung: Einfach und effizient
    Die zu archivierenden Mails bzw. auch Mailordner werden von MS Outlook auf einen speziellen Bereich innerhalb des WebTops, auf die sogenannte Mail Drop Zone, gezogen. Hierbei wird nicht die gesamte Mail inklusive Anhängen vom Benutzerarbeitsplatz zum WebTop transferiert, sondern nur notwendige Meta-Daten, anhand derer sich die Mail zu einem späteren Zeitpunkt eindeutig identifizieren lässt. Die eigentliche Archivierung findet durch einen dedizierten Server statt. Dadurch wird der Datenaustausch zwischen entfernten Arbeitsplätzen und der Server-Infrastruktur minimiert. Damit ist man weitestgehend unabhängig von Limitierungen der Netzwerkbandbreiten, die zu Problemen zwischen den zentral in Europa stehenden Servern (MS Exchange, EMC² Documentum, Archivserver) und den Anwendern, die über die ganze Welt verstreut sind (z.B. Asien), führen können.

    Eine intuitiv bedienbare WebTop-Anwendung
    Die Archivierungs-Applikation wurde von der fme AG als browserbasierte Lösung in den Documentum WebTop integriert. »Wir haben für die Archivierung jetzt eine elegante und einfach bedienbare Lösung gefunden. Für die Mailarchivierung ist kein eigener Client mehr erforderlich. E-Mails werden einfach per Drag & Drop in eine Mail Drop Zone gezogen und vom Anwender im richtigen Archiv-Verzeichnis abgelegt. Mit der Übertragung werden außerdem automatisch mehrere Services angestoßen. Damit haben wir eine sehr effiziente, intuitivbedienbare, zuverlässige und rechtskonforme Lösung«, fasst der Projektleiter die Vorteile zusammen. (Text gekürzt)

    Sankyo Pharma - Digitaler Rechnungseingang mit Documentum

    Der Prozess der Rechnungsverarbeitung ist auch im Zeitalter der elektronischen Datenverarbeitung in einem Großteil der Unternehmen noch immer papierorientiert. Grund dafür ist die derzeitige Rechtslage, die bis heute handschriftlich unterschriebene Rechnungen erfordert – einzige Ausnahme bilden Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Eine Umstellung auf ein elektronisches Rechnungsformat konnte daher bislang nur bei den wenigsten Lieferanten erreicht werden. Rechnungen auf Papier bestimmen also weiterhin den Alltag in der Buchhaltung.

    Aufbau der Rechnungseingangslösung

    Aufbau der Rechnungseingangslösung

    Um den Anforderungen an einen digitalen Rechnungseingang gerecht zu werden, konzipierte und realisierte die fme AG eine Lösung basierend auf dem Dokumentenerfassungs-System InputAccel von EMC Captiva und dem Dokumentenmanagement-System (DMS) EMC Documentum. Um die zentrale Administration der Systeme zu ermöglichen, wurde die serverseitige Infrastruktur komplett am Standort Deutschland aufgesetzt – an den Pilotstandorten befinden sich lediglich die dedizierten Scan-Arbeitsplätze. Ein webbasierter Zugriff auf die gescannten Rechnungen wird durch den Einsatz des Documentum Webtop ermöglicht. Die zentrale Ablage der Daten im DMS vereinfacht die Zusammenarbeit mit der Zentrale in Deutschland und bietet auch Außendienstmitarbeitern die Möglichkeit eines direkten Zugriffs auf die Rechnungen. Der Prozess der betragsabhängigen Rechnungsfreigaben wird über einen Workflow abgebildet. Im direkten Anschluss findet eine Datenübertragung an das ERP-System statt, so dass die zeitnahe Verbuchung und somit das nahtlose Arbeiten mit den digitalen Rechnungen in allen Phasen des Prozesses ermöglicht werden. Unterstützt wird die Buchung dabei durch die Möglichkeit, die gescannte Rechnung im DMS direkt aus dem ERP-System heraus zu öffnen. (Text gekürzt)

    Weitere Branchen
    Astrium GmbH - Wissenstransfer mit MOSS und Documentum

    Im Rahmen der ISS (International Space Station) Nutzung implementiert und betreibt Astrium Space Transportation das »Exploitation Management Information System«, kurz EMIS, im Auftrag der ESA. Ziel ist es, dass ESA und das Integrated Team mit EMIS eine gemeinsame Plattform nutzen für Zugriff, Verarbeitung und Abruf von nicht-öffentlichen Informationen über das ISS-Programm. Die Team-Mitglieder arbeiteten bereits mit den unterschiedlichen Anwendungen, die Koordination erfolgte hauptsächlich über E-Mails. Um ein Maximum an Innovation, Qualität, Kosteneffizienz und Termintreue zu gewährleisten, wurde im Rahmen eines Projektes mit der fme AG ein Portal implementiert, das alle Anwendungen integriert, die Koordination durch Workflows und Aufgabenlisten vereinfacht und damit gezielten Wissenstransfer ermöglicht. Das auf MOSS-Basis (Microsoft Office SharePoint Server) aufgebaute Portal erfüllt alle Anforderungen von Astrium und ist zudem sehr anwenderfreundlich.

    Integration im SharePoint-Portal

    Integration im SharePoint-Portal

    In der vorangegangenen Prototyp-Phase wurde zunächst nachgewiesen, dass die Integration von MOSS und EMC Documentum, dem bereits verwendeten Dokumentenmanagement-System, in das vorhandene EMISNetzwerk möglich ist. Im Rahmen dieser Projektphase wurde eine produktionsreife Portalplattform im Produktionsnetzwerk für den Pilotbetrieb aufgebaut. Das Deployment, die Datenaggregierung sowie die Planung und Entwicklung der notwendigen Webparts zur Integration der parallelsysteme Documentum und eRoom wurden durchgeführt und Know-How in diesem Umfeld aufgebaut. Die Testphase startete mit 100 Usern.

    »In Zukunft sollen alle Mitarbeiter von einer zentralen Plattform profitieren«, so Heinz-Martin Behrmann, Teamleiter bei Astrium Space Transportation, »und die Koordination über Workflows und gemeinsame Aufgabenlisten erfolgen«. Zudem wurden Datenspeicherung und -beschaffung, der Zugriff auf Fremdsysteme und die Möglichkeit zur Datenveröffentlichung für zusätzlichen Wissensaustausch über die leicht zu bedienende MOSS-Oberfläche realisiert.

    Zum Start des Portals wurde neben der Suche in Share-Point selbst zunächst die Integration von Suchergebnissenaus EMC Documentum und eRoom vorgenommen. In späteren Ausbaustufen folgten weitere Systeme. Aus diesem Grund entschied man sich bei Astrium für eine offene Architektur bei der Umsetzung des Projekts, um zukünftige Erweiterungen problemlos zu ermöglichen. (Text gekürzt)

    CTIE - Komplexe Dokumentstrukturen sicher migrieren

    Der Staat Luxemburg führt in seinen Ministerien und öffentlichen Verwaltungen die einheitliche und standardisierte ECM-Lösung »SIDOC« ein. Dabei müssen die vorhandenen, sehr vielfältigen Dokumentenbestände aus unterschiedlichsten Quellen in ein System zusammengeführt werden. In den bereits durchgeführten Projekten für die Migration der Bestandsdokumente hat sich das migration-center von fme im Vergleich mit anderen Tools als das leistungsfähigste und flexibelste Instrument durchgesetzt. 

    "Wir sind mit dem migration-center in der Lage, auch komplexe Dokumentstrukturen sauber, sicher und nachvollziehbar zu migrieren. Das ist ein sehr großer Vorteil", so Jean-Claude Olivier, Programm-Manager ECM des CTIE.

    „Wir sind mit dem migration-center in der Lage, auch komplexe Dokumentstrukturen sauber, sicher und nachvollziehbar zu migrieren. Das ist ein sehr großer Vorteil“, so Jean-Claude Olivier, Programm-Manager ECM des CTIE.

    In den öffentlichen Verwaltungen von Luxemburg hat sich über die Jahre eine große Vielfalt unterschiedlicher Dokumentenmanagementlösungen etabliert, von Documentum-, SharePoint- über Lotus-Notes- bis zu File-Server-Lösungen. Die Bearbeitung und der Informationsaustausch werden aufgrund dieser heterogenen Landschaft erschwert und die Betreuung der IT-Systeme sehr aufwändig. Mit der einheitlichen und standardisierten ECM-Lösung SIDOC wird eine zentrale und dadurch effizientere und kostengünstige Lösung eingeführt.

    Das Out-of-the-box-Programm migration-center für komplexe Bestandsdokumente
    Das CTIE, Zentrum für Informationstechnologien des Staates Luxemburg, hat die neue ECM-Standardlösung für die ersten Verwaltungen bereits erfolgreich eingeführt. Dabei wurde für die vorhandenen Altlösungen nach dem besten Weg in die Neuorganisation gesucht. Für die Überführung der Bestandsdokumente in das Neusystem wurde das Out-of-the-box-Programm migration-center eingesetzt. »Wir haben die am Markt verfügbaren Tools geprüft und das migration-center für diese Projekte als das Beste ausgewählt«, erläutert Jean-Claude Olivier, Programm-Manager ECM des CTIE. (Text gekürzt)

    Deutsche Post World Net - Documentum-Portal für Marktforschung

    Das MRSC führt mit internationalen und lokalen Partnerunternehmen weltweit in 70 Ländern jährlich rund 250 Marktforschungsuntersuchungen zu Themen wie Markt/Marktentwicklung, Brand Performance/Developement, Kundenzufriedenheit, Werbewirkung und Produktentwicklung durch. Neben den im MRSC erstellten Berichten werden Studien zu unterschiedlichsten Themenbereichen von Drittanbietern eingekauft. Vor diesem Hintergrund entsteht jährlich eine erhebliche Anzahl von Dokumenten. In der Vergangenheit wurden diese Dokumente über eine Lotus-Notes-Plattform verwaltet. Die gestiegenen Anforderungen hinsichtlich Berechtigungskonzept, Userverwaltung, Datenmenge und Recherche erfüllte die bisherige Anwendung nicht mehr.

    Der Redakteur kann beim Einstellen neuer Dokumente auf eine detaillierte Nomenklatur für die Klassifikation zurückgreifen.

    Der Redakteur kann beim Einstellen neuer Dokumente auf eine detaillierte Nomenklatur für die Klassifikation zurückgreifen.

    Die Ergebnisübersicht gibt Kurzinformationen über die zu einer Suche gefundenen Dokumente.

    Die Ergebnisübersicht gibt Kurzinformationen über die zu einer Suche gefundenen Dokumente.

    Die Zielsetzung war daher, ein System zu entwickeln, das die unterschiedlichen Nutzergruppen mit entsprechenden Berechtigungen berücksichtigt, effiziente Suchstrategien bereitstellt und Informationen themenspezifisch in Kategorien bündelt. Zudem sollte das Informationsangebot der Plattform durch die Möglichkeit der Recherche in externen Quellen (InfoGate) abgerundet werden.

    Da bereits das Konzernarchiv auf der Technologie von EMC Documentum basiert, wurde als Bestandteil dieser Plattform auch das neue Marktforschungsportal MafoNet+ auf Documentum erstellt. Die bereits in der Vorgängerversion MafoNet enthaltenen Dokumente wurden in das neue System automatisiert überführt. Die MRSC-Mitarbeiter greifen nun über ein Redaktionssystem darauf zu und legen hierüber zudem die erhobenen Informationen ab.

    Die Trennung von Redaktions- und Recherchesystem erlaubte es, für jeden Bereich die Funktionalitäten auf das wirklich Notwendige zu beschränken. Die Webtop-Oberfläche ist daher für beide Nutzergruppen übersichtlich und intuitiv handhabbar. Durch die Bündelung der Dokumente in konzernrelevanten Themengebiete (Kategorien) können gezielt Nutzergruppen für diese Kategorien freigeschaltet werden. Das Angebot wird dadurch auf den Nutzer und seinen individuellen Informationsbedarf zugeschnitten.

    Die neue Plattform versorgt die Kunden des MRSC weltweit mit präzisen, aktuellen Informationen. Diese werden – bedingt durch die detaillierte Verschlagwortung – schnell und einfach zur Verfügung gestellt. Einen weiteren Beitrag zur effizienten Nutzung liefert die einfache und intuitive Benutzeroberfläche von MafoNet+. (Text gekürzt)

    Deutsche Post World Net - Konzernarchiv der Deutschen Post

    Die Deutsche Post hatte sich das Ziel gesetzt relevante Dokumente zur Unternehmensgeschichte systematisch zu übernehmen, zu erschließen und zur Nutzung zur Verfügung zu stellen. Dabei mussten enorme Mengen vor allem analogen und auch digitalen Datenmaterials gesichtet, erfasst und langfristig erhalten werden. Das MRSC wurde aufgrund seiner Expertise in dem Umfeld Informationsmanagement beauftragt eine Lösung zu konzipieren, die diese Informationen effizient bereitstellt und somit wertschöpfend die Arbeitsprozesse unterstützt. Als erfahrener IT-Dienstleister stand ihm dabei die Braunschweiger fme AG zur Seite.

    Ergebnisliste mit Vorschaubildern

    Ergebnisliste mit Vorschaubildern

    Eine umfangreiche Erfassungsmaske ermöglicht detaillierte Recherchen

    Eine umfangreiche Erfassungsmaske ermöglicht detaillierte Recherchen

    In Zusammenarbeit mit dem MRSC ermittelte die fme zunächst, welche Hardware-Kapazitäten geschaffen werden mussten. Nach der Installation der entsprechenden Hardware wurde die Konzernarchiv-Software an die Bedürfnisse angepasst und eingeführt. Im „Digitalen Archiv“ werden die einzelnen Dokumente über eine Webclient-Schnittstelle erfasst. Hierbei werden die Dokumente durch verschiedene Attribute beschrieben, so dass später eine detaillierte und umfangreiche Suchmöglichkeit gegeben ist.
    Die Recherchefunktion wird zudem dadurch unterstützt, dass in der Ergebnisliste neben Dateiinformationen auch Vorschaubilder angezeigt werden, sofern Grafiken zu dem Gesuchten hinterlegt sind.

    Die überschaubare Systemstruktur bietet die höchsten Sicherheitsstandards – nur registrierte und autorisierte User können auf das Archiv und ausschließlich auf die vom Archiv freigegebenen Datensätze zugreifen. Registrierte Nutzer haben über Single Sign-On vom konzernweiten Intranet Zugriff auf die für ihren Nutzerstatus freigegebenen Informationen des Archivs. Die Oberfläche steht in deutscher und in englischer Sprache konzernweit zur Verfügung. (Text gekürzt)

    E.ON IT - Dokumenten-Management-Upgrade mit migration-center

    Die E.ON IT GmbH musste ein älteres Dokumenten-Management-System (DMS) und die verwalteten Dokumente zuverlässig und mit möglichst wenig Aufwand auf einen neuen Versionsstand migrieren. Gleichzeitig sollte die komplette DMSAnwendung modernisiert und erweitert werden. Das migration-center der fme wurde eingesetzt, um die Dokumente ohne Datenverlust und mit geringem Zeitaufwand zu migrieren.

    Modernisierungeiner DMS-Anwendung
    Die E.ON IT GmbH betreibt für die E.ON Netz GmbH das „Digitale Informations- und Archivierungssystem“ (DIAS) zur Archivierung, Bearbeitung, Suche und Darstellung technischer Dokumentationen. Mit DIAS werden über 700.000 Dokumente in 160.000 Ordnern und mit 2 Mio. Verknüpfungen verwaltet. Insgesamt 1.500 Nutzer greifen auf 30 unterschiedliche Dokumenttypen wie TIFF-, Excel-, Word- oder AutoCAD-Dateien zu. Diese können recht komplex sein, wie die AutoCAD-Gebilde aus vielen miteinander verbundenen Dateien. Anlass für das Migrations- und  Erweiterungsprojekt war der Wunsch der DIAS-Nutzer nach einer Modernisierung der historisch  gewachsenen Anwendung. Dabei galt es vor allem, drei Herausforderungen zu meistern:

    • DIAS basierte auf der alten Version 5.2.5 von Documentum, die vom Hersteller EMC nicht mehr supportet wurde. Documentum sollte in nur einem Schritt auf die aktuellste Version umgestellt werden. Damit verbunden war auch die Notwendigkeit, die verwalteten 700.000 Dokumente mit allen Verknüpfungen und Attributen zuverlässig und ohne Datenverluste zu migrieren.
    • DIAS war auch im Funktionsumfang nicht mehr zeitgemäß. Insgesamt 60 neue fachliche Anforderungen wie eine neue Auftragsverwaltung und eine neue Suchfunktion sollten realisiert werden.
    • DIAS fehlte es angesichts der großen Datenmengen außerdem an einer ausreichenden Performance.  Das Antwortzeitverhalten z. B. für Navigations- und Suchaufgaben sollte deshalb mindestens um den Faktor zwei verbessert werden. (Text gekürzt)
    E.ON Ruhrgas AG - Mehr Sicherheit für Vertragsdokumente

    Kerngeschäft der E.ON Ruhrgas AG ist der Einkauf und Verkauf von Erdgas. Beide Abteilungen erstellen und verwalten Verträge und vertragsergänzende Dokumente. Zur Abwicklung der Verträge benötigen aber auch andere Abteilungen Kenntnisse von bestimmten, ausgewählten Vertragsinhalten. Dabei müssen die Anforderungen des Unbundling erfüllt werden. Die Verteilung erfolgte bislang papierbasiert. Daraus ergaben sich nicht nur Verzögerungen, der Prozess stellte sich auch als äußerst intransparent dar. Hinzu kam die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, die berücksichtigt werden mussten. Ziel des Projektes »Vertragsdatenmanagement« war die Realisierung einer integrierten, anwenderfreundlichen und revisionssicheren Verwaltung und Verteilung von Vertragsdaten im Zusammenhang mit der Erfüllung von Unbundling- Anforderungen auf Basis von EMC Documentum und setupSmart von fme. setupSmart half bei der Umsetzung durch eine standardisierte Methodik und einer durchgängigen Architektur für alle unternehmensinternen Webtop-Anwendungen.

    Individuell angepasste Verteilerlisten sorgen für Zugriffsschutz

    Individuell angepasste Verteilerlisten sorgen für Zugriffsschutz

    Projektziele
    Zur Umsetzung einer zentralen Ablagestruktur für alle Vertragsdokumente auf Basis von EMC Documentum als einheitliche, benutzerfreundliche Plattform, stand die Abschaffung der umständlichen, papierbasierten Verteilung im Vordergrund mit all ihren Nachteilen. Stattdessen sollte der Erfassungs-, Verteilungs- und Verwaltungsprozess digital erfolgen. »Uns war vor allem wichtig, die Transparenz des gesamten Verwaltungsprozesses zu optimieren aber auch den Prozess insgesamt zu verbessern sprich zu beschleunigen«, so Frank Schülke, Leiter Portalsysteme und DM der E.ON Ruhrgas AG. Darüber hinaus ist die Gewährleitung eines hohen Zugriffsschutzes von großer Bedeutung gewesen. Schließlich handelt es sich um äußerst sensible, vertrauenswürdige Vertragsinhalte, die nicht für Jedermann zugänglich sein sollten und die deshalb durch ein einfach anzuwendendes und effektives Berechtigungskonzept gesichert werden mussten. Die dezentrale Pflege von Berechtigungen, Empfängergruppen u.ä. durch die verantwortlichen Fachbereiche sollte dazu beitragen, den gesamten Verwaltungs-Prozess zu beschleunigen, für mehr Transparenz zu sorgen und gleichzeitig die zentrale IT-Abteilung zu entlasten. (Text gekürzt)

    Globaler Versicherungskonzern - Upgrade & Migration zu Documentum 7

    Ein internationaler Versicherungskonzern benötigte ein Upgrade seines Documentum 6.5 SP2-Systems auf Documentum 7. Das Ziel: auch weiterhin technischen Support in Anspruch nehmen zu können und mehr als 3.000 Documentum-Anwendern neue Client-Technologien und -Funktionalitäten bereitzustellen. Außerdem sollte die bisherige Datenbankanwendung außer Betrieb genommen und in die vorhandene Documentum-Plattform integriert werden. Um eine optimale Performance und Verfügbarkeit für Documentum 7 zu gewährleisten, musste die gesamte Infrastruktur der komplexen Umgebung neu gestaltet werden. Das Unternehmen beauftragte fme US LLC, das Projekt gemeinsam mit dem Team des Kunden umzusetzen. Als Resultat verfügt der Versicherungskonzern inzwischen über eine voll unterstützte Umgebung, wodurch Kosten für einen erweiterten Support eingespart werden.

    Die Hauptgründe für das Upgrade von Documentum 6.5 SP2 auf D7 waren zum einen die Kosteneinsparungen durch den Wegfall des erweiterten Supports; zum anderen sollte eine langfristige Lösung zur Dokumentenverwaltung mit umfassenden Supportleistungen implementiert werden. Von den neuen Funktionen und Technologien wie xCP 2.x oder D2 4.x erhoffte man sich eine höhere Mitarbeiter-Usability sowie die Einhaltung neuer Kundenanforderungen.

    Komplexe Documentum-Anwendungsumgebung bei einem großen Versicherungsanbieter vor dem Upgrade und der Migration

    Komplexe Documentum-Anwendungsumgebung bei einem großen Versicherungsanbieter vor dem Upgrade und der Migration

    fme und der Kunde arbeiteten eng zusammen, um das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abzuschließen. Im Rahmen der Initiative nahmen fme und der Versicherungskonzern am Rapid Success Program (RSP) von EMC teil, wodurch in kurzer Zeit Probleme in Zusammenhang mit D7 behoben sowie Fragen beantwortet werden konnten.

    Benefit

    • Kosteneinsparungen für erweiterten Support
    • Verbesserte Performance des Documentum Content Server
    • Das Unternehmen profitiert von der Virtualisierung, da sich die neue Infrastruktur bei Unternehmenswachstum oder Firmenzukäufen frei skalieren lässt (Text gekürzt)
    Int. Elektronikkonzern - EMC D2 in der Vertragsverwaltung

    Bereits seit mehreren Jahren verwaltet ein großer deutscher Elektronikkonzern seine hochsensiblen Vertragsdokumente mit der Dokumentenmanagementlösung Documentum des Herstellers EMC². Das alte System wurde jedoch den Anforderungen der Mitarbeiter im Laufe der Zeit nicht mehr gerecht. Die fme AG entwickelte nun eine Vertragsmanagementlösung auf Basis des aktuellen EMC-Clients Documentum D2. Damit wurde eine seit vielen Jahren bestehende Anwendung basierend auf dem EMC Webtop erfolgreich abgelöst. Ein vorgelagerter Proof of Concept (PoC) stellte sicher, dass auch durch den konfigurativen Ansatz des D2-Clients die Anforderungen der Fachbereiche erfüllt werden und somit eine Investitionssicherheit für das Unternehmen gegeben ist. Die Ergebnisse des PoC’s dienten als maßgebliche Entscheidungsgrundlage des Kunden für die Einführung von Documentum D2 mit Hilfe der fme AG. Neben der Überführung der Anwendung auf eine neue Client-Technologie wurden ebenfalls die bestehenden Daten durch den Einsatz des migration-centers der fme bereinigt und migriert.

    Benutzeroberfläche für das Vertragsmanagement im Documentum D2-Client

    Benutzeroberfläche für das Vertragsmanagement im Documentum D2-Client

    Für den großen deutschen Elektronikkonzern ist EMC Documentum schon viele Jahre das System der Wahl, um seine Vertragsdokumente zu verwalten. Als Client war bislang ein spezialisierter Webtop-Client im Einsatz. Im Laufe der Zeit ist die Anwendung jedoch stark gewachsen und an einigen Stellen sehr komplex geworden. So konnten Verträge zum Beispiel aufgrund der tiefen Ordnerhierarchien und fehlenden flexiblen Suchen oft nicht mehr mit vertretbarem Zeitaufwand gefunden werden.

    Änderungen und Anpassungen waren mit dem alten Client häufig nicht optimal umsetzbar oder nur mit erhöhtem technischen Aufwand und somit hohen Kosten sowie zeitlichen Verzögerungen verbunden. Umstellungen erforderten Anpassungen im Quellcode des Clients und mussten daher stets mit der IT-Abteilung abgestimmt werden.

    Da mittelfristig bis zu 1.000 Anwender an verteilten Standorten mit der Vertragsverwaltung arbeiten sollen und ein grundsätzlicher Plattformwechsel beim Kunden nicht beabsichtigt war, schien EMC D2 als neuer Client optimal geeignet. EMC hat diesen Client mit besonderem Augenmerk auf eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche entwickelt. Durch das Widget- und Workspace-Konzept kann jeder Benutzer ganz einfach seine eigenen personalisierten Ansichten – optimiert auf die von ihm zu erledigenden Aufgaben – zusammenstellen. (Text gekürzt)

    Lebenshilfe Braunschweig - SharePoint basiertes QM-System

    Die Lebenshilfe Braunschweig hat mit Unterstützung der fme AG ein SharePoint basiertes Qualitätsmanagementsystem (QMS) eingeführt. Der Umlauf von veralteten oder falschen Dokumenten im Unternehmen konnte so merklich reduziert und die Qualität der gesamten Unternehmensprozesse optimiert werden. Durch eine integrierte Suchfunktion, Verschlagwortung von Dokumenten, persönliche Favoritenordner und eine grafische Prozesslandkarte als Navigationsoberfläche wurde die Nutzerzufriedenheit erheblich gesteigert. Die Umsetzung in Zusammenarbeit mit der fme Ausbildungsabteilung ermöglichte zudem eine Kostenreduzierung im Projekt.

    Einstieg über die Prozesslandkarte: Screenshot der Benutzeroberfläche des Qualitätsmanagementsystems der Lebenshilfe Braunschweig

    Einstieg über die Prozesslandkarte: Screenshot der Benutzeroberfläche des Qualitätsmanagementsystems der Lebenshilfe Braunschweig

    Soziale Leistungserbringer wie die Lebenshilfe Braunschweig sind gesetzlich zu einem internen Qualitätsmanagement verpflichtet, um die Qualität sämtlicher Unternehmensprozesse zu gewährleisten. Dazu gehört auch das Management aller sich im Umlauf befindlichen, rund 550 unternehmens- und prozessrelevanten Dokumente.

    Veraltete Dokumente bürgen immer ein Risikopotential. Ziel war es deshalb, das bisherige Qualitätsmanagementsystem der Lebenshilfe Braunschweig abzulösen und zu vereinfachen, um dieses Risiko zu minimieren und die Qualität aller Prozesse sicherzustellen. Die neue Anwendung sollte einfach und intuitiv zu bedienen und auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der einzelnen Bereiche zugeschnitten sein. Es sollte als ein Teil des Intranets der Lebenshilfe Braunschweig implementiert werden. Das System sollte in erster Linie alle Dokumente des Qualitätsmanagements schreibgeschützt verwalten, allen Mitarbeitern immer die aktuellsten Versionen zur Verfügung stellen und Aktualisierungen nachvollziehbar machen. Änderungen sollten vom Qualitätsmanagementbeauftragten selbstständig eingepflegt werden können. Darüber hinaus sollte das QMS-System den Nutzern das Suchen von Dokumenten durch die Unterteilung der Dokumente in Prozesse und eine integrierte Suche mit Schlagwörtern erleichtern und ihnen die Möglichkeit geben häufig verwendete Dokumente in einer Favoritenliste zu speichern.

    Als Grundlage des QMS-Systems dient Microsoft SharePoint 2010. Das QMS-System ist in das Intranet der Lebenshilfe Braunschweig eingebettet, das parallel entstand. (Text gekürzt)

    Open Grid Europe - Ein schlankes DMS für das Unternehmen

    Open Grid Europe hat mit Hilfe der fme AG für 1800 Anwender ein schlankes und performantes DMS eingeführt. Mit dem migration-center wurden dafür 6 Mio. Dokumente mit allen Attributen sauber importiert und die Dokumentenbestände weitgehend automatisiert und fehlerfrei migriert.

    Open Grid Europe benötigte mit der Unternehmensgründung eine eigene IT-Infrastruktur und ein eigenes Dokumenten-Managementsystem (DMS). In dieses neue DMS mussten die vorhandenen Dokumente der Vorläufergesellschaft übernommen werden. Aus den Erfahrungen mit dem alten DMS wurde gemeinsam mit der fme AG ein neues DMS für das gesamte Unternehmen konzipiert. Speziallösungen für einzelne Fachbereiche waren tabu. Die wichtigsten Komponenten waren der Content Server für die DMS-Verwaltung, Webtop als Web-Anwendung und das Archivierungssystem Centera von EMC für eine revisionssichere Archivierung. Als einfacher und vielfältiger Such-Client mit flexiblen Filterfunktionen kam die smartBar der fme zum Einsatz. Der einfache und intuitiv zu bedienende Client wurde mit besonderem Augenmerk auf die Benutzerfreundlichkeit und Effi zienz bei der Arbeit mit DMS entwickelt. Informationsobjekte können so mit wenigen Mausklicks im Repository abgelegt oder gefunden werden. Bei der Übernahme der relevanten Alt-Dokumente wurde die Out-of-the-box-Software migration-center erfolgreich für die Migration von Massendaten eingesetzt. Damit sollte sichergestellt werden, dass alle Dokumente mit ihren Attributen und Verknüpfungen sauber übernommen werden, die Migration weitgehend automatisiert erfolgt und alle Daten fehlerfrei übertragen werden.

    Open Grid Europe hat ein unternehmensweites DMS neu aufbaut. Es überzeugt durch seine einfache Struktur, ist einfach zu administrieren und wartungsfreundlich.

    Open Grid Europe hat ein unternehmensweites DMS neu aufbaut. Es überzeugt durch seine einfache Struktur, ist einfach zu administrieren und wartungsfreundlich.

    Die Vorteile

    • Bei Open Grid Europe können jetzt alle Anwender über ein einheitliches DMS je nach Berechtigung auf alle Dokumente zugreifen.
    • Teure Speziallösungen wurden vermieden und das System damit zukunftssicherer und wartungsfreundlicher.
    • Zeitintensive Suchvorgänge in anderen Systemen entfallen.
    • Alle Altdaten wurden per migration-center erfolgreich integriert.
    • Das DMS ist einfach zu bedienen und zeigt eine gute Performance.
    • Das revisionssichere Archivsystem garantiert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
    RWE Dea - Migration mit migration-center in gesicherter Qualität

    Bei der RWE Dea AG wurde eine Software-Unterstützung gesucht für die Überführung von 165.000 Dokumenten aus einem lokalen in ein zentrales System in EMC Documentum. Außerdem werden laufend große Mengen an Papierdokumenten gescannt, die als PDF-Dateien in Documentum verfügbar gemacht werden sollen.

    Migration mit individuellen Transformationsregeln

    Migration mit individuellen Transformationsregeln

    Anforderungen an die Massenmigration von Dokumentenbeständen
    Bei der Auswahl eines Tools zur Dokumentenmigration sollten vor allem drei Anforderungen erfüllt werden: Dateiattribute für den Import sauber zu definieren; eine möglichst automatisierte Migrationsunterstützung und eine sichere Kontrolle, dass bei der Zusammenführung der Dokumentenbestände tatsächlich alle Daten fehlerfrei übertragen werden.

    Bert Köhler, Projektleiter bei der RWE Dea AG: „Bei der Auswahl zwischen mehreren Produkten haben wir uns für die große Funktionsvielfalt des migration-centers entschieden. Das Produkt hat sich als sehr flexibel erwiesen und wir werden es dauerhaft für die Konsolidierung großer Datenbestände einsetzen.“

    Stadtwerke Bonn - Revisionssichere Archivierung für SAP

    Durch die Einführung der Archivierungslösung KGS ContentServer4Storage in Verbindung mit einer EMC² Centera als WORMSpeichersystem (WORM = write once read multiple) konnten die Berater der Partnerunternehmen fme AG und KGS Software GmbH die Basis für eine nachhaltige, ausbaufähige und skalierbare Archivierungslandschaft für die Stadtwerke Bonn schaffen.

    Für die Stadtwerke Bonn war die Archivierung von Originalbelegen immer wichtig. Zum einen zur Straffung der Prozesse und zum anderen, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. In einem ersten Ansatz wurde hierfür der SAP ContentServer eingesetzt. Dieser konnte alle Anforderungen erfüllen bis auf die wichtigste: die Unveränderbarkeit der archivierten Belege. Deshalb wurde eine neue Archivierungslösung für SAP eingeführt.

    Folgende Anforderungen waren dabei umzusetzen:

    • Revisionssichere Speicherung aller archivierten Daten und Dokumente in einem unveränderbaren Speichermedium
    • Nutzung der EMC² Centera als zentraler Archivspeicher
      • Unterstützung der Archivierung von:
      • IS-U Belegen
      • Belegen aus dem Bereich SD (Sales & Distribution)
      • Dokumenten aus Finanzbuchhaltung
      • Dokumenten aus Anlagenbuchhaltung
      • Drucklisten (Transaktion SP01)
      • zukünftig SAP-Daten (Transaktion SARA)
    • Unterstützung unterschiedlicher Datenformate (PDF/a, TIFF, PDF)
    • Anzeige der archivierten Dokumente mithilfe des SAP-eigenen ECL-Viewers
    • Ausschließliche Nutzung von standardisierten Schnittstellen
    • Vollständig dokumentierte Migration aller bereits archivierten Belege
    • Verfügbarkeit aller Belege während der Migration
    Telekom - Einführung eines digitalen Konzernarchivs

    Die Telekom hat sich zum Ziel gesetzt, relevante Dokumente zur Unternehmensgeschichte systematisch zu übernehmen, zu erschließen und Mitarbeitern zur Nutzung zur Verfügung zu stellen. In der Vergangenheit wurden Archivalien dafür weitestgehend analog archiviert. Kataloge über die Bestände einzelner Medientypen wurden mit Access-Datenbanken gepflegt. Damit war eine übergreifende Suche ausgeschlossen. Um das Archiv für die Zukunft zu wappnen und den Suchprozess zu optimieren evaluierte die Telekom in Zusammenarbeit mit Ihrer Geschäftskundentochter T-Systems Lösungen, die solche historischen Informationen vollständig elektronisch und effizient bereitstellt.

    Herausforderung
    Die Anforderungen an eine solche Software waren vielfältig. Als Basis sollte ein modernes Dokumenten-Management-System dienen, das den Mitarbeitern des Archivs umfangreiche Recherchemöglichkeiten bietet. Obligatorische Anforderungen an das System waren eine Volltextsuche in den Inhalten digitaler Kopien und die Möglichkeit, digitale Bestände mit sehr unterschiedlichen Dateiformaten in das System zu übernehmen. Ebenfalls gewünscht wurde eine Ansichtsfunktion der digitalen Kopien (z.B. Fotos) mit verknüpfter Download- Möglichkeit sowie der ausdifferenzierte Export von Daten unter anderem aus Trefferlisten für unterschiedliche Anforderungen. Unter strengen Sicherheitsvorkehrungen sollte das digitale Archiv zudem für Mitarbeiter des Konzerns über das Intranet zugänglich gemacht werden. Zugelassene Benutzer sollten freigeschaltete Datensätze wie beispielsweise ältere Geschäftsberichte recherchieren, ansehen und in ausgewählten Fällen auch herunterladen können. (Text gekürzt)

    Unsere Kunden
      Industrielle Fertigung
    • Amman Schweiz AG
    • AUDI AG
    • BMW AG
    • EagleBurgmann Germany GmbH & Co. KG
    • ISE Automotive GmbH
    • Johnson Controls Recycling GmbH
    • KE-Burgmann A/S
    • Lenze AG
    • Lenzing AG
    • Magna Heavy Stamping
    • MAN Diesel & Turbo SE
    • novero GmbH
    • Roto Frank AG
    • Seat Deutschland GmbH
    • SIG Information Technology GmbH
    • Thyssen Krupp Presta SteerTec
    • Volkswagen Aktiengesellschaft
      Life Sciences
    • 3M Healthcare
    • Bayer AG
    • Bayer Healthcare AG
    • Biologische Heilmittel Heel GmbH
    • Boehringer Ingelheim Pharma GmbH & Co. KG
    • Canadian Blood Services
    • CSL Behring GmbH
    • Daichi Sankyo Europe GmbH
    • Daichi Sankyo Deutschland GmbH
    • Grünenthal GmbH
    • MAQUET GmbH
    • MedImmune Ltd.
    • Medtronic Inc.
    • Merck KGaA
    • Merck & Co., Inc.
    • Ratiopharm GmbH
    • Roche Diagnostics GmbH
    • Sanofi-Aventis Deutschland GmbH
      Weitere
    • Advanced Nuclear Fuels GmbH
    • Areva NP GmbH
    • Areva NP SAS
    • Astrium GmbH
    • BMW Financial Services
    • buw GmbH
    • DEA Deutsche Erdoel AG
    • Deutsche Post DHL
    • EADS Space Transportation
    • Edeka Südwest
    • E.ON IS GmbH
    • E.ON Kernkraft GmbH
    • E.ON Netz
    • E.ON Ruhrgas AG
    • Gen Re
    • JPMorgan Chase
    • Open Grid Europe GmbH
    • Stadtwerke Bonn GmbH
    • Stadtwerke Düsseldorf AG
    • Urenco Deutschland GmbH
    • Volkswagen Financial Services AG